万达招标采购管理制度

PAGE万达招标采购管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范万达集团及下属各公司（以下统称“公司”）的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资、服务的质量，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司所有物资采购、工程发包、服务采购等招标采购活动，包括但不限于固定资产、办公用品、原材料、设备维修、工程建设、咨询服务等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司内部及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司整体经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求。2.组织招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标信息、组织开标评标等。3.与供应商进行谈判沟通，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（二）需求部门1.提出采购需求，确保需求准确、合理。2.参与采购过程中的技术规格制定、评标标准确定等工作。3.协助采购部门对采购物资、服务进行验收。（三）法务部门1.审查招标采购文件、合同等法律文件是否合法合规。2.在招标采购过程中提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。（四）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否合理。2.对采购合同执行情况进行审计，防范采购风险。（五）其他部门根据各自职责，配合采购部门做好招标采购相关工作，如提供技术支持等。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门对采购申请表进行初步审核后，根据采购金额大小，按照公司内部审批流程提交相应层级的领导审批。2.审批通过后，采购部门方可开展后续招标采购工作。（三）招标方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适的招标方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资质要求、潜在供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于招标时间紧迫、技术复杂或性质特殊的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、原采购项目的后续维修、零配件供应等情况。（四）招标文件编制1.采购部门根据采购需求和选定的招标方式，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或邀请函）、投标须知、技术规格要求、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格要求应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范；商务条款应包括报价要求、交货期、付款方式、售后服务等内容；评标标准应科学合理，能够客观公正地评价投标人的综合实力。（五）招标信息发布1.公开招标项目应在指定媒体上发布招标公告，并同时在公司内部网站等平台发布相关信息，确保潜在供应商能够及时获取招标信息。2.邀请招标项目应向符合条件的特定供应商发出邀请函，邀请其参与投标。（六）投标报名与资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名参加投标，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。只有资格审查合格的供应商才能参与投标。（七）开标评标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标过程应公开、透明，所有投标人的投标文件应在开标时当众启封。2.评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.评标过程中应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人信息。（八）中标通知1.采购部门根据评标结果，向中标供应商发出中标通知书，并同时通知未中标供应商。2.中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、交货期、服务要求等内容，是采购合同的组成部分。（九）合同签订与履行1.中标供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同，合同内容应与招标文件和中标通知书一致。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，采购部门应跟踪合同执行情况，确保合同顺利履行。（十）验收付款1.采购物资或服务到货后，需求部门应及时组织验收工作，验收内容包括数量、质量、规格等方面。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，采购部门根据合同约定和验收报告办理付款手续。四、招标采购文件管理（一）文件编制招标采购文件应按照本制度规定的格式和内容要求进行编制，确保文件的完整性、准确性和合法性。（二）文件审核招标采购文件编制完成后，应提交法务部门和相关领导进行审核，审核通过后方可发布。文件存档招标采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等，应及时进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入机制，明确供应商的基本条件和准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式选择合格供应商，并建立供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商的表现进行评价考核，评价指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰。（三）供应商沟通与合作1.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.加强与供应商的合作，共同开展技术研发、质量改进等工作，实现互利共赢。六、监督与检查（一）内部监督检查1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否合理、采购合同执行情况是否良好等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对招标采购过程中违规行为的举报，对举报情况进行及时调查处理。（二）外部监督检查1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，及时进行整改落实，不断完善招标采购管理制度。七、违规处理（一）对于在招标采购过程中存在违规行为的单位和个