联络协调工作制度

PAGE联络协调工作制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的联络与协调，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间的联络协调工作。（三）基本原则1.统一指挥原则：各项工作应在公司统一领导下进行，避免多头指挥，确保工作指令的清晰和准确传达。2.分工协作原则：各部门应按照职责分工，各司其职，同时要加强协作配合，形成工作合力。3.及时高效原则：联络协调工作应及时、高效地进行，避免拖延和推诿，确保问题得到及时解决。4.信息共享原则：加强部门之间的信息沟通与共享，确保信息的准确性和及时性，为决策提供有力支持。二、联络协调机构及职责（一）联络协调领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员组成，组长由公司总经理担任。2.职责：负责全面领导公司的联络协调工作，制定联络协调工作的方针和政策。协调解决公司重大联络协调问题，确保公司整体工作的顺利推进。定期召开联络协调工作会议，听取工作汇报，研究解决工作中存在的问题。（二）联络协调工作小组1.组成人员：由各部门负责人组成，组长由公司办公室主任担任。2.职责：负责具体组织实施公司的联络协调工作，制定联络协调工作计划和方案。收集、整理和分析各部门之间的联络协调需求，及时向联络协调领导小组汇报。组织召开联络协调工作会议，协调解决部门之间的具体问题。跟踪联络协调工作的进展情况，及时反馈工作信息，确保工作任务按时完成。（三）联络协调专员1.组成人员：由各部门指定专人担任。2.职责：负责本部门与其他部门之间的日常联络协调工作，及时传达工作信息和要求。协助本部门负责人处理联络协调工作中出现的问题，提出解决方案和建议。收集、整理和反馈本部门与其他部门之间的联络协调情况，为本部门和公司决策提供参考依据。三、联络协调方式（一）会议协调1.定期会议：每周召开一次联络协调工作例会，由联络协调工作小组组长主持，各部门负责人及联络协调专员参加。会议主要内容包括：各部门汇报上周工作进展情况、存在的问题及需要协调解决的事项；讨论本周工作安排和重点任务；协调解决部门之间的矛盾和问题。2.专题会议：根据工作需要，不定期召开专题联络协调会议，由联络协调工作小组组长或相关部门负责人主持，涉及相关部门的人员参加。会议主要内容包括：针对某一具体工作或问题进行深入讨论和研究，制定解决方案和措施；明确各部门的职责和工作任务；协调推进工作的顺利开展。（二）文件协调1.工作通知：各部门之间需要传达工作要求、任务安排等信息时，应通过工作通知的形式进行。工作通知应明确主题、内容、要求、责任部门及完成时间等，并及时发送给相关部门。2.请示报告：各部门在工作中遇到需要上级部门协调解决的问题时，应及时向上级部门提交请示报告。请示报告应详细说明问题的背景、现状、原因、解决方案及建议等，并按照公司规定的程序进行审批。3.会议纪要：每次联络协调工作会议结束后，应及时整理会议纪要，并发送给参会部门。会议纪要应准确记录会议的主要内容、决议事项、责任部门及完成时间等，作为各部门开展工作的依据。（三）电话、邮件及即时通讯工具协调1.电话协调：各部门之间在日常工作中需要沟通协调的事项，可以通过电话进行联系。电话沟通应简洁明了，及时准确传达信息，并做好记录。2.邮件协调：重要事项的沟通协调应通过邮件进行，邮件应包含主题、正文、附件等内容。正文应详细说明事项的内容、要求、责任部门及完成时间等，附件应提供相关的资料和文件。邮件发送后，应及时跟踪对方的回复情况。3.即时通讯工具协调：公司内部可使用即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）进行日常沟通协调。即时通讯工具应保持在线状态，及时回复对方的信息，并注意语言文明和规范。四、联络协调流程（一）提出联络协调需求1.各部门在工作中遇到需要其他部门协调配合的问题时，应及时向联络协调工作小组提出联络协调需求。2.联络协调需求应明确问题的具体情况、涉及的部门、需要协调解决的事项及期望达成的目标等，并填写《联络协调需求申请表》。（二）受理联络协调需求1.联络协调工作小组收到《联络协调需求申请表》后，应及时进行审核和登记，并根据问题的性质和涉及的部门，确定联络协调的方式和责任人。2.对于一般性问题，可直接安排相关部门进行协调解决；对于重大问题或涉及多个部门的问题，应提交联络协调领导小组研究决定。（三）组织联络协调1.责任人根据联络协调工作小组的安排，及时与相关部门进行沟通协调，了解问题的情况和对方的意见，并提出初步的解决方案。2.组织相关部门召开联络协调会议，共同商讨解决方案，明确各部门的职责和工作任务，并形成会议纪要。3.根据会议纪要，各部门按照职责分工，认真组织实施协调解决工作，并及时向责任人反馈工作进展情况。（四）跟踪反馈1.责任人应定期跟踪联络协调工作的进展情况，及时了解工作中存在的问题，并协调解决。2.对于联络协调工作中出现的重大问题或需要调整工作方案的情况，应及时向联络协调工作小组汇报，并提出建议。3.联络协调工作完成后，责任人应及时填写《联络协调工作反馈表》，向联络协调工作小组反馈工作结果，并对工作效果进行评估。五、信息共享与保密（一）信息共享1.建立公司内部信息共享平台，各部门应及时将工作中产生的重要信息、数据、文件等上传至信息共享平台，供其他部门查阅和使用。2.定期召开信息共享会议，各部门汇报本部门的工作动态、业务进展情况及需要共享的信息，促进部门之间的信息交流和沟通。3.加强部门之间的信息沟通与协作，对于涉及多个部门的工作事项，应及时共享相关信息，确保工作的顺利开展。（二）保密1.各部门应严格遵守公司的保密制度，对在联络协调工作中涉及的公司机密信息、商业秘密、个人隐私等予以保密，不得泄露给无关人员。2.对于需要保密的信息，应采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保信息的安全。3.在联络协调工作中，如需使用涉及保密的信息，应按照公司规定的程序进行审批，并严格控制信息的使用范围和方式。六、考核与奖惩（一）考核1.建立联络协调工作考核机制，对各部门及联络协调专员的联络协调工作进行定期考核。2.考核内容包括联络协调工作的完成情况、工作效率、工作质量、信息共享及保密等方面。3.考核方式采用自评、互评和上级评价相结合的方式，考核结果作为部门和个人绩效评价的重要依据。（二）奖惩1.对于在联络协调工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括