银行业集中采购管理制度

PAGE银行业集中采购管理制度一、总则（一）目的为规范银行业集中采购行为，加强集中采购管理，提高采购效率，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业监管要求，结合本行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各级机构及所属全资、控股子公司的集中采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：集中采购活动必须遵守国家法律法规和行业监管规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，采购过程应接受内外部监督，保证采购活动的透明度。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的竞争规则，确保采购结果公平合理。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高资金使用效率。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构1.集中采购委员会由行领导、相关部门负责人等组成，是本行集中采购的决策机构。职责包括审议集中采购管理制度、年度采购计划、重大采购项目方案等，对采购项目进行决策。2.采购决策会议定期召开，由集中采购委员会成员参加。负责讨论和决定采购项目的相关事项，形成决策意见并记录存档。（二）采购执行部门1.采购管理部门负责集中采购管理制度的制定、修订和解释，组织实施集中采购活动。审核采购项目需求，编制采购文件，组织采购评审，签订采购合同，协调采购项目的执行和验收等工作。2.需求部门提出采购项目需求，配合采购管理部门开展采购工作，参与采购评审，负责采购项目的验收和使用等工作。（三）监督部门1.内部审计部门对集中采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察部门对集中采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的廉洁性。三、采购范围与分类（一）采购范围1.货物类：包括办公设备、计算机设备、金融机具、办公用品、耗材、车辆、电器设备等。2.工程类：包括房屋建筑工程、装修工程、网络工程、系统集成工程等。3.服务类：包括软件开发、系统运维、咨询服务、培训服务、外包服务、物业管理等。（二）采购分类1.集中采购项目单项或批量采购金额达到一定标准的采购项目，由采购管理部门统一组织实施。具体标准根据本行实际情况确定，并根据监管要求和市场变化适时调整。2.分散采购项目未达到集中采购标准的采购项目，由需求部门按照相关规定自行组织采购，但应遵循本制度的基本原则和相关要求。四、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写采购需求申请表详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。提交相关证明材料，如业务需求文件、技术方案等。2.采购需求申请表经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门（二）采购申请审批1.采购管理部门对采购需求进行审核审核采购需求的合理性、必要性、合规性等。对不符合要求的采购需求提出修改意见，反馈给需求部门。2.采购管理部门根据审核后的采购需求，编制采购申请文件明确采购项目的基本情况、采购方式、采购预算等内容。3.采购申请文件提交集中采购委员会或采购决策会议进行审批经审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动（三）采购方式确定1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。2.邀请招标在符合条件的供应商数量有限的情况下，采用邀请招标方式。由采购管理部门向特定的供应商发出邀请，邀请其参与投标。3.竞争性谈判对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，采用竞争性谈判方式。通过与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度较小的采购项目，可采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（四）采购文件编制1.采购管理部门根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件采购文件应包括采购公告（招标、邀请招标适用）、询价通知书（询价适用）、谈判文件（竞争性谈判适用）、单一来源采购协商文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，提交集中采购委员会或采购决策会议审核（五）供应商选择与管理1.供应商征集采购管理部门通过多种渠道征集供应商，建立供应商库。征集渠道包括公开招标公告、行业网站、供应商推荐等。对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.供应商选择根据采购文件的要求，从供应商库中选择符合条件的供应商参与采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，通过开标、评标等程序确定中标供应商；对于竞争性谈判、询价、单一来源采购项目，通过谈判、询价、协商等方式确定成交供应商。3.供应商管理建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。(六))采购合同签订1.采购管理部门与成交供应商签订采购合同在签订合同前，应对合同条款进行审核，确保合同内容符合采购文件要求和法律法规规定。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后采购管理部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，作为执行采购项目和支付货款的依据（七）采购项目执行与验收1.采购项目执行需求部门负责采购项目的具体执行，按照采购合同要求，跟踪供应商的供货进度，协调解决项目执行过程中出现的问题。采购管理部门负责对采购项目的执行情况进行监督检查，确保项目按计划顺利推进。2.采购项目验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等，工程的质量、进度、功能等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收标准、验收内容、验收结论等内容。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告审核采购项目的付款申请，确保付款金额准确无误、付款条件符合合同约定。办理采购项目的付款手续，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对集中采购活动进行风险识别与评估识别采购过程中可能存在的风险，如合规风险、市场风险、信用风险、操作风险等。评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.根据风险识别与评估结果制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.合规风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高其合规意识。严格按照法律法规和行业监管要求开展采购活动，确保采购程序合法合规。建立内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，及时发现和纠正违规行为。2.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格变化和供应商情况。在采购决策时，充分考虑市场因素，合理确定采购价格和供应商。采用多种采购方式，如公开招标、邀请招标结合竞争性谈判等，分散市场风险。3.信用风险应对加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，对供应商的信用状况进行评估和跟踪监测。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，降低信用风险。要求供应商提供履约保证金或银行保函，增强供应商的履约能力。4.操作风险应对完善采购管理制度和流程，明确各环节的操作规范和要求。加强对采购人员的业务培训，提高其业务水平和操作能力。建立采购项目档案管理制度，对采购项目的相关文件、资料进行妥善保管，便于查询和追溯。六、采购信息管理（一）采购信息公开1.采购管理部门应建立集中采购信息公开平台及时发布采购项目信息，包括采购公告、采购文件、中标（成交）结果等。确保采购信息公开透明，接受内外部监督。2.采购信息公开平台应具备信息发布信息查询、信息反馈等功能，方便相关人员获取采购信息。（二）采购档案管理1.采购管理部门负责采购档案的收集、整理、归档和保管采购