黔东南州采购管理制度

PAGE黔东南州采购管理制度一、总则（一）目的为加强黔东南州采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于黔东南州各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他依法设立的组织（以下统称“采购人”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购过程公正、公平。4.诚实信用原则：采购人、供应商及其他参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的使用效益最大化，降低采购成本。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善黔东南州采购管理制度、流程和标准，并组织实施和监督检查。2.审核采购人的采购计划和采购预算，确保采购项目符合相关规定和要求。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息，受理供应商报名和质疑投诉等事项。4.组织采购活动，包括招标、竞争性谈判、询价等采购方式的实施，负责采购文件编制、评审专家抽取、开标评标等工作的组织协调和监督管理。5.对采购合同的签订、履行、验收等环节进行监督管理，建立采购项目档案，妥善保存采购活动相关资料。6.负责对采购活动中的违法违规行为进行调查处理，依法追究相关责任人员的责任。（二）采购人职责1.根据本单位工作需要和事业发展规划，编制采购计划和采购预算，报采购管理部门审核。2.负责采购项目的需求调研和技术规格确定，提供详细准确的采购需求文件。3.按照采购管理制度和采购程序，组织实施采购活动，包括选择采购方式、发布采购公告、组织报名、开标评标等工作。4.与中标供应商签订采购合同，负责合同的履行和验收工作，及时支付采购款项。5.配合采购管理部门做好采购项目的监督检查和质疑投诉处理工作，提供相关资料和信息。（三）财政部门职责1.负责审核和批复采购人的采购预算，对采购资金的使用情况进行监督管理。2.会同采购管理部门制定采购政策和管理制度，参与采购项目的监督检查和重大采购事项的决策。3.对采购活动中的财政违法行为进行查处和纠正，确保财政资金的安全和有效使用。（四）审计部门职责1.对采购项目进行审计监督，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.对采购合同的签订、履行、变更和终止等情况进行审计，检查采购资金的使用和管理情况。3.对采购项目的验收情况进行审计，核实采购项目的质量和数量是否符合合同要求。4.对采购活动中的违法违规行为进行审计调查，提出处理建议，依法追究相关责任人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况和本年度预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等内容。2.采购预算应按照财政部门规定的预算编制方法和格式进行编制，确保预算数据准确、完整、合理。采购人应在规定时间内将采购预算报采购管理部门审核。3.采购管理部门对采购人上报的采购预算进行审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、合规性以及预算金额的合理性。对于不符合规定的采购预算，采购管理部门应提出修改意见，采购人应根据审核意见进行调整。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定程序报财政部门和采购管理部门审批。2.采购管理部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购人的采购预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.财政部门应按照国库集中支付制度的要求，加强对采购资金的支付管理，确保采购资金及时、足额支付到供应商账户。对于未按照采购合同约定支付采购资金的采购人，财政部门应暂停其后续采购活动，并按照有关规定进行处理。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇下列情形之一的，采购人可以申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足采购需求的；因采购人工作需要，增加或减少采购项目内容、数量的；其他确需调整采购预算的情形。2.采购人申请调整采购预算时，应提交书面申请报告，详细说明调整的原因、内容、金额等情况，并附相关证明材料。采购管理部门对采购人提交的申请报告进行审核，并报财政部门审批。3.财政部门应根据采购人的申请报告和相关证明材料，对采购预算调整的必要性、合理性进行审核。经审核同意调整的，财政部门应及时批复采购人调整后的采购预算。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。公开招标应作为黔东南州采购的主要采购方式。2.采购人采用公开招标方式采购的，应按照以下程序进行：编制招标文件：采购人根据采购项目需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。发布招标公告：采购人应在规定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购人名称和地址、采购项目名称、采购内容、数量、技术规格、预算金额、投标截止时间、开标时间及地点等内容。发售招标文件：采购人按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件，并提供招标文件的澄清、修改等服务。开标评标：采购人按照招标文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人。中标公示及签订合同：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并在规定的媒体上发布中标公示。中标公示期不得少于三个工作日。中标公示期满无异议的，采购人应与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标，并按照规定程序确定中标供应商的采购方式。2.采购人采用邀请招标方式采购的，应按照以下程序进行：确定邀请对象：采购人根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购人根据采购项目需求，编制招标文件。招标文件应包括投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式等内容。发售招标文件：采购人按照投标邀请书规定的时间、地点发售招标文件，并提供招标文件的澄清、修改等服务。开标评标：采购人按照招标文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人。中标公示及签订合同：采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并在规定的媒体上发布中标公示。中标公示期不得少于三个工作日。