采购代理工作制度

PAGE采购代理工作制度一、总则（一）目的为规范公司采购代理工作流程，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购代理工作，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购代理工作必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购代理机构及工作人员应公正对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护公平竞争的市场环境。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购过程透明可查。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购代理机构及人员职责（一）采购代理机构职责1.负责建立和完善采购代理工作相关的管理制度、流程和标准。2.组织实施各类采购项目，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.对采购项目进行全程跟踪管理，协调解决采购过程中出现的问题。4.建立和维护供应商库，对供应商进行评价和管理。5.负责采购文件、合同等相关资料的整理归档，妥善保管采购项目档案。（二）采购代理工作人员职责1.严格遵守法律法规和公司制度，履行岗位职责，保守公司商业秘密。2.负责采购项目的具体操作，包括与供应商沟通、收集报价文件、组织开标评标等。工作中应保持严谨、认真的态度，确保采购工作的准确性和及时性。3.对采购项目的合法性、合规性进行审查，提出合理的采购建议和意见。4.协助采购部门进行合同签订、执行和验收等工作，及时反馈采购项目进展情况。5.参与供应商的评价和管理工作，收集供应商信息，为公司选择优质供应商提供参考。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总分析，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容，并报公司领导审批。（三）采购文件编制1.根据采购计划和采购需求，采购代理机构编制采购文件，包括招标文件、询价文件、竞争性谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.在编制采购文件过程中，应充分征求相关部门和专业人员的意见，必要时组织专家进行论证。（四）采购信息发布1.采购代理机构通过公司内部网站、政府采购网、招标代理机构网站等渠道发布采购信息，公开采购项目的相关信息，包括采购文件、采购公告等。2.采购信息发布应确保信息的及时性、准确性和完整性，吸引潜在供应商参与采购项目。（五）供应商报名及资格审查1..供应商在规定时间内报名参加采购项目，提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.采购代理机构对供应商报名资料进行资格审查，核实供应商的资质、信誉、业绩等情况，确定合格供应商名单。3.对于资格审查不合格的供应商，应及时通知其原因，并告知其不得参与本次采购项目。（六）采购文件发售1.向合格供应商发售采购文件，收取采购文件工本费。2.在发售采购文件过程中，应向供应商提供采购文件的答疑服务，解答供应商对采购文件的疑问。（七）投标文件或报价文件接收1.供应商按照采购文件要求编制投标文件或报价文件，并在规定时间内提交至采购代理机构。2.采购代理机构在接收投标文件或报价文件时，应检查文件的完整性和密封性，并做好签收记录。（八）开标评标1.采购代理机构按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标会议。2.开标过程中，应公开唱标，宣读供应商的投标报价和其他主要内容。3.评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成（根据项目情况确定），按照评标标准对投标文件或报价文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。4.采购代理机构应做好开标评标会议记录，记录开标评标过程中的各项情况和评标委员会的评审意见。（九）中标成交结果公示及通知1.采购代理机构将中标成交结果在公司内部网站、政府采购网等渠道进行公示，公示期不少于规定天数。2.公示无异议后，向中标成交供应商发出中标通知书或成交通知书，同时通知未中标成交供应商。（十）合同签订1.采购部门与中标成交供应商按照采购文件和中标成交结果签订采购合同。2.合同签订过程中，应明确双方的权利义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。3.采购合同签订后，应及时报公司领导审批，并加盖公司公章。（十一）合同执行与验收1.采购部门负责督促中标成交供应商按照合同约定履行义务，及时提供货物或服务。2.在合同执行过程中，如出现合同变更、违约等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并报公司领导审批。3.采购项目完成后，采购部门组织相关部门对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。四、采购方式（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。当采购项目符合下列条件之一时，应当采用公开招标方式：采购货物、服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上；采购项目的技术规格、性能要求等具有较高的专业性和复杂性，需要广泛征求潜在供应商的意见；采购项目对供应商的资质、信誉等方面有较高要求，需要通过公开招标方式筛选优质供应商。2.公开招标的具体程序按照本制度采购流程中相关规定执行。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购代理机构应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的具体程序按照本制度采购流程中相关规定执行。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.采购代理机构成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的程序和标准进行谈判，确定成交供应商。3.竞争性谈判的具体程序按照本制度采购流程中相关规定执行。（四）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购代理机构向三家以上供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购代理机构根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。3.询价的具体程序按照本制度采购流程中相关规定执行。（五）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购代理机构应组织相关部门对单一来源采购项目进行论证，并报公司领导审批。经批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。3.单一来源采购的具体程序按照本制度采购流程中相关规定执行。五、采购监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购代理工作进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制,在采购过程中加强对采购代理机构及工作人员的监督管理，确保采购工作按照规定流程进行。（二）供应商监督1.建立供应商投诉处理机制，接受供应商对采购过程中违法违规行为的投诉。2.对供应商的投诉进行及时调查处理，如发现采购代理机构及工作人员存在违法违规行为，应依法依规追究责任，并及时纠正采购过程中的错误。（三）信息公开与社会监督1.按照国家法律法规和相关规定，及时、准确、完整地公开采购项目的相关信息，接受社会公众的监督。2.积极配合政府采购监管部门等相关部门的监督检查工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。六、采购档案管理1.采购代理机构负责建立采购项目档案管理制度对采购项目从采购需求提出到合同执行完毕的全过程资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、供应商报名资料、投标文件或报价文件、开标评标记录、中标成交结果公示资料、中标通知书或成交通知书、采购合同、验收报告等相关资料