高校采购活动管理制度

PAGE高校采购活动管理制度一、总则（一）目的为了规范高校采购活动，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各级各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重提高资金使用效益，节约资源，降低成本。3.规范性原则：采购活动应当按照规定的程序和方法进行，确保采购过程规范、透明。4.监督性原则：采购活动应当接受学校内部监督和社会监督，确保采购行为合法合规。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：采购管理委员会由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表和学生代表等组成。2.职责：审议学校采购工作的重大政策和规章制度；审议学校年度采购计划；审议采购项目的采购方式、采购预算和采购合同等；监督采购活动的执行情况；协调处理采购活动中的重大问题。（二）采购部门1.组成：采购部门负责具体组织实施采购活动，配备专业的采购人员。2.职责：贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理制度；制定采购工作流程和操作规范；编制采购预算和采购计划；组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；签订采购合同并负责合同的履行和管理；建立采购档案，保存采购活动的相关资料；配合学校内部监督部门对采购活动进行监督检查。（三）需求部门1.职责：根据学校教学、科研和管理等工作需要，提出采购需求；参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定；协助采购部门进行采购项目的验收工作。（四）监督部门1.组成：监督部门由学校纪检监察部门、审计部门等组成。2.职责：监督采购活动是否符合国家法律法规和学校采购管理制度；对采购项目的采购过程、采购结果进行监督检查；受理对采购活动的投诉举报，依法依规进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应当根据学校年度工作计划和实际需要，编制采购项目预算。采购预算应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并明确采购资金来源。2.采购部门应当对需求部门提交的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。审核通过后的采购预算报采购管理委员会审议。3.采购管理委员会应当根据学校财力状况和事业发展需要，对采购预算进行审议，确定年度采购计划。年度采购计划应当明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容。（二）预算执行1.采购部门应当严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报采购管理委员会审批。2.需求部门应当配合采购部门做好采购预算的执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.财务部门应当按照采购合同约定，及时支付采购资金，确保采购资金的安全和有效使用。（三）预算监督1.监督部门应当对采购预算的编制、执行情况进行监督检查，确保采购预算的严格执行。2.采购部门应当定期向采购管理委员会报告采购预算的执行情况，接受采购管理委员会的监督。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购部门应当按照规定的程序组织公开招标采购活动，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。4.招标文件应当包括采购项目的技术规格、质量标准、采购预算、采购方式、评标标准、投标文件格式等内容。5.开标应当在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应当记录并存档。6.评标应当按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成,成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。7.定标应当根据评标委员会的评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应当按照规定的程序组织邀请招标采购活动，包括发布投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。4.投标邀请书应当包括采购项目的基本情况、采购方式、采购预算、投标人资格条件、投标文件格式等内容。5.开标、评标、定标等环节的要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应当按照规定的程序组织竞争性谈判采购活动，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。4.谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.谈判文件应当包括采购项目的技术规格、质量标准、采购预算、采购方式、谈判程序、成交标准等内容。6.采购部门应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。7.谈判应当在谈判文件规定的时间和地点进行，谈判过程应当记录并存档。8.谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应当按照规定的程序组织单一来源采购活动，包括成立采购小组、制定采购文件、确定供应商、签订采购合同等环节。4.采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.采购文件应当包括采购项目的技术规格、质量标准、采购预算、采购方式、成交标准等内容。6.采购部门应当与单一来源供应商进行协商，商定价格、条件和合同条款等内容，并签订采购合同。7.单一来源采购项目应当在采购活动结束后，将采购情况报采购管理委员会备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应当按照规定的程序组织询价采购活动，包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。4.询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.询价文件应当包括采购项目的技术规格、质量标准、采购预算、采购方式询价程序、成交标准等内容。6.采购部门应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。7.询价小组应当对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（六）采购程序1.采购申请：需求部门根据学校教学、科研和管理等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、采购资金来源、采购用途等内容，并提交相关证明材料,报采购部门审核。2.采购审批：采购部门对需求部门提交的采购申请表进行审核，审核通过后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据学校财力状况和事业发展需要，对采购申请进行审批，确定是否同意采购。3.采购实施：采购部门根据采购管理委员会的审批意见，按照规定的采购方式组织采购活动。采购活动应当严格按照采购文件规定的程序和要求进行，确保采购过程规范、透明。4.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。5.验收付款：采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收，验收合格后，采购部门按照采购合同约定办理付款手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应当在中标、成交供应商确定之日起三十日内与其签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当包括采购项目的基本情况、采购方式、采购预算、采购数量、采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购部门应当将采购合同副本送需求部门、财务部门和监督部门备案。（二）合同履行1.采购部门应当按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.供应商应当按照采购合同约定，按时交付货物或者提供服务，并保证货物的质量和服务的水平符合合同要求。3.需求部门应当配合采购部门做好采购合同的履行工作，及时验收采购项目，并反馈验收结果。4.财务部门应当按照采购合同约定，及时支付采购资金，确保采购资金的安全和有效使用。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或者一方严重违约等原因需要解除采购合同的，采购部门应当按照规定的程序办理相关手续，并承担相应的法律责任。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应当及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理。2.采购部门应当将合同纠纷的处理情况及时报采购管理委员会备案。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.对于大型或者复杂的采购项目，采购部门应当会同需求部门组织相关人员进行验收。验收人员应当包括采购部门代表、需求部门代表、技术专家、质量管理人员、财务人员等。（二）验收内容1.验收内容应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价金额、质量标准、技术性能、服务水平等方面。2.验收人员应当按照采购合同约定和相关标准规范，对采购项目进行逐一核对和检查，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.验收人员应当编制验收报告，验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结果等内容。2.验收报告编制完成后，验收人员应当签字确认，并报需求部门负责人审核。需求部门负责人审核通过后，报采购部门备案。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应当及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购预算、采购计划采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应当按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号、装订等工作，确保采购档案的完整、规范。（三）档案保管采购档案应当妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。采购档案可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，但应当确保电子档案的安全和可查阅性。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定的程序办理查阅手续。查阅人员应当遵守档案管理的规定，不得擅自涂改、销毁、转借采购档案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算的执行情况、采购方式的选择是否合规、采购程序是否规范、采购合同的签订和履行情况、采购验收情况等。2.监督部门可以采取查阅资料、实地检查、问卷调查、询问当事人等方式进行监督检查。对于发现的问题，应当及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）责任