高校采购精细化管理制度

PAGE高校采购精细化管理制度一、总则（一）目的为了加强高校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本精细化管理制度。（二）适用范围本制度适用于高校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正原则：采购评审过程公正，维护各方合法权益。5.诚实守信原则：各方应诚实守信，履行各自义务。（四）管理职责1.采购管理部门：负责制定采购管理制度、流程，组织实施采购活动，协调采购中的相关问题。2.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收。3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作。4.审计部门：对采购活动进行审计监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据教学、科研、管理等工作需要，结合学校发展规划和年度工作计划，科学合理地编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校预算编制要求进行申报。3.采购管理部门应对需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、合规性等，提出审核意见。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应按照学校预算调整程序进行申报，经批准后实施。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购资金的使用情况进行检查。2.审计部门应不定期对采购预算执行情况进行审计，确保预算执行的真实性、合法性和效益性。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据学校采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。2.年度采购计划应包括采购项目的名称、采购时间、采购方式、预算金额等内容，并按照采购项目的轻重缓急进行排序。3.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时调整采购计划。（二）计划审批1.年度采购计划应报学校主管领导审批后实施。2.对于重大采购项目的采购计划，应提交学校党委常委会或校长办公会审议。（三）计划变更1.如因特殊情况需要变更采购计划，采购管理部门应提前提出变更申请，说明变更的原因、内容和影响等。2.采购计划变更申请应报学校主管领导审批，经批准后实施。四、采购方式管理(一)公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关规定进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。(二)邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的，可以采用邀请招标方式采购。2.邀请招标应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。(三)竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。(四)单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应进行公示，并经学校主管领导批准。(五)询价1.采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。五、采购文件管理(一)采购文件编制1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。(二)采购文件审核1.采购管理部门应组织相关人员对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、公正性、合理性等。审核人员应签署审核意见，对审核结果负责。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织专家进行论证。(三)采购文件发售1.采购文件编制完成后，采购管理部门应按照规定发布采购公告，并发售采购文件。2.采购文件发售应按照规定的时间、地点和方式进行，确保潜在供应商能够及时获取采购文件。(四)采购文件澄清与修改1.潜在供应商对采购文件有疑问的，可以在规定的时间内提出澄清要求。2.采购管理部门应及时对潜在供应商提出的疑问进行澄清，并以书面形式通知所有潜在供应商。3.在采购文件发售截止日期前，采购管理部门可以对采购文件进行修改，并以书面形式通知所有潜在供应商。六、采购评审管理(一)评审小组组建1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。评审专家应从财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。2.评审小组应明确分工，确保评审工作的顺利进行。(二评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审。2.评审过程中，评审小组应认真阅读采购文件和供应商的投标文件，对供应商进行综合评价。3.评审小组应按照规定的程序进行评标、谈判、询价等工作，确定成交供应商。(三)评审记录1.评审小组应做好评审记录，记录评审过程中的各项情况。2.评审记录应包括评审时间、地点、评审人员、评审内容、评审结果等内容，并由评审人员签字确认。(四)评审结果公示1.采购管理部门应将评审结果进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、采购方式、成交供应商名称、成交金额等内容。3.如供应商对评审结果有异议，可以在公示期内提出质疑，采购管理部门应及时进行处理。七、采购合同管理(一)合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应按照采购文件和成交供应商的投标文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的名称规格型号数量价格交货时间地点质量标准验收办法付款方式违约责任争议解决方式等条款。3.采购合同签订后，应报学校主管领导审批。(二)合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时跟踪采购合同的履行情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.采购管理部门应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，发现问题及时协调解决。(三)合同变更与终止1.如果采购合同需要变更，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同变更协议应报学校主管领导审批后实施。3.如果采购合同需要终止双方应协商一致，并签订书面终止协议明确终止的原因、时间、双方的权利和义务等内容。(四)合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告，并报采购管理部门备案。八、采购资金管理(一)资金预算1.财务部门应根据采购预算安排采购资金，并纳入学校年度预算管理。2.采购资金预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付方式等内容。(二)资金支付1.采购合同签订后，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行资金支付。2.资金支付前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付凭证的真实性、合法性和完整性。3.对于重大采购项目的资金支付，应实行集体决策和审批。(三)资金监督1.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，定期对采购资金的收支情况进行检查。2.审计部门应不定期对采购资金使用情况进行审计，确保采购资金使用的真实性、合法性和效益性。九、采购档案管理(一)档案收集1.采购管理部门应负责采购档案的收集、整理和归档工作。2.采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、评审记录、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。(二)档案整理1.采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.采购档案应编制目录，便于查阅和管理(三)档案保管1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.采购档案保管应符合安全、保密的要求，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。(四档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应按照学校档案管理规定办理查阅手续。2.查阅采购档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制档资料十、监督检查与责任追究(一)监督检查机制1.学校应建立健全采购