东营采购制度

PAGE东营采购制度一、总则（一）目的为了规范东营公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于东营公司及所属各部门、各分支机构的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，树立良好的企业形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购项目的详细规格、技术要求等信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，并负责采购付款的办理。3.质量部门：参与采购产品的质量标准制定，负责对采购产品进行质量检验和验收，确保采购产品符合质量要求。4.法务部门：负责审核采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求收集：需求部门应定期收集本部门的采购需求信息，并进行整理和分析。2.计划编制：采购部根据需求部门提供的采购需求信息，结合公司的库存情况、生产计划等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购时间等内容。3.计划审批：采购计划编制完成后，应提交采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据公司的战略规划、资金状况等因素，对采购计划进行审核，并做出批准或调整的决定。（二）供应商选择与管理1..供应商筛选：采购部应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并进行初步评估。2.供应商评估：采购部组织相关部门对筛选出的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.供应商选择：采购部根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。4.供应商管理：采购部应定期对供应商进行评估和考核，并根据考核结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，应给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部根据采购项目的要求和与供应商达成的合作协议，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。财务部门负责审核采购合同的预算和付款条款，法务部门负责审核采购合同的合法性和有效性。3.合同签订：采购合同审核通过后，由采购部代表公司与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好后续的工作安排。（四）采购订单下达1.订单生成：采购部根据采购合同的要求，生成采购订单。采购订单应明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容。2.订单审批：采购订单生成后，应提交采购部负责人进行审批。采购部负责人根据采购合同的要求和公司的相关规定，对采购订单进行审核，并做出批准或调整的决定。3.订单下达：采购订单审批通过后，采购部应及时将采购订单发送给供应商，并跟踪订单的执行情况。（五）采购验收管理1.验收准备：需求部门应在采购产品到货前，做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.验收实施：采购产品到货后，需求部门应组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括采购产品的规格、数量、质量、外观等方面。..验收报告：验收完成后，需求部门应编写验收报告，详细记录验收情况。验收报告应包括采购产品的名称、规格、数量、验收标准、验收结果等内容。4.验收结果处理：如果验收合格，需求部门应及时办理入库手续；如果验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或更换产品。（六）采购付款管理1.付款申请：采购部应在采购产品验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购产品名称、规格、数量2.付款审批：财务部门收到付款申请后，应按照公司的财务制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等方面。3.付款办理：付款申请审批通过后，财务部门应及时办理付款手续。付款方式应根据采购合同的约定和公司的财务制度进行选择，包括支票付款、银行转账付款、电子支付等方式。四、采购风险管理（一）风险识别采购部应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等方面。（二）风险评估采购部应根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，综合考虑风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对采购部应根据风险评估的结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等方面。（四）风险监控采购部应定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况，并调整风险应对措施。风险监控应建立健全的风险监控机制，定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和解决问题。五、采购绩效评估（一）评估指标设定采购部应根据采购活动的目标和要求，设定采购绩效评估指标，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。采购绩效评估指标应具有可量化、可衡量、可比较的特点。（二）评估方法选择采购部应根据采购绩效评估指标的特点，选择合适的评估方法，包括定量评估方法、定性评估方法、综合评估方法等方面。采购绩效评估方法应具有科学性、公正性、客观性的特点。（三）评估周期确定采购部应根据采购活动的特点和要求，确定采购绩效评估周期，包括月度评估、季度评估、年度评估等方面。采购绩效评估周期应具有合理性、及时