报销管理制度

报销管理制度

为进一步加强和规范公司各类费用的报销，提高资金使用效

益，根据财税法规和会计管理规定，结合本公司实际情况和审计

的要求，特制定本制度。

一、费用报销时间节点、方式及流程

（一）报销时间节点

每月的26日一28日为财务报销日，其余时间原则上不予

办理；当月只核销本月及上月的费用，跨期费用不予报销。每年

12月份的发票分两次报销，分别为25日和30日。原则上31日

不允许开具发票，跨年费用不予报销。

（二）报销签字程序

所有报销签字程序通过信息化系统处理，各分公司、监理部

由信息员发起流程，机关主要领导报销由办公室统一发起流程。

流程要求：

1、公对公付款的报销流程：0A办公一公对公报销一分公司

（部室）一业务部室一财务会计一财务总监一分管领导（主要领

导）。

2、非公对公付款的报销流程：0A办公一非公对公报销一分

公司（部室）一业务部室一财务会计一财务总监一分管领导（主

要领导）。

二、差旅费的核销

（一）公派出差、学习、培训、考察、参加会议等活动的报

销

1、公派出差、学习、培训、考察、参加会议等活动的审批

程序

（1）因公派出差、学习、培训、考察、参加会议等活动，

或因执行公务在当天不能往返的工作人员，事前必须填写《山东

胜利建设监理股份有限公司出差申请单》（以下简称出差申请单,

具体格式参见附件一），经部室负责人、公司分管领导批准同意

后方可出差并予以报销。其中因公派参加各种非学历的学习、培

训和进修的工作人员，应事前填写《外出学习、培训、进修申请

单》（见附件二）。

（2）因公派出差、学习、培训、考察、参加会议等活动的

工作人员在填写《出差申请单》时，必须将出车司机姓名一并填

列在《出差申请单》上，出车司机凭《出差申请单》复印件在财

务部门报销相关费用。

2、住宿费标准、差旅费津贴（含伙食补助和交通费补助）

标准：

（1）总经理住宿费每人每天550元，差旅费津贴每人每天

150元；

（2）公司其他高管、总经理助理、董事和首席专家等住宿

标准每人每天450元，差旅费津贴每人每天140元；

（3）分公司经理、技术总监、市场总监、总监、部室负责

人住宿费标准为每人每天350元，差旅费津贴每人每天130元；

（4）其他工作人员住宿费标准为一线城市（北、上、广、

深）每人每天260元，其他城市每人每天200元，差旅费津贴

山东省省内每人每天60元，省外每人每天100元。

（5）与领导同行的随行人员特殊情况下，在同一住宿地可

享受同行领导同等住宿标准，随行人员报销时，超标住宿发生的

住宿票据经当事领导签字，否则超过规定限额部分不予报销。

3、对出行方式不做限制，超标准的短途按照动车、高铁二

等座，长途按照硬卧价格核销。两者兼有的，从高计价。

出差工作人员可根据旅途的远近与工作需要选乘汽车、轮

船、火车硬卧、动车或高铁（乘坐交通工具的标准参见附件四）。

乘坐飞机要从严控制，对因路途较远或出差任务紧急乘坐飞

机，须经主管领导批准（在附件四范围内除外）。

4、工作人员出差期间，因旅游等非工作需要参观而发生的

费用，如绕道车（船）费、旅游费用均由个人自理，绕道和旅游

期间发生的住宿费不予报销，且不计发差旅费津贴。

5、各部室要严格控制出差。有关人员执行公务在当天往返

而要求计发差旅费津贴的，须在一个月内（含1个月）报销一次,

而不能一次性要求补助几个月或一年的差旅费津贴，否则视为自

动放弃差旅费津贴；公派出差的，须每次都填写《出差申请单》,

方可给予相应的差旅费津贴。

（二）职工正常探亲，凭相关部门审核后的“探亲申请表”,

定正常计发，伙食补助按差旅费津贴计发；但回公司总部开会和

参加年终决算的除外。

三、信息费的核销

1、费用标准(每人每月)

