高校招标采购内控制度

PAGE高校招标采购内控制度一、总则（一）目的为了加强高校招标采购内部控制，规范招标采购行为，提高资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项事业健康发展，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政管理等活动中进行的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求。2.公正性原则：招标采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，维护学校和供应商的合法权益。3.效益性原则：招标采购活动应当注重提高资金使用效益，节约资源。4.风险防控原则：加强招标采购全过程风险管理，有效防范和控制采购风险。（四）职责分工1.学校招标采购工作领导小组：负责领导和决策学校招标采购工作中的重大事项。2.招标采购管理部门：负责组织实施招标采购活动，制定和完善招标采购管理制度，协调处理招标采购工作中的有关问题。3.纪检监察部门：负责对招标采购活动进行监督检查，受理有关投诉举报，查处违法违纪行为。4.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。5.财务部门：负责审核采购项目预算，办理资金支付等财务手续。二、招标采购预算管理（一）预算编制1.使用部门根据教学、科研、行政管理等工作需要，提出年度采购项目需求，报招标采购管理部门汇总。2.招标采购管理部门会同财务部门等相关部门，对采购项目需求进行审核，结合学校财力状况，编制年度招标采购预算草案。3.年度招标采购预算草案经学校招标采购工作领导小组审议通过后，报学校预算管理部门，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.招标采购项目应当严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整预算的，应当按照学校预算调整的有关规定办理审批手续。（三）预算监督1.财务部门负责对招标采购预算执行情况进行监督检查，定期向学校招标采购工作领导小组报告预算执行情况。2.招标采购管理部门应当加强对采购项目执行情况的跟踪管理，确保采购项目按计划完成。三、招标采购计划管理（一）计划编制1.招标采购管理部门根据学校年度招标采购预算，结合工作实际，编制年度招标采购计划。2.年度招标采购计划应当明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间等内容。（二）计划审批1.年度招标采购计划报学校招标采购工作领导小组审批。2.经批准的招标采购计划应当严格执行，不得擅自变更。（三）计划调整1.因特殊情况需要调整招标采购计划的，应当提前向学校招标采购工作领导小组提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.经学校招标采购工作领导小组批准后，方可调整招标采购计划。四、招标采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上（含200万元）；工程采购项目单项合同估算价在400万元以上（含400万元）。3.采用公开招标方式采购的，应当按照国家有关规定发布招标公告，邀请潜在投标人投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，应当在采购活动开始前，将采购项目信息和唯一供应商名称等情况报学校招标采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书让其报价，由采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，应当成立询价小组，与供应商进行询价。询价小组由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。五、招标采购程序管理（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研、行政管理等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经使用部门负责人签字后，报招标采购管理部门。（二）采购审批1.招标采购管理部门对采购申请表进行审核，提出审核意见。2.采购项目金额在规定限额以下的，由招标采购管理部门负责人审批；采购项目金额超过规定限额的，报学校招标采购工作领导小组审批。（三）采购实施1.招标采购管理部门根据采购审批意见，组织实施采购活动。2.采用公开招标方式采购的，应当按照国家有关规定发布招标公告，邀请潜在投标人投标；采用邀请招标方式采购的，应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书；采用竞争性谈判方式采购的，应当成立谈判小组，与供应商进行谈判；采用单一来源采购方式采购的，应当在采购活动开始前，将采购项目信息和唯一供应商名称等情况报学校招标采购工作领导小组批准；采用询价方式采购的，应当成立询价小组，与供应商进行询价。（四）开标、评标、谈判、询价1.开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。2.评标由招标人依法组建的评标委员会负责。评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者根据招标人的授权直接确定中标人。评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。3.谈判小组应当按照谈判文件确定的谈判程序、谈判内容、谈判标准等要求，与供应商进行谈判。谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。谈判小组应当根据谈判文件和谈判情况，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。4.询价小组应当对供应商的报价进行评审，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价小组应当向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有被询价的未成交供应商进行。（五）中标、成交结果公示1.招标采购项目中标、成交结果应当在学校指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，对中标、成交结果有异议的，可以向招标采购管理部门提出质疑。招标采购管理部门应当及时处理质疑，并将处理结果告知质疑人。（六）合同签订1.中标、成交供应商确定后，招标采购管理部门应当及时与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。3.采购合同签订后，应当报学校招标采购管理部门备案。（七）验收1.采购项目完成后，请使用部门应当按照采购合同的约定，对采购项目进行验收。2.验收应当成立验收小组，验收小组由使用部门代表、技术专家等组成。验收小组应当按照采购合同的约定和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，方可办理付款手续；验收不合格的采购项目，应当按照采购合同的约定，要求供应商限期整改或者退换货物，直至验收合格。（八）付款1.财务部门应当按照采购合同的约定，及时办理采购项目的付款手续。2.付款时，应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、招标采购档案管理（一）档案收集1.招标采购管理部门负责收集、整理招标采购活动中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、发票等。2.档案管理人员应当对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，确保文件资料的完整性和规范性。（二）档案保管1.招标采购档案应当妥善保管，并按照国家有关规定进行归档和存储。2采用电子档案管理的，应当建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的安全、完整和可利用。（三）档案查阅1.本单位人员因工作需要查阅招标采购档案的，应当填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅招标采购档案的，应当持单位介绍信，经学校招标采购管理部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应当遵守档案管理部门的有关规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案。（四）档案销毁1.招标采购档案保管期限届满后，需要销毁的，应当按照国家有关规定进行鉴定和销毁。2.档案销毁应当编制销毁清册，经学校招标采购管理部门负责人批准后，由档案管理部门会同纪检监察部门等相关部门共同销毁，并在销毁清册上签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.纪检监察部门负责对招标采购活动进行全程监督检查，确保招标采购活动合法合规。2.招标采购管理部门应当定期对招标采购活动进行自查自纠，并向学校招标采购工作领导小组报告自查情况。3.财务部门应当加强对采购项目资金使用情况的监督检查，确保资金使用合法合规。（二）投诉举报处理1.学校设立招标采购投诉举报信箱和电话，接受师生员工对招标采购活动的投诉举报。2.对投诉举报事项，纪检监察部门应当及时受理，并进行调查核实。经查实的违法违纪行为，应当依法依规严肃处理。（三）责任追