制定询价采购制度

PAGE制定询价采购制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目所涉及的询价采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务类等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息公开，采购流程透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、询价采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定询价采购计划，明确采购需求、采购时间等关键信息。2.组织实施询价采购活动，包括发布询价文件、收集报价、组织评审等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（二）需求部门职责1.准确提出采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.协助采购部门进行供应商选择和评审，提供必要的技术支持和意见。3.参与采购合同的签订和验收工作，确保采购产品或服务符合需求。（三）评审小组职责1.由采购部门、需求部门及相关专业人员组成评审小组。2.对供应商的报价文件进行评审，综合考虑价格、质量、服务等因素，推荐中标候选人。3.对采购过程中的重大事项进行决策，确保采购活动的科学性和合理性。（四）监督部门职责1.负责对询价采购活动进行全程监督，确保采购活动符合本制度及相关规定。2.受理供应商和公司内部员工的投诉，对违规行为进行调查和处理。三、询价采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需提交公司领导审批。（二）采购计划制定采购部门根据批准的采购申请，制定询价采购计划，明确采购方式、询价时间、评审标准等内容，并报部门负责人审核。（三）询价文件编制与发布1.采购部门根据采购计划，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的详细要求、报价要求、评审标准、合同条款等内容。2.通过公司内部采购平台、邮件、电话等方式向潜在供应商发布询价文件，并告知询价截止时间。（四）报价文件收集1.供应商在规定的询价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门指定地点或通过指定邮箱发送。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、售后服务承诺等相关资料。2..采购部门对收到的报价文件进行登记和整理，检查报价文件的完整性和合规性。（五）评审1.采购部门组织评审小组对报价文件进行评审。评审小组根据询价文件规定的评审标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务等方面进行综合评价。2.评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或提供补充资料。3.评审小组按照评审得分高低，推荐中标候选人，并形成评审报告。（六）中标通知与合同签订1.采购部门根据评审报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。2.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（七）采购验收1.需求部门负责组织采购验收工作，按照采购合同要求对采购产品或服务进行检验。验收合格后，填写《采购验收单》。2.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，直至达到验收标准。（八）付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，经相关部门审核签字后提交财务部门。2.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，办理付款手续。四、询价采购文件管理（一）询价文件1.询价文件是采购活动中的重要依据，应严格按照规定的格式和内容编制。2.询价文件应明确采购项目的要求、报价方式、评审标准、合同条款等关键信息，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）报价文件1.供应商提交的报价文件应包括报价单、产品规格说明书、售后服务承诺等相关资料。2.报价文件应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报重要信息。（三）评审文件1.评审小组在评审过程中形成的评审记录、评审报告等文件应妥善保存。2.评审文件应客观、公正地反映评审过程和结果，作为采购决策的重要依据。（四）合同文件1.采购合同是双方权利和义务的约定，应严格按照法律法规和公司规定签订。2.合同文件应包括合同正文、附件、补充协议等内容，确保合同条款清晰、明确、完整。（五）文件归档与保管1.采购部门负责将询价采购过程中产生的各类文件进行整理、归档和保管。2.文件归档应按照类别和时间顺序进行排列，便于查询和使用。保存期限应符合公司档案管理规定，一般为[X]年。五、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立和维护供应商库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。2.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资格和良好的信誉。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予一定的奖励措施，如优先合作、增加采购份额等。2.对于不合格供应商，及时进行淘汰，并停止与其合作。3.对供应商的违规行为进行记录，并在供应商库中进行公示，情节严重的依法追究其法律责任。六、监督与投诉处理（一）监督机制1.公司设立专门的监督部门，对询价采购活动进行全程监督。2.监督部门有权查阅采购文件、评审记录、合同文件等相关资料，对采购过程进行实地检查。（二）投诉处理1.供应商或公司内部员工对询价采购活动存在疑问或异议的，可以向监督部门投诉。2.监督部门接到投诉后，应及时进行调查核实，并在