(1)公司领导：董事长、总经理手机费500元、办公

室电话费400元、住宅电话250元；其他高管手机费300元、

办公室电话费300元、住宅电话200元；

(2)分公司经理和机关部室负责人：手机费200元、

办公室电话费200元、住宅电话150元；

(3)项目总监理工程师(以公司正式发文为据)：手机

费150元、办公室电话费100元；其他工作人员手机费100

元、办公室人员电话费60元；

(4)机关部室人员所在办公室电话费为60元，和驻外

机构联系较多的人员增拨40元。

以上人员具有双重身份的只执行其中一项标准。

2、信息费的计发：分公司、部室将公费电话人员名单提

交公司力、，公司办核实后，与通讯部门协商，协商以定额封

顶的缴费方法，统一办理缴费和报销，其费用分别由各单位

承担。

3、公司将严格控制上网费用，经主管领导审批，方可安

装宽带网，否则不予报销。

4、信息费考核：超支额从个人工资中扣减。

四、业务招待费的核销

1、公司业务招待费的范围是与公司有工作业务关系的上级

领导、业务单位和部门及其他相关人员。

2、公司组织各种会议活动需要就餐的，由公司办公室等有

关部门填写业务招待费申请单，报分管领导批准后方可进行。

3、各分公司、常设监理部接待来客，按照就近原则安排就

餐，并填写《业务招待费申请单》，分管领导批准后进行，业务招

待费控制标准：

（1）分公司、常设监理部年报销额度为按上一年度收入（下

浮10%）的4%。（取整）。

（2）公司及所属部室在外地常设机构报销额度为按所属全

部项目合同收入（下浮10%）的4%。除以总工期（取整）。

（3）确因生产经营需要超标的，经主管领导审批予以报销。

其他原因超标在计算兑现奖时，该费用按超支额三倍加计成本，

并将由此增加的企业所得税计入超支部门或个人的成本。

五、购买固定资产、劳保用品、低值易耗品、图书资料、办

公用品的核销。

1、公司机关、分公司及常设监理部申请统一购买固定资产、

劳保用品、低值易耗品、图书资料、办公用品按照相关部门规定

申请、采购、发放。

2、公司及所属部室在外地常设机构（超过100公里）经相

关部门审核可自行购买、报销。

六、燃料费、修理费的核销

1、租用车辆公派长途（距出发地100公里以外）前，分公

司、常设监理部须向分管领导申请；返回后，根据《出差申请单》

中分管领导批复意见和公司总务部核定金额到财务资产的报销

燃料费。

2、计付标准：公司总务部根据车型、行车里程和耗汩量核

算油料款，并在粘贴单上注明准予报销金额。

3、自有车辆燃料费、修理费报销按公司总务部规定办理。

七、租赁费的核销

（一）、房屋租赁费

1、提供房产证明文件：有房产证的提供房产证；油田房屋

提供油田房产处的证明；村集体的房屋提供社区或村委的证明资

料，以上电子版在支出性合同审批时上传信息化系统。

2、公对公的资金流，要求房产证明资料上的对方全称、租

赁合同的全称、发票上的全称和银行付款的全称保持一致。如果

是先借款后冲账的，需在借款时就付给出租方，否则不予借款。

3、只能用实际租用的房子来开具发票，不能变项，一经发

现不予报销。

4、日期：按实际租用的日期来签订合同，允许跨年。

5、原则上不允许先付款再租房，操作上应该是先订立合同，

在合同里约定办理发票等流程的时间，由公司统一支付给房主租

赁费。如有特殊原因需要先租房后走手续的情况，在租赁开始日

30日内或发生当月必须启动租房支出性合同流程。

6、租赁房屋要求到当地房产管理部门登记备案，取得《房

屋租赁登记备案凭证》。

7、信息化网二处理流程：

（1）、OA办公-部门流程-支出性合同审批-启动支出性合同

审批（提供房产证明文件、房主身份证、房屋照片电子版上传）;

