华润置业采购制度

PAGE华润置业采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范华润置业的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司利益，满足公司业务发展对各类物资和服务的需求，提高采购质量和效益，促进公司整体运营目标的实现。（二）适用范围本制度适用于华润置业总部及下属各项目公司、分公司的采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、原材料采购、办公用品采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、政策以及行业规范，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购性价比的最大化，实现公司资源的优化配置。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查，确保采购信息的真实、准确、完整。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过比较选择最优供应商，保证采购质量，降低采购成本。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司信誉和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。2.职责审批采购预算和采购计划。审议重大采购项目的采购方式、采购文件、供应商选择等关键事项。协调解决采购过程中的重大问题和争议。监督采购制度的执行情况，对违规行为进行处理。（二）采购执行部门1.采购部：作为公司采购活动的具体执行部门，负责组织实施各类采购项目，包括采购需求收集、采购计划制定、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。2.职责负责收集、汇总各部门的采购需求，编制采购计划，并报相关部门审批。根据采购计划，选择合适的采购方式，组织开展采购活动，包括招标、询价、谈判等。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。起草、审核和签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案管理制度。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司采购决策提供数据支持。（三）需求部门1.各项目公司、分公司及相关职能部门作为采购需求部门，负责提出本部门的采购需求，配合采购部开展采购工作。2.职责根据公司业务发展和项目需求，准确提出采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。协助采购部进行供应商考察、评估和选择，参与采购谈判和合同签订。负责采购物资和服务的验收工作，对验收结果负责。在采购过程中及时反馈需求变更信息，配合采购部做好采购调整工作。（四）监督部门1.审计部：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，防范采购风险。2.职责制定采购审计计划，定期对采购项目进行审计检查。审查采购文件、采购合同、采购记录等相关资料，核实采购过程的合法性和合规性。对采购项目的成本效益进行分析评估，提出审计意见和建议。对发现的采购违规行为进行调查处理，追究相关人员的责任。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展和项目进度，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购需求进行审核后，签字确认并提交至采购部。对于重大采购需求，需经公司分管领导审批后提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购需求申请表后，进行汇总分析，结合公司库存情况、采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、预计采购时间等内容。2.采购计划经采购部负责人审核后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司战略规划、资金状况等因素，对采购计划进行审议，批准后下达给采购部执行。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，采购部选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。招标采购：适用于金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的采购项目。采购部应按照相关法律法规和公司招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目。采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价供应商成交。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部与不少于三家供应商进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部应提供充分的理由和相关证明材料，经采购决策委员会批准后实施单一来源采购。2.在选择采购方式时，采购部应充分考虑各种因素，确保采购方式的合理性和合规性。对于采用公开招标方式的采购项目，应按照国家有关规定在指定媒体上发布招标公告；对于邀请招标方式的采购项目，应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（四）供应商选择与管理1.供应商开发采购部根据采购需求和市场情况，通过多种渠道开发潜在供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。2.供应商评估采购部定期或不定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行打分排名，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.供应商选择根据采购项目的要求和供应商评估结果,采购部从供应商信息库中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应选择多家供应商进行竞争，通过招标、询价、谈判等方式确定成交供应商。在选择供应商时，应优先选择评估等级为优秀、良好的供应商；对于合格供应商，应根据具体情况进行综合考虑；对于不合格供应商，不得参与公司采购活动。4.供应商管理采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、采购合同执行情况等内容，对供应商进行动态管理。定期对供应商进行回访和考核，了解供应商的生产经营情况、产品质量和服务水平，对表现优秀的供应商给予奖励，对出现问题的供应商进行警告、处罚直至终止合作。（五）采购文件编制与发布1.根据采购方式和采购项目的特点，采购部编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、询价函、谈判文件、采购合同等，明确采购项目的要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购部负责人审核，报采购决策委员会审批。对于重大采购项目的采购文件，需组织相关部门和专家进行论证评审。3.采购文件经审批后，按照规定的方式发布。招标采购项目的招标文件应在指定媒体上发布招标公告；询价采购项目的询价函应向多家供应商发出；竞争性谈判采购项目的谈判文件应向参与谈判的供应商提供；单一来源采购项目的采购文件应报采购决策委员会批准后执行。（六）采购评审与定标1.招标采购评审采购部组织开标会议，邀请所有投标人参加，当众开标，公布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标标准应包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面，确保评标结果客观、公正、公平。采购决策委员会根据评标委员会推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.询价采购评审采购部对供应商的报价进行整理和比较，根据报价情况选择最低价供应商成交。在选择最低价供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、交货期等因素，确保采购质量和服务水平。如最低价供应商的报价不符合采购预算或其他要求，采购部可与其他供应商进行再次询价或谈判，必要时重新选择供应商。3.竞争性谈判采购评审采购部组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购部、需求部门、技术专家等人员组成，人数不少于三人。谈判小组与供应商就采购项目的技术方案、商务条款、价格、售后服务等内容进行谈判，要求供应商进行报价和承诺。谈判过程中，应记录谈判内容和结果。根据谈判结果，谈判小组推荐成交供应商，采购决策委员会确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购评审采购部提供单一来源采购的理由和相关证明材料，经采购决策委员会批准后实施单一来源采购。采购部与供应商就采购项目的价格、交货期、质量标准等内容进行谈判，签订采购合同。（七）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购部根据采购评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订前，应进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求，避免合同风险。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性、合同价格合理性、合同履行期限、违约责任等方面。采购合同经双方签字盖章后生效，采购部应及时将合同副本分发给需求部门、财务部、审计部等相关部门，以便各部门履行职责。2.采购合同执行需求部门负责采购合同的具体执行，按照合同约定及时接收采购物资或服务，并进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，报采购部备案。采购部负责跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。如供应商出现交货延迟、质量问题等违约行为，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，并按照合同约定追究供应商的违约责任。财务部按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（八）采购验收与付款1.采购验收需求部门应按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面，确保采购物资或服务符合要求。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，经部门负责人签字确认后报采购部备案。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决问题，直至验收合格或按照合同约定处理。2.采购付款财务部根据采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。对于货到付款的采购项目，在物资验收合格后，财务部按照合同约定支付货款；对于分期付款的采购项目，财务部按照合同约定的分期时间和金额支付货款；对于预付款的采购项目，在供应商提供预付款保函或满足合同约定的预付款条件后，财务部支付预付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对风险因素进行评估，确定风险等级和风险影响程度。风险等级分为高、中、低三个等级，风险影响程度分为严重影响、较大影响、一般影响、轻微影响四个等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应情况等信息，建立市场预警机制。根据市场变化，合理调整采购计划和采购策略，避免因市场波动导致采购成本增加或物资供应中断。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过战略合作、联合采购等方式，增强应对市场风险的能力。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，建立供应商淘汰机制，及时淘汰不合格供应商。要求供应商提供履约保函或保证金，降低供应商违约风险。与多家供应商保持联系，建立供应商备用库，以便在主要供应商出现问题时能够及时更换供应商，确保物资供应的连续性。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、合规、完整、明确，避免合同漏洞和风险。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时与供应商沟通协商，采取措施解决问题，防范合同违约风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购程序的合规性和采购行为的公正性。2.采购部定期对采购项目进行自查，检查采购文件的编制、采购方式的选择、供应商的选择、采购合同的签订与执行等环节是否符合规定，发现问题及时整改。3.审计部定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等，防