恒大地方公司采购制度

PAGE恒大地方公司采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范恒大地方公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司物资供应的及时性、质量可靠性和成本合理性，维护公司利益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属项目涉及的各类物资、服务采购活动，包括但不限于工程建设所需的原材料、设备，办公耗材，营销推广服务等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范以及地方相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则在保证物资和服务质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和流程，实现采购效益最大化，降低公司运营成本。3.公开公平公正原则采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与投标，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视，维护市场竞争的公正性。4.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司业务需求和质量标准，为公司各项工作的顺利开展提供有力保障。5.内部控制原则建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险，确保采购活动在公司内部制度框架内有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及供应商选择等事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策，协调各部门在采购工作中的关系。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据公司需求，编制采购计划，明确采购物资和服务的规格、数量、时间等要求。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期进行评估和更新。3.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，按照规定程序选择合适的供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案管理制度。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资和服务的具体要求，并对采购质量、交付时间等进行监督和验收。其职责包括：1.根据本部门业务开展情况，提前向采购执行部门提交采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算等信息。2.参与采购过程中的技术谈判、质量标准制定等工作，提供专业意见和建议。3.负责对采购物资和服务进行验收，确保符合本部门需求和公司相关标准。如发现问题，及时与采购执行部门沟通并要求供应商整改。（四）监督部门公司内部审计、监察等部门作为监督部门，负责对采购活动进行全程监督，确保采购行为合法合规、采购过程公正透明。其职责包括：1.制定采购监督检查计划，定期或不定期对采购项目进行检查。2.审查采购文件、合同等资料，检查采购程序是否符合规定。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理，并提出整改建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或涉及重要业务的采购申请，需附上详细的需求分析报告、技术方案等资料，以便采购决策机构进行审核。3.《采购申请表》提交至采购执行部门，采购执行部门对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和完整性。如发现问题，及时与需求部门沟通并要求补充或修正。（二）采购计划编制采购执行部门根据采购申请表，结合公司库存情况、生产经营计划等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购预算等，并报采购决策机构审批。1.对于常规性采购项目，采购执行部门可根据历史采购数据和业务需求预测，制定年度采购计划和季度采购计划，确保物资供应的连续性。2.对于临时性或紧急采购项目，采购执行部门应在接到采购申请后及时评估，优先采用库存物资调配等方式解决。如确实需要外部采购，应在最短时间内启动采购程序，并向采购决策机构报备。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选和调查。调查内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评估与准入采购执行部门组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括企业基本情况、生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。根据评估结果，确定供应商准入名单，并报采购决策机构审批。3.供应商日常管理采购执行部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商等级和合作策略。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于出现质量问题、交货延迟等违约行为的供应商，采取警告、罚款、暂停合作直至取消合作资格等措施。（四）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、时间要求等因素，采购执行部门选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。1.招标采购适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等要求，通过公开招标或邀请招标的方式，邀请符合条件的供应商投标。按照规定程序开标、评标、定标，确定中标供应商。2.竞争性谈判采购对于采购时间紧迫、技术规格复杂且难以明确、招标失败或因特殊原因不能采用招标方式的项目，可采用竞争性谈判采购。采购执行部门与不少于三家符合条件的供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。3.询价采购适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的项目。采购执行部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择价格合理、信誉良好的供应商成交。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。法律法规规定的其他情形。采用单一来源采购方式的，采购执行部门应提供充分的理由和相关证明材料，报采购决策机构审批。（五）采购合同签订采购执行部门与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交公司法律合规部门进行审核，确保合同合法有效。合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，并负责跟踪合同执行情况。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资或服务的数量准确性、质量符合性、规格型号一致性等进行全面检查。2.对于重要物资或服务的验收，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与。验收合格后，验收人员填写《采购验收单》并签字确认。如发现问题，验收人员应及时通知采购执行部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至达到验收标准。3.采购执行部门负责跟踪验收问题的处理情况，确保供应商按时完成整改。对于因供应商原因导致验收不合格的，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收情况，审核采购付款申请。审核内容包括合同条款执行情况、发票真实性、验收合格证明等。2.对于符合付款条件的采购项目，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。3.采购执行部门负责提供采购发票等相关付款资料，并协助财务部门完成付款工作。如因供应商原因导致发票开具不及时或不符合要求，采购执行部门应督促供应商尽快解决。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购执行部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律合规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强对供应商的管理和监督，在合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函。建立供应商信用档案和预警机制，及时发现供应商的异常情况并采取相应措施，降低供应商违约风险。2.质量风险严格供应商选择标准，加强对供应商产品质量的检验和验收。在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。对于重要物资或服务，可要求供应商提供样品进行检测。定期对采购物资进行质量抽检，发现质量问题及时与供应商沟通解决。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格信息收集和分析机制。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动对采购成本的影响。4.法律合规风险加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购过程中，严格遵守国家法律法规和公司内部制度，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，及时咨询公司法律合规部门，避免法律风险。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本衡量采购价格与预算的差异，计算采购成本节约率，评估采购执行部门在降低采购成本方面的绩效。2.采购质量通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物资和服务的质量水平，反映采购执行部门对供应商质量管理的效果。3.采购效率根据采购周期、合同签订及时率、交货准时率等指标，评估采购执行部门完成采购任务的效率，体现其对采购进度的把控能力。4.供应商管理从供应商满意度、供应商投诉率、供应商合作稳定性等方面，评估采购执行部门对供应商的管理水平，以及与供应商建立良好合作关系的能力。（二）评估方法1.定期评估采购执行部门定期（如每月、每季度）对采购绩效进行自我评估，填写《采购绩效评估表》，总结采购工作的成效与不足，并提出改进措施。2.综合评估公司采购决策机构或监督部门定期对采购执行部门的采购绩效进行综合评估，通过数据分析、实地考察、供应商反馈等方式，全面了解采购工作情况，对采购执行部门进行评价和考核。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购执行部门进行奖惩。对于采购绩效优秀的部门和个人，给予表彰和奖励