中介服务采购管理制度

PAGE中介服务采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司中介服务采购行为，确保中介服务质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构中介服务的采购活动。（三）基本原则1.合法合规原则：中介服务采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法、合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正的市场竞争原则，选择优质的中介服务供应商，保障公司利益。3.效益优先原则：在保证中介服务质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、中介服务采购范围（一）财务审计包括年度财务报表审计、专项审计、离任审计等。（二）资产评估对公司资产进行评估，如固定资产评估、无形资产评估等。（三）税务咨询提供税务筹划、税务申报、税务风险评估等服务。（四）法律咨询处理公司法律事务，提供法律咨询、合同审查、诉讼代理等服务。（五）工程造价咨询对工程项目进行造价咨询，包括预算编制、结算审核等。（六）其他中介服务根据公司实际需求，经审批后纳入采购范围的其他中介服务。三、采购流程（一）需求提出1.部门申请：各部门根据工作需要，填写《中介服务采购申请表》，详细说明采购中介服务的项目名称、服务内容、服务期限、预算金额等信息，并附上相关背景资料和需求说明。2.审批：申请表经部门负责人签字后，提交至公司采购管理部门。采购管理部门对申请进行初步审核，审核通过后提交公司分管领导审批。重大采购项目需经公司总经理审批。（二）供应商选择1.建立供应商库：采购管理部门负责建立中介服务供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从众多供应商中筛选出符合公司要求的优质供应商，纳入供应商库管理。2.供应商推荐：采购管理部门根据采购项目需求，从供应商库中推荐若干家潜在供应商供采购需求部门参考。需求部门也可自行推荐符合条件的供应商，但需提供详细的供应商资质证明和业绩情况。3.供应商评估：采购管理部门组织相关部门对推荐的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、专业能力、服务质量、价格水平、业绩表现等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、查阅资料、与供应商沟通等方式进行。4.确定供应商：根据评估结果，采购管理部门会同采购需求部门确定最终的供应商。对于重大采购项目，可组织供应商进行公开招标或邀请招标，通过综合评审确定中标供应商。（三）采购谈判1.谈判准备：采购管理部门与确定的供应商进行谈判前，应准备好相关谈判资料，包括采购项目的详细要求、服务标准、价格范围、合同条款等。2.谈判过程：谈判过程中，采购管理部门应与供应商就服务内容、服务期限、服务质量、价格、付款方式等条款进行充分沟通和协商，争取达成双方都能接受的合作协议。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。3.合同起草：根据谈判结果，采购管理部门负责起草中介服务采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、服务期限、价格、付款方式、违约责任等条款。合同文本应符合法律法规和行业标准的要求，语言严谨规范。4.合同审核：合同起草完成后，提交公司法律部门进行审核。法律部门应对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，并提出修改意见。采购管理部门根据法律部门的审核意见对合同进行修改完善，确保合同质量。（四）合同签订1.合同审批：修改完善后的合同提交公司分管领导审批。重大采购合同需经公司总经理审批。审批通过后，合同方可正式签订。2.签订合同：采购管理部门与供应商签订合同。合同签订应遵循双方自愿、平等、公平、诚实信用的原则，确保合同的真实性和有效性。合同签订后，双方应按照合同约定履行各自义务。（五）合同执行与监督1.服务提供：供应商按照合同约定提供中介服务。采购需求部门应密切配合供应商，及时提供相关资料和信息，确保服务顺利进行。2.服务监督：采购管理部门负责对中介服务的执行情况进行监督检查。定期对服务进度、服务质量进行跟踪，及时发现问题并督促供应商整改。3.付款管理：采购需求部门根据合同约定和服务完成情况，填写付款申请单，经部门负责人签字后提交至公司财务部门。财务部门审核付款申请单后，按照合同约定支付款项。（六）验收与结算1.服务验收：中介服务完成后，采购需求部门应组织相关人员对服务成果进行验收。验收内容包括服务质量、服务期限、服务成果等方面。验收合格后，采购需求部门填写《中介服务采购验收单》。2.结算办理：采购管理部门根据验收单和合同约定，办理结算手续。结算金额以合同约定为准，如有变更需经双方协商一致并签订补充协议。结算完成后，采购项目结束。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：包括供应商资质不足、信誉不佳、服务质量不达标、价格欺诈等风险。2.合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷、合同变更管理不善等风险。3.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，导致公司面临法律诉讼和处罚等风险。4.其他风险：如市场波动、不可抗力等因素导致的采购风险。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据和经验，对各类风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，包括财务损失、声誉损害、业务中断等方面，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险发生可能性和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定各类风险的风险等级。（三）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商筛选和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核评价。与供应商签订详细的合同条款，明确双方权利义务，加强对供应商服务过程的监督。2.合同风险管理：合同起草过程中，确保合同条款明确、具体、合法合规。加强合同执行过程中的管理，及时处理合同变更和纠纷。建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪记录。3.法律风险管理：采购活动严格遵守法律法规和行业标准，加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。涉及重大采购项目时，咨询专业法律意见，确保采购行为合法合规。4.其他风险管理：关注市场动态，及时调整采购策略，应对市场波动风险。对于不可抗力等因素导致的风险，制定应急预案，降低风险损失。五、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督：公司内部审计部门定期对中介服务采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、合同执行是否到位、采购成本是否合理等方面。2.纪检监察监督：公司纪检监察部门对采购活动进行监督，查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购活动公正、廉洁。3.采购需求部门监督：采购需求部门作为中介服务的使用方，对服务质量、服务进度等方面进行监督，及时反馈问题并督促整改。（二）考核制度1.考核指标：建立中介服务采购考核指标体系，包括采购成本控制、服务质量、合同执行情况、供应商管理等方面的指标。2.考核周期：定期对采购管理部