三甲医院工程采购制度

PAGE三甲医院工程采购制度一、总则（一）目的为规范三甲医院工程采购活动，加强工程采购管理，确保工程质量，提高资金使用效益，保障医院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于三甲医院各类新建、改建、扩建工程项目以及相关设备、物资采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受医院内部和社会监督。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、技术先进、性能稳定的产品和服务。4.效益原则：注重资金使用效益，合理控制采购成本。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院成立工程采购领导小组，由医院领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议工程采购重大事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等，确保采购决策的科学性和公正性。（二）采购执行部门及职责1.采购管理部门负责制定采购管理制度和流程，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜，对采购项目进行全程监督和管理。2.工程管理部门参与工程采购需求的提出和论证，负责对工程建设项目的质量、进度、安全等进行管理和监督，协助采购管理部门进行技术谈判和验收工作。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目进行财务核算和审计。4.使用部门根据业务需求提出采购申请，参与采购需求的论证和技术谈判，负责对采购产品和服务的使用进行验收和评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据医院发展规划和业务需求，提前编制年度工程采购预算。预算内容应包括项目名称、采购内容、数量、规格、预算金额等详细信息。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合医院资金状况，编制医院年度工程采购总预算，报采购决策机构审议通过后执行。（二）预算调整1.因政策变化、业务发展需要等原因确需调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，并详细说明调整原因、调整内容和调整金额。2.采购管理部门对申请进行审核，提出审核意见后报采购决策机构审批。经批准的预算调整事项应及时下达执行，并相应调整相关预算文件。（三）预算执行与监督1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需超预算采购的，必须按规定履行审批手续。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的工程采购项目，必须进行公开招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标。（二）邀请招标1.适用情形：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序：采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择3家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.适用情形：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组，与不少于3家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用情形：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：由采购部门组织相关人员进行论证，形成论证报告，并报采购决策机构批准。批准后向单一供应商发出采购邀请，协商确定采购价格和合同条款等。（五）询价1.适用情形：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组，向不少于3家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据业务需求填写《工程采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购管理部门进行审核和论证。（二）需求论证1.采购管理部门收到采购申请后，组织工程管理部门、财务部门等相关人员对采购需求进行论证。论证内容包括需求的合理性、必要性、技术可行性、经济可行性等。2.根据论证结果，如需求不合理或不明确，采购管理部门应及时与使用部门沟通，要求其进行修改和完善；如需求合理且明确，进入采购审批环节。（三）采购审批1.采购管理部门将经过需求论证的采购申请报采购决策机构审批。采购决策机构根据医院实际情况和相关规定，对采购申请进行审议，做出批准或不批准的决定。2.对于重大采购项目，采购决策机构可组织专家进行评审，充分听取各方面意见，确保采购决策的科学性和准确性。（四）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应按照相关法律法规的规定委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应组建谈判小组、询价小组等，按照规定的程序进行采购。3.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中的问题。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。合同内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准及售后服务要求、交货时间及地点、付款方式、违约责任及争议解决方式等条款，并明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交财务部门、法务部门等进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，由医院法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（六）验收付款1.采购项目完成后，使用部门应按照合同约定及时组织验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，使用部门应出具《工程采购验收报告》。2财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，采购管理部门应提供相关的发票、合同执行情况报告等资料，经审核无误后支付款项。六、采购文件管理（一）采购文件的组成采购文件包括采购申请、采购预算、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告等。（二）采购文件的编制与审核1.采购管理部门负责采购文件的编制工作，确保采购文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和采购要求。2.采购文件编制完成后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、合理性、完整性等。审核通过后的采购文件应妥善保存。（三）采购文件的保存期限采购文件应按照国家有关档案管理的规定进行保存。一般采购文件的保存期限为自采购项目结束之日起至少保存15年；涉及重要采购项目、重大经济事项的采购文件应长期保存。七、监督与检查（一）内部监督1.医院内部审计部门负责对工程采购活动进行定期或不定期审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、医院制度和采购程序要求，重点审查采购项目的预算执行、采购方式选择、合同签订与履行、资金支付等情况。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理，定期对采购工作进行总结和分析，发现问题及时整改。（二）外部监督接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）投诉处理1.任何单位和个人对医院工程采购活动中的违法违规行为有权向医院提出投诉。采购管理部门应设立投诉受理渠道，明确投诉处理流程和时限。2.收到投诉后，采购管理部门应及时进行调查核实，根据调查结果依法依规做出处理决定，并将处理结果通知投诉人。对于投诉事项涉及的采购项目，应视情况暂停采购活动，待问题解决后再行推进。八、责任追究（一）违规行为界定1.在工程采购活动中，存在下列行为之一的属于违规行为：违反采购程序，擅自确定采购方式、采购供应商的；与供应商串通，谋取不正当利益的；泄露采购活动机密信息的；在采购过程中弄虚作假，提供虚假资料的；擅自变更采购合同条款，损害医院利益的；其他违反法律