下面对分散制采购制度

PAGE下面对分散制采购制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本分散制采购制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在生产经营活动中所需物资、服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：以降低采购成本、提高采购效益为目标，优化采购流程，合理选择采购方式。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的物资和服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目方案，对采购金额较大、技术复杂、影响公司战略发展的采购事项进行决策。（二）采购执行部门公司各部门根据自身业务需求，负责本部门物资、服务的采购申请与实施。各部门应指定专人作为采购联系人，负责与采购部门沟通协调采购事宜。（三）采购部门职责1.负责制定采购计划和采购预算，根据各部门需求，合理安排采购任务。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.组织采购活动，选择合适的采购方式，与供应商进行谈判、签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.负责采购数据的统计、分析和报告，为公司决策提供依据。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门应提交采购决策委员会进行审议批准。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购人员等。2.选择供应商：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行筛选和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。根据评估结果，选择合适的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。3.采购谈判：采购人员与选定的供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。4.签订采购合同：采购谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，经公司法律顾问审核后，与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、验收标准等条款。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由采购部门组织相关部门按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。验收合格后，验收人员在《验收单》上签字确认。3.如发现物资存在质量问题或数量不符等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。对于不合格物资，采购部门有权要求供应商退换货或采取其他补救措施。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，核实采购事项的真实性、合法性和准确性。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.付款方式应根据采购合同约定和公司财务政策确定，一般包括支票、汇票转账、电汇等。对于金额较大的采购项目，可根据实际情况采取分期付款方式，但应在采购合同中明确约定付款节点和金额。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资和服务采购项目。2.招标程序：编制招标文件：采购部门根据采购需求，编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件，并收取相应费用。开标：按照招标文件规定的时间和地点，组织开标会议，由投标人或其授权代表当众拆封投标文件，宣读投标报价、技术方案等内容。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关专家和采购人员组成，人数应符合法律法规规定。评标过程应遵循公平、公正、科学、择优的原则，确保评标结果客观公正。定标：根据评标结果，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、规格型号明确、市场货源充足的物资采购项目。2.询价程序：选择询价对象：采购人员根据采购需求，选择若干家潜在供应商作为询价对象。询价对象应具有良好的信誉和供货能力，能够提供符合质量要求的物资或服务。发出询价函：向询价对象发送询价函，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，并要求询价对象在规定时间内报价。收集报价：采购人员收集询价对象的报价，并对报价进行整理和分析。报价分析应包括价格比较、质量比较售后服务比较等内容，以便选择最优供应商。确定供应商：根据报价分析结果，采购人员选择报价合理、质量可靠、售后服务良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购时间紧迫、采购需求规格复杂、市场竞争不充分的物资和服务采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：采购部门组建谈判小组，谈判小组由采购人员和相关技术、经济等方面的专家组成，人数应符合法律法规规定。谈判小组负责与供应商进行谈判，确定成交供应商。制定谈判文件：采购部门根据采购需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序、评标标准等内容。邀请供应商：采购部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其报价和技术方案进行详细说明，并对供应商的报价和技术方案进行比较和评估。谈判小组可以根据谈判情况，要求供应商进行多次报价和澄清。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书同时，将成交结果通知所有未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资和服务采购项目。2.采购程序：提出申请：采购部门根据采购需求，填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等信息。审核批准：《单一来源采购申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至采购决策委员会进行审议批准。采购决策委员会应根据采购需求和申请理由，对单一来源采购申请进行审核。如审核通过，采购决策委员会应在《单一来源采购申请表》上签字批准。签订采购合同：采购部门与单一来源供应商进行谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经公司法律顾问审核后，与供应商签订正式采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行筛选和评估，选择符合公司要求的潜在供应商。3.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。实地考察结束后，采购部门应撰写考察报告，作为供应商选择的参考依据。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的交货期、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标体系应根据公司采购需求和供应商管理要求进行制定，确保评估结果客观公正。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估结果优秀的供应商，给予优先采购待遇；对于评估结果较差的供应商，采购部门应与其沟通协商，要求其限期整改。如供应商在规定期限内未能达到公司要求，采购部门有权暂停或终止与其合作。（三）供应商激励与淘汰1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如采购量增加、价格优惠、合作期限延长等。激励机制应根据公司采购政策和供应商管理要求进行制定，并在采购合同中明确约定。2.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时与其沟通协商，要求其采取措施进行整改并承担相应责任。如供应商在规定期限内未能达到公司要求，采购部门有权淘汰该供应商，并将其列入公司供应商黑名单。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险产品质量风险、供应商风险、合同风险等方面。2.建立采购风险评估指标体系，明确各项风险评估指标的权重和评分标准。风险评估指标体系应根据公司采购业务特点和风险管理要求进行制定，确保评估结果客观公正。3.根据采购风险评估结果，对采购风险进行分类管理。对于高风险采购项目，采购部门应制定专项风险管理措施，加强风险监控和控制。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动、供求关系变化等信息加强市场调研和分析，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。2.产品质量风险应对措施：加强对采购物资的质量检验和验收，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收。建立质量反馈机制，及时处理采购物资质量问题。要求供应商提供质量保证承诺，并在采购合同中明确约定质量违约责任。3.供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采