中标公示期满无异议的，采购人应与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人依法通过谈判小组与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，采购人根据谈判小组提出的成交候选人推荐意见确定成交供应商的采购方式。2.采购人采用竞争性谈判方式采购的，应按照以下程序进行：成立谈判小组：采购人根据采购项目特点和需求，成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购人根据采购项目需求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、谈判程序、合同条款、技术规格、谈判报价表等内容。邀请供应商：采购人按照谈判文件规定的方式邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判：采购人按照谈判文件规定的时间、地点组织谈判活动。谈判时，谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判小组应根据谈判文件规定的谈判程序和内容进行谈判，供应商应按照谈判文件规定的要求进行报价和谈判。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人根据谈判小组提出的成交候选人推荐意见确定成交供应商，并在规定的媒体上发布成交公告。成交公告期不得少于一个工作日。（四）询价1.询价是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以询价通知书的方式邀请其参加询价，并按照规定程序确定成交供应商的采购方式。2.采购人采用询价方式采购的，应按照以下程序进行：成立询价小组：采购人根据采购项目特点和需求，成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。制定询价通知书：采购人根据采购项目需求，制定询价通知书。询价通知书应包括询价邀请书、询价须知、询价程序、合同条款、技术规格、询价报价表等内容。邀请供应商：采购人按照询价通知书规定的方式邀请符合相应资格条件的供应商参加询价，并向其提供询价通知书。询价：采购人按照询价通知书规定的时间、地点组织询价活动。询价时，询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据询价小组提出的成交候选人推荐意见确定成交供应商，并在规定的媒体上发布成交公告。成交公告期不得少于一个工作日。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人依法从唯一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.采购人采用单一来源采购方式采购的，应按照以下程序进行：申请单一来源采购：采购人根据采购项目需求，填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、内容、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等情况，并附相关证明材料。审核单一来源采购申请：采购管理部门对采购人提交的单一来源采购申请表进行审核，并组织相关专家进行论证。经审核同意采用单一来源采购方式的，采购管理部门应在规定的媒体上发布单一来源采购公示。单一来源采购公示期不得少于五个工作日。签订采购合同：单一来源采购公示期满无异议的，采购人应与供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目中标（成交）后，采购人应在规定时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：当事人的名称和地址；采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价；采购项目的质量要求、技术标准、验收标准；采购项目的交货时间、地点、方式；采购项目的付款方式、付款时间；违约责任、争议解决方式等。3.采购人应在签订采购合同后七个工作日内，将采购合同副本报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对采购合同备案情况的监督检查，确保采购合同的签订符合法律法规和采购文件的要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，则双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购款项，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.采购人应建立采购合同履行跟踪机制，定期对采购合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行中存在的问题。对于供应商未按照合同约定履行义务的，采购人应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式提供货物、工程和服务，并向采购人提供相关的证明材料。对于采购人提出的合理要求，供应商应积极配合，及时解决问题。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如遇下列情形之一的，双方可以协商变更合同：因不可抗力因素导致合同无法履行或部分无法履行的；因国家政策调整、市场价格波动等原因，需要调整采购项目内容、数量、价格等的；其他确需变更合同的情形。2.合同变更时，双方应签订书面协议，并报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对合同变更情况的监督检查，确保合同变更符合法律法规和采购文件的要求。（四）合同终止及验收1.在采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行验收。验收合格的，采购人应按照合同约定及时支付采购款项；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改或承担违约责任。2.采购合同终止后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续，妥善处理合同遗留问题。采购人应将采购合同履行情况及验收结果报采购管理部门备案。六、采购监督管理（一）内部监督1.采购人应建立健全内部采购监督管理制度，加强对采购活动的内部监督。采购人应设立专门的采购监督管理机构或岗位，负责对采购项目的需求调研和技术规格确定、采购方式选择、采购文件编制、开标评标、合同签订、履行、验收等环节进行监督检查。2.采购人应定期对采购活动进行内部审计，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。对于采购活动中的违法违规行为，采购人应依法追究相关责任人员的责任。（二）外部监督1.采购管理部门应加强对采购活动的监督管理，建立健全采购监督检查制度，定期对采购人的采购活动进行监督检查。采购管理部门应重点检查采购项目的采购方式选择、采购文件编制、开标评标、合同签订、履行、验收等环节是否符合法律法规和采购