高职院校采购管理制度

PAGE高职院校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强高职院校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高职院校内各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购结果公平公正。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关法律法规。2.编制采购计划，制定采购方案。3.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.建立采购档案，做好采购资料的整理、归档和保管工作。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、评标等工作，配合采购部门签订采购合同，验收采购项目，并对采购项目的质量和效果负责\(采购需求部门应指定专人负责采购相关工作，并明确其职责和权限\)。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理采购预算编制1.采购需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合教学、科研、管理等实际需要，提出采购项目和采购预算建议。2.采购部门应当对采购需求部门提交的采购预算建议进行审核，汇总编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议。3.学校年度采购预算草案经学校批准后，由采购部门下达各采购需求部门执行。采购预算执行1.采购需求部门应当严格按照下达的采购预算执行采购项目，不得擅自调整预算。确因特殊原因需要调整预算的，应当按照规定程序报学校批准。2.采购部门应当按照采购预算控制采购进度，合理安排采购资金，确保采购项目顺利实施。采购预算调整与追加1.在采购预算执行过程中，因国家政策调整、市场价格波动、采购需求变化等原因需要调整预算的，采购需求部门应当及时提出调整申请，说明调整原因和调整金额，报采购部门审核。2.采购部门应当对采购需求部门提交的预算调整申请进行审核，提出审核意见，报学校采购工作领导小组审议。3.学校采购工作领导小组审议通过的预算调整申请，由采购部门下达各采购需求部门执行，并相应调整学校年度采购预算。四、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采购部门应当按照规定编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。4.采购部门应当在指定的媒体上发布公开招标公告，公告期不得少于5个工作日。5.采购部门应当按照规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标应当公开进行，评标应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。6.采购部门应当根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应当按照规定编制邀请招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。4.采购部门应当从符合相应资格条件的供应商中随机邀请3家以上供应商，并向其发出投标邀请书。5.采购部门应当按照规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标应当公开进行，评标应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。6.采购部门应当根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应当按照规定编制竞争性谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、谈判程序、评标标准等内容。4.采购部门应当邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参加谈判，并向其提供竞争性谈判文件。5.采购部门应当按照规定的时间和地点组织谈判活动。谈判应当遵循公平、公正、科学、择优的原则，谈判过程应当记录在案。6.采购部门应当根据谈判结果确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应当按照规定编制单一来源采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购理由等内容。4.采购部门应当组织相关专家对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。5.采购部门应当将单一来源采购项目的采购文件、论证意见等报学校采购工作领导小组审批。6.采购部门应当按照学校采购工作领导小组的审批意见，与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向3家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应当按照规定编制询价通知书，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、询价程序、评标标准等内容。4.采购部门应当向不少于3家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，并要求其在规定的时间内报价。5.采购部门应当对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交供应商。采购程序1.采购申请：采购需求部门应当根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购审批：采购部门应当对采购需求部门提交的采购申请表进行审核，并根据采购项目的性质和金额大小，报学校采购工作领导小组或相关领导审批。3.采购实施：采购部门应当根据采购审批意见，按照规定的采购方式和程序组织采购活动。在采购过程中，采购部门应当严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。4.合同签订：采购部门应当根据评标结果或谈判结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当报学校采购部门备案，并按照规定进行公示。5.验收付款：采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应当填写验收报告，并提交采购部门申请付款。采购部门应当按照采购合同的约定，及时办理付款手续。五、采购合同管理合同签订1.采购部门应当在中标通知书或成交通知书发出之日起30日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。3.采购合同签订后，采购部门应当将合同副本送学校采购部门备案，并按照规定进行公示。合同履行1.采购合同双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应当及时向采购部门反馈合同履行情况，协助采购部门解决合同履行过程中出现有关问题。2.采购部门应当对采购合同履行情况进行跟踪检查，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，因特殊原因需要变更或解除合同的，采购合同双方应当协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应当报学校采购部门备案。2.因供应商原因导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购部门应当按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施减少损失。合同纠纷处理1.采购合同双方在履行合同过程中发生纠纷的，应当首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，采购部门应当及时向学校采购工作领导小组报告，并配合学校相关部门做好纠纷处理工作。六、采购验收管理验收组织1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.采购需求部门应当根据采购项目的特点和要求，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收方法等内容。验收程序1.采购需求部门应当在收到供应商提交的货物、工程或服务后，及时组织验收。验收前，采购需求部门应当通知供应商提供相关资料和文件，包括产品说明书、质量检验报告、安装调试报告、售后服务承诺等。2.验收人员应当按照验收方案对采购项目进行检查和测试，核实采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合采购合同的约定。验收过程中，验收人员应当做好记录，并填写验收报告。3.验收合格的，验收人员应当在验收报告上签字确认。验收不合格的，验收人员应当在验收报告上注明不合格原因，并要求供应商限期整改。供应商整改后，采购需求部门应当重新组织验收。验收报告1.验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、验收标准、验收程序、验收方法、验收结果、验收人员签字等内容。2.验收报告应当由采购需求部门负责人审核签字后存档，并报学校采购部门备案。七、采购档案管理档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购审批、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。档案整理采购部门应当按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行整理和归档。采购档案应当分类存放，便于查阅和管理。档案保管采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家和地方有关规定执行。采购档案保管期满后，应当按照规定进行销毁。档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应当填写查阅申请表，经部门负责人审核签字后报采购部门批准。2.采购部门应当按照规定的程序和要求，为查阅人员提供采购档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员应当遵守档案查阅规定保持档案的完整和整洁，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。八、监督与考核监督检查1.学校纪检监察部门和审计部门应当定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购项目的合法性、合规性、公正性和效益性。2.监督检查人员应当按照规定的程序和方法进行检查，查阅相关文件和资料，询问相关人员，实地查看采购项目实施情况等。3.对监督检查中发现的问题，监督检查人员应当及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改落实。投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可