上海市看守所采购制度

PAGE上海市看守所采购制度总则目的为规范上海市看守所的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保看守所各项工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。适用范围本制度适用于上海市看守所内所有采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、安防设备、食品、药品、工程建设及服务采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。采购组织与职责采购决策机构成立看守所采购领导小组，由看守所主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购项目计划、采购预算、采购方式及采购合同等重要事项，对采购工作进行决策和监督。采购执行部门设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作的具体实施。采购部门或采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责采购项目的策划、组织、实施及合同执行等工作。其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求及使用时间等，并对采购项目的实施情况进行监督和验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付结算等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况及采购资金使用效益等。采购预算管理预算编制采购部门应根据看守所的工作计划及实际需求，会同相关部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和程序进行申报。预算审批采购预算经采购部门负责人审核后，报看守所采购领导小组审批。采购领导小组应根据看守所的工作重点、资金状况及实际需求等因素，对采购预算进行认真审议，确保预算的合理性和可行性。预算执行与调整采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续，并报采购领导小组审批。采购方式公开招标1.适用范围：对于采购金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.招标程序：采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。向合格的投标人发售招标文件，并组织开标评标活动。根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标1.适用范围：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式进行采购。2.招标程序：采购部门应根据采购项目的特点和需求，选择若干家符合条件的供应商作为被邀请对象，并向其发出投标邀请书。对被邀请的供应商进行资格审查，确定合格的投标人名单。向合格的投标人发售招标文件，并组织开标评标活动。根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式进行采购。2.谈判程序：采购部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行谈判，并给予其平等的谈判机会。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商单一来源采购1.适用范围：对于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式进行采购。2.采购程序：采购部门应组织相关人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证意见报看守所采购领导小组审批。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格、合同条款等事项，并签订采购合同。询价1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式进行采购。2.询价程序：采购部门应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组应对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购流程采购申请各需求部门应根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、用途及预计使用时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购审批采购部门收到采购申请表后，应按照规定的审批流程进行审核。对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，应报看守所采购领导小组审批。采购实施采购部门根据审批后的采购申请表，按照选定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，确保采购项目按时、按质、按量完成。合同签订采购项目完成采购后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务得到明确界定。验收付款1.验收：采购项目到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并签字确认。2.付款：财务部门根据验收报告及采购合同，办理采购款项的支付手续。付款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保采购资金的安全和合理使用。采购监督与管理内部监督1.审计监督：审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况及采购资金使用效益等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察监督：看守所纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购工作的正常秩序。供应商管理1.供应商准入：采购部门应建立供应商准入制度，对申请参与看守所采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备良好的商业信誉、生产经营能力和售后服务能力等。2.供应商评价：采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，建立供应商评价档案，并根据评价结果对供应商进行分类管理。对于评价不合格的供应商，应及时取消其参与看守所采购活动的资格。档