三人行采购制度

PAGE三人行采购制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算和采购合同。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织和实施。采购部的职责如下：1.根据公司需求，制定采购计划和采购预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调处理采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商评估等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，参与供应商的质量评估。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等信息，并提交至采购部。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购计划制定1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行核实和分析，结合公司库存情况和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并提交至采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定入围供应商名单。3.根据采购项目的特点和要求，对入围供应商进行实地考察或样品测试，进一步了解其实际情况。在此基础上，对供应商进行综合评估，确定最终供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，并提交至财务部门和法务部门审核。3.采购合同经审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。（五）采购执行与验收1.采购部按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.物资到货后，采购部通知质量部门进行验收。质量部门按照相关标准和要求对采购物资进行检验，出具验收报告。3.验收合格的物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购部根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交至财务部门审核。付款申请表应包括采购合同编号、供应商名称、采购物资或服务名称、数量、金额、付款方式、付款时间等信息。2.财务部门审核《付款申请表》无误后，按照公司财务制度和采购合同约定办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部发布招标公告或招标文件，邀请潜在供应商参与投标。供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内提交。采购部组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并与其签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格不明确或市场竞争不充分的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。供应商按照谈判邀请书的要求，准备谈判文件，并在规定时间内参加谈判。采购部与供应商进行多轮谈判，就采购价格、质量、交货期等条款进行协商，达成一致意见。采购部确定成交供应商，并与其签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、采购需求规格明确、市场竞争充分的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商按照询价通知书的要求，填写报价单，并在规定时间内提交。采购部对供应商报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。需要采用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，只能从某一特定供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因和依据，并提交至采购决策委员会审批。采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和采购需求，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应包括采购项目名称、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并提交至财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出修改意见。采购部根据审核意见对采购预算草案进行调整，形成年度采购预算方案。4.年度采购预算方案经公司管理层审批后，下达至各部门执行。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照年度采购预算方案执行采购任务，不得擅自超预算采购。2.采购部应定期对采购预算执行情况进行统计和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。3.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额和调整后的预算安排，并提交至财务部门和采购决策委员会审批。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理签订详细的采购合同购买保险等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取有效措施进行预警和处理，降低风险损失。（三）风险监控与改进1.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估，确保措施的有效性。2.根据风险监控结果，及时总结经验教训，对采购制度和流程进行改进和完善，提高采购风险管理水平。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购决策委员会对重大采购项目进行全程监督，确保采购活动的公开、公平、公正。（二）供应商监督1.采购部建立供应商评价机制