（2）开具发票后走付款流程：0A办公-部门流程-支出性合

同审批-发起付款流程（提供房屋租赁合同、发票、完税凭证）；

（二）车辆租赁费

1、提供车辆证明文件：车辆登记证、行驶证、车辆目前状

况照片、车主身份证，以上电子版在支出性合同审批时上传信息

化系统。

2、公对公的资金流，要求车辆证明资料上的对方全称、租

赁合同的全称、发票上的全称和银行打款的全称保持一致。

3、只能用实际租用的车辆来开具发票。

4、日期：按实际租用的日期来签订合同。

5、信息化网二处理流程：

OA办公-部门流程-支出性合同审批-启动支出性合同审批

（提供车辆登记证、行驶证、车辆照片、车主身份证电子版上传）;

开具发票后走付款流程：OA办公-部门流程-支出性合同审批-发

起付款流程（提供车辆租赁合同、发票、完税凭证）。

八、会议费、培训费的核销

工作人员到外地参加会议、培训（含评比、研讨等），经人

力资源部等有关部门审核后，凭《出差申请单》和会议、培训通

知单（或文件）报销。对交纳会务费、培训费据实报销。

在油田和公司自行组织的会议、培训，经人力资源部等有关

部门审核后，其费用报销需持会议、培训通知单，会议、培训签

到表及附件，经分管领导审批后方能报销。

本报销管理制度执行时间为2018年1月1日。2018年1月

1日以前发生的费用，按照原报销规定执行。本制度下发执行后,

以前公司所发文件与本制度有抵触的，一律废止。

附件一：《出差申请单》

附件二：《外出学习、培训、进修申请单》

附件三：《出差报销单》

附件四：《乘坐车、船、飞机等交通工具标准》

附件五：《发票报销指南》

附件一:

山东胜利建设监理股份有限公司出差申请单

年月日

单位申请人职务或职称

到何地出差

出差事由

计划出差时间年月日至年月日共天

乘坐交通工具司机单位司机姓名

预借备用金数额预计费用支出

负责人审批分管领导审批总经理审批

实际出差费F月超预计总经理重新

单位差旅零报超限额审批意见

注：1、本申请单只适用于公派出差、考察、参加会议等。

2、为方便司机报销，司机可用单据复印件作为出差审批依据，不再另外审批。如不带

司机，请划杠注销。

3、乘坐交通工具一栏填写：自带车、汽车、火车、轮船、飞机等。

4、如实际出差费超过预计费用20%以上，或单位报销超限额，必须提请总经理单独审

批。

5、实际出差费用超预计或单位差旅零报超限额时，由财务部经办人员填写超支数据后,

总经理重新审批。

附件二:

山东胜利建设监理股份有限公司外出学习、培训、进修申请单

年月日

单位申请人职务或职称

学习地点（院校）学习时间年月日一年月日共天

是否拿学历培训部门意见

乘坐交通工具司机单位司机姓名

预借备用金数额预计费用支出

单位负责人审批分管领导审批总经理审批

实际出差费用超预计总经理重新

单位差旅零报超限额审批意见

附件三:

山东胜利建设监理股份有限公司出差报销单

报销日期:年

报销单位:月日

市

到差旅费津

内

住

火汽

达

起程船飞

交

宿

贴车车

事机

单

附

天合计各注

费

费费

通

地地费

据

件

数费

月月金额费

0点H点

张

由张

数

数

然品合

注

总金

额

计

有更

改

如

领款

人

需

合

盖

（大写）：仟佰拾元角章

计

分

单位主管：财务审核:报销人:

附件四:

山东胜利建设监理股份有限公司工作人员

乘坐车、船、飞机等交通工具标准