上海局政府采购内控制度

PAGE上海局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强上海局政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海局机关及所属各单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购活动应遵循公正、公平、公开的原则，确保所有参与方机会均等。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理。（四）定义与解释1.政府采购：指上海局机关及所属各单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。2.采购当事人：包括采购人、供应商和采购代理机构等。3.采购方式：包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，按照财政部门要求，编制年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并确保预算的准确性和完整性符合相关规定。（二）采购计划制定1.根据批准的采购预算，各部门制定具体的采购计划。采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等。2.采购计划应提前报经相关领导审批，确保采购活动与单位整体工作安排相协调。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算或计划的，应按照规定程序办理审批手续。2.调整后的采购预算和计划应及时通知相关部门和人员，并做好记录。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.采购人员应根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照法律法规规定的采购方式适用条件，选择合适的采购方式。2.采用公开招标方式的，应按照规定发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采用邀请招标方式的，应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。5.采用单一来源采购方式的，应符合法定情形，并按照规定程序进行审批。6.采用询价方式的，应向三家以上供应商发出询价通知书，并对其报价进行比较。（二）采购文件编制1.采购文件应根据采购项目的需求和采购方式编制，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.采购文件应确保表述清晰、准确，不存在歧义或排斥潜在供应商的条款。（三）采购信息发布1.采购信息应按照规定在指定的媒体上发布，确保采购信息公开、透明。2.发布的采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购文件获取方式等内容。（四）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资格条件、信用状况等进行审核和管理。2.采购活动中，应从供应商库中选择符合要求的供应商参与投标或谈判。3.加强对供应商的履约管理，对供应商的供货质量、交货期等进行监督和考核。（五）开标、评标与谈判1.开标应按照规定的时间、地点进行，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。2.评标应按照评标标准进行，评标委员会成员应客观、公正地履行职责。3.谈判应按照谈判文件规定的程序进行，谈判小组应与供应商进行充分沟通和协商，并记录谈判过程。（六）中标、成交与合同签订1.根据评标结果或谈判情况，确定中标、成交供应商，并发布中标、成交公告。2.中标、成交供应商确定后，应及时签订政府采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准等内容。四、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，应成立验收小组负责组织验收工作。验收小组应由采购人代表、技术专家等组成。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收程序等内容。（二）验收程序1.供应商应按照合同约定完成供货或服务后，向采购人提交验收申请。2.采购人收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。3.验收过程中，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收小组应要求供应商限期整改或采取其他补救措施。（三）验收报告1.验收工作完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。2.验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。五、采购资金支付管理（一）支付申请1.采购人应根据采购合同约定和验收情况，向财务部门提交采购资金支付申请。2.支付申请应包括采购项目名称、合同编号、支付金额、支付方式等内容，并附相关证明材料，如验收报告、发票等。（二）支付审核1.财务部门收到支付申请后，应按照财务管理制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购项目是否符合预算、合同是否履行完毕、发票是否合规等。2.审核无误后，财务部门应按照规定程序办理资金支付手续。（三）支付方式1.采购资金支付方式应按照合同约定执行，一般采用财政直接支付或财政授权支付方式。2.对于符合国库集中支付制度要求的采购项目，应通过国库集中支付系统进行支付。六、监督检查与责任追究（一）内部监督1.上海局内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理等。2.各部门应加强对本部门政府采购活动的日常监督，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关等相关部门的监督检查，积极配合其工作，如实提供有关资料和情况。2.主动接受社会公众的监督，对政府采购活动中的违法违规行为，应及时向社会公开披露。（三）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位