行政协调工作制度

PAGE行政协调工作制度一、总则（一）目的为了规范公司行政协调工作，提高行政效率，确保公司各项工作的顺利开展，加强部门之间的沟通与协作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间行政事务的协调与处理。（三）基本原则1.依法依规原则：行政协调工作必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.公正公平原则：在协调过程中，要秉持公正公平的态度，对待各部门提出的问题和诉求。3.及时高效原则：及时响应各部门的协调需求，提高工作效率，避免拖延和推诿。4.沟通协作原则：强调部门之间的沟通与协作，形成工作合力，共同解决问题。二、协调工作机构及职责（一）行政协调工作领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员担任组长，各部门负责人为成员。2.职责负责领导和统筹公司行政协调工作。审议重大行政协调事项，做出决策。协调各部门之间的重大利益关系。（二）行政协调办公室1.组成人员：设在公司行政部，由行政部负责人兼任办公室主任，配备若干工作人员。2.职责负责行政协调工作的日常组织和协调。收集、整理各部门的协调需求和问题，进行分类登记。组织召开协调会议，确定会议议题、时间、地点和参会人员。跟踪协调事项的处理进度，及时反馈处理结果。建立行政协调工作档案，对协调事项进行记录和存档。三、协调工作流程（一）协调需求提出1.各部门在工作中遇到需要其他部门协助或协调的事项时，应及时填写《行政协调需求申请表》。2.《申请表》应详细说明协调事项的内容、涉及部门、需求原因、预计完成时间等信息。3.部门负责人签字确认后，提交至行政协调办公室。（二）协调需求受理1.行政协调办公室收到《申请表》后，进行初步审核。2.审核内容包括协调事项是否属于行政协调工作范畴、申请信息是否完整等。3.对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通，说明原因并要求补充或修改。4.对于符合要求的申请，进行编号登记，并根据协调事项的性质和涉及部门，确定协调方式和承办人员。（三）协调方式1.沟通协商：对于一般性的协调事项，由行政协调办公室组织相关部门进行沟通协商。承办人员通过电话、邮件、面谈等方式与相关部门进行沟通，了解情况，协商解决方案。沟通协商过程中，要做好记录，形成《行政协调沟通协商记录》。2.协调会议：对于较为复杂或涉及多个部门的协调事项，召开协调会议进行讨论和决策。行政协调办公室提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。会议由行政协调办公室主任主持，各部门负责人及相关人员参加。各部门在会议上汇报协调事项的情况和意见，共同商讨解决方案。会议形成《行政协调会议纪要》，明确协调事项的处理结果、责任部门、完成时间等。（四）协调事项处理1.责任部门根据沟通协商结果或协调会议决定，负责具体协调事项的处理。2.在处理过程中，要积极与相关部门配合，按照规定的时间和要求完成任务。3.行政协调办公室对处理进度进行跟踪，及时了解情况，协调解决处理过程中出现的问题。（五）协调结果反馈1.责任部门完成协调事项后，应及时将处理结果反馈给行政协调办公室。2.反馈方式包括书面报告、口头汇报等。3.行政协调办公室对反馈结果进行审核，确认无误后，将处理结果反馈给申请部门，并在行政协调工作档案中进行记录。（六）协调工作监督与考核1.公司建立行政协调工作监督机制，对协调事项的处理情况进行监督检查。2.行政协调办公室定期对协调工作进行总结分析，评估协调效果，发现问题及时改进。3.将行政协调工作纳入部门绩效考核体系，对在协调工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的进行问责。四、协调工作纪律（一）遵守会议纪律1.参会人员应按时参加协调会议，不得迟到、早退或无故缺席。2.会议期间，应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或从事与会议无关的事情。3.认真听取其他部门的发言，积极参与讨论，不得打断他人发言。（二）保守工作秘密1.在行政协调工作中，涉及到公司机密信息、商业秘密等，相关人员应严格保密，不得泄露。2.未经公司授权，不得将协调工作中的信息提供给外部单位或个人。（三）不得推诿扯皮1.各部门应积极配合行政协调工作，不得推诿、拖延协调事项的处理。2.对于不属于本部门职责范围的协调事项，应及时说明情况，并协助相关部门共同解决问题。（四）严格执行决定1.协调会议形成的决定或沟通协商达成的共识，各部门应严格执行。2.如有不同意见，应在规定时间内提出申诉，经行政协调工作领导小组审议后决定是否调整。五、协调工作中的沟通与协作（一）内部沟通机制1.建立定期的部门沟通会议制度，加强部门之间的信息交流和工作衔接。2.鼓励员工之间通过即时通讯工具、电子邮件等方式进行日常沟通，及时解决工作中遇到的问题。3.行政协调办公室定期收集各部门的工作动态和需求，整理后向公司全体员工发布，促进信息共享。（二）跨部门协作项目管理1.对于涉及多个部门的协作项目，成立项目组，明确项目负责人和各成员的职责。2.项目组制定详细的项目计划和工作流程，确保项目顺利推进。3.定期召开项目进度会议，及时协调解决项目中出现的问题。（三）信息共享与文档管理1.建立公司内部信息共享平台（如共享文件夹、协同办公软件），方便各部门之间共享文件和资料。2.行政协调办公室负责对协调工作中产生的文件、记录、报告等进行整理和归档，确保文档的完整性