中国铁塔采购管理制度

PAGE中国铁塔采购管理制度一、总则（一）目的为规范中国铁塔采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司运营和发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国铁塔各级单位及所属部门涉及的各类物资、服务采购活动，包括但不限于通信设备、电力设备、办公设备、工程建设、技术服务等采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业政策及公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则采购过程应公开透明，采用公平公正的采购方式和程序，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，降低采购风险，实现公司经济效益最大化。4.诚实守信原则采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象和市场信誉。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及采购结果。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司采购部门作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商进行沟通、谈判和合同签订。4.协调采购项目的验收、付款等工作。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和验收等工作。其职责包括：1.根据公司业务需求，准确提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.配合采购部门进行供应商考察、评估和选择。3.参与采购项目的验收工作，提供验收意见。（四）监督部门公司内部审计、纪检监察等部门作为监督机构,负责对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购项目的合规性、合法性。3.受理采购活动中的投诉举报，查处违规行为。三、采购计划管理（一）采购需求预测需求部门应定期对公司业务发展和物资使用情况进行分析，结合市场变化趋势，预测采购需求，提前向采购部门提交采购需求预测报告。（二）采购计划制定采购部门根据需求部门提交的采购需求预测报告，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（三）采购计划审批采购计划经需求部门审核、采购部门负责人签字后，报公司领导审批。重大采购计划需提交采购决策委员会审议通过。（四）采购计划调整采购计划执行过程中，如因业务发展、市场变化等原因需要调整采购计划，需求部门应及时向采购部门提出申请，经审批后进行调整。四、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围达到下列标准之一的采购项目，应采用招标采购方式：（1）货物类采购单项合同估算价在200万元人民币以上的。（2）服务类采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。2.招标程序（1）招标公告发布采购部门通过公司官网、招标平台等渠道发布招标公告，公开招标项目的基本情况、招标要求、投标截止时间等信息。（2）资格预审对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等资格条件，确定合格投标人名单。（3）招标文件编制采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（4）投标文件接收采购部门接收投标人提交投标文件，并进行登记和编号。（5）开标按照招标文件规定的时间和地点组织开标，公布投标人名称、投标报价、投标文件主要内容等信息。（6）评标组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审并推荐中标候选人。（7）中标公示采购部门将中标候选人名单在公司官网等渠道进行公示，公示期不少于3个工作日。（8）合同签订公示无异议后，采购部门与中标人签订采购合同。（二）谈判采购1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可采用谈判采购方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（一）成立谈判小组谈判小组由采购部门、需求部门及相关技术专家等组成，成员人数应为三人以上单数。（二）制定谈判文件谈判小组根据采购项目需求制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。（三）邀请供应商谈判采购部门向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。（四）谈判谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、价格条款、服务承诺等进行协商。供应商应根据谈判文件要求提交报价文件和响应文件。（五）确定成交供应商谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商，并编写谈判报告。（六）合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序（1）成立询价小组询价小组由采购部门、需求部门及相关人员组成，成员人数应为三人以上单数。（2）确定被询价的供应商名单采购部门通过市场调研、供应商数据库等渠道，确定不少于三家符合资格条件的被询价供应商名单。（3）询价询价小组向被询价供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（4）报价文件接收采购部门接收被询价供应商提交报价文件，并进行登记和编号。（5）确定成交供应商询价小组根据报价情况，选择报价最低且符合采购要求的供应商为成交供应商，并编写询价报告。（6）合同签订采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的紧急采购。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十采购的。2.单一来源采购程序（1）采购部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。（2）公司内部审批采购申请经需求部门审核、采购部门负责人签字后，报公司领导审批。重大采购申请需提交采购决策委员会审议通过。（3）公示采购部门将单一来源采购申请及相关情况在公司官网等渠道进行公示，公示期不少于5个工作日。（4）合同签订公示无异议后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、技术水平、产品质量标准、售后服务能力、信誉状况等要求。2.供应商准入申请供应商向采购部门提交准入申请，提供营业执照、资质证书、业绩证明、产品样本、售后服务承诺等相关资料。3.供应商考察评估采购部门会同需求部门及相关技术专家等对申请准入的供应商进行实地考察评估，了解其实际情况，评估其是否符合准入标准。4.供应商准入审批经考察评估合格的供应商，采购部门将其准入申请报公司领导审批，批准后纳入公司供应商名录。（二）供应商分类管理1.根据供应商的规模、业绩、信誉、产品质量等因素，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。2.A类供应商为优质供应商，在采购活动中给予优先考虑和支持；B类供应商为合格供应商，正常参与采购活动；C类供应商为限制合作供应商，在采购项目选择等方面进行限制。3.定期对供应商进行分类评估调整，实行动态管理。（三）供应商绩效评价1.建立供应商绩效评价指标体系，包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面的指标。2.采购部门定期对供应商的绩效进行评价打分，评价结果作为供应商后续合作、分类调整、奖惩等的依据。3.对于绩效评价优秀的供应商，给予表彰奖励、增加采购份额等激励措施；对于绩效评价较差的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作等惩罚措施，直至取消其供应商资格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。3.采购合同经采购部门负责人审核、公司领导审批后签订。重大采购合同需提交采购决策委员会审议通过。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督和验收工作。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司合同管理规定办理相关手续。2.合同变更或解除应签订书面协议，明确变更或解除的原因、内容、双方权利义务等事项。IV.合同结算1.采购部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理采购项目的结算手续。2.需求部门应在收到供应商提供的货物或服务并验收合格后，向采购部门出具验收报告。采购部门根据验收报告和合同约定，审核供应商提交的结算申请，报公司领导审批后支付货款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同约束；对于采购价格波动风险，采用套期保值、框架协议采购等方式；对于质量问题风险，加强质量检验和验收管理；对于法律合规风险，加强法律法规学习和培训，确保采购活动合法合规。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在风险，以便采取有效措施进行防范和化解。（三）风险监控与改进1.持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施。2.定期对采购风险管理工作进行总结评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施，不断完善采购风险管理体系。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动各环节的自我监督和管理。2.监督部门定期对采购制度执行情况、采购项目合规性等进行检查，发现问题及时督促整改。（二）审计监督1.公司内部审计部门定期对采购项目进