高校工会采购制度

PAGE高校工会采购制度一、总则（一）目的为规范高校工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及学校有关规定，结合高校工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高校工会使用自有资金或接受捐赠资金进行的各类采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构高校工会设立采购工作领导小组，作为采购决策机构。领导小组由工会主席、副主席及相关部门负责人组成，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行机构高校工会指定专门的采购工作小组作为采购执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购工作小组应具备相应的专业知识和技能，成员包括采购工作人员、财务人员、技术人员等。其主要职责如下：1.编制采购计划：根据工会工作需要和预算安排，编制年度采购计划和具体采购项目的采购方案。2.组织采购活动：按照规定的采购方式和程序，组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订合同等。3.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、验收等工作，确保合同的顺利执行。4.采购文件归档：整理和归档采购过程中产生的各类文件资料，包括采购计划、采购公告、投标文件、评标报告、合同等，以备查阅和审计。（三）监督机构高校工会设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组由工会纪检委员、教职工代表等组成，负责监督采购程序的执行、采购过程的公正性、采购结果的合法性等，对发现的问题及时提出整改意见，并向上级主管部门报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购工作小组应根据工会年度工作计划和实际需求，结合学校预算编制要求，编制采购预算草案。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。2.采购预算草案经工会主席审核后，提交采购工作领导小组审议通过，并报学校财务部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照学校预算调整的相关规定办理审批手续，并及时通知相关部门和供应商。2.采购工作小组应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行进度进行检查和分析，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整在采购过程中，如遇下列情况之一，可对采购预算进行调整：1.因政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生较大变化的；2.因采购需求发生重大变化，需要增加或减少采购项目内容的；3.因其他不可抗力因素，影响采购项目正常实施的。采购预算调整应按照以下程序进行：1.采购工作小组提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容和金额，并提供相关证明材料；2.采购工作领导小组对预算调整申请进行审议，必要时可组织相关人员进行论证；3.预算调整申请经审议通过后，报学校财务部门审批；4.采购工作小组根据审批结果，及时调整采购预算，并通知相关部门和供应商。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式采购：1.采购项目达到学校规定的公开招标限额标准的；2.需要采购的货物、工程和服务具有通用性，且市场上有较多供应商可供选择的；3.采用公开招标方式采购能够保证采购质量，提高采购效率，降低采购成本的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.工会各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购项目的必要性和可行性后，签字批准并提交采购工作小组。3.采购工作小组对采购申请进行汇总和初审，审核采购项目是否符合采购预算、采购方式等要求。初审通过后，提交采购工作领导小组审议。4.采购工作领导小组对采购申请进行审议，做出是否批准采购的决定。如批准采购，下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和采购方式等。**（二）采购文件编制**采购工作小组根据采购任务通知书，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准等，确保采购活动能够顺利进行。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标的采购项目，采购工作小组应在学校指定的采购信息发布平台上发布采购公告（或投标邀请书），公告（或邀请书）应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购要求、报名时间、开标时间和地点等内容。2.采购信息发布后，采购工作小组应及时收集供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商，方可参加采购活动。（四）采购评审1.采购工作小组按照规定的采购方式和程序，组织开标、评标（或谈判、询价）等采购评审活动》。开标时应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息》。评标（或谈判、询价）过程中，采购工作小组应按照评标标准（或谈判文件、询价文件）对投标人的投标文件进行评审，评选出中标候选人（或成交供应商）》。2.采购评审过程应严格遵守法律法规和学校的相关规定，确保评审过程的公正性和透明度。采购工作小组应做好评审记录，包括评审时间、地点、评审人员名单》、评审过程、评审结果等内容，并由评审人员签字确认》。（五**）**采购结果公示与确认1.采购工作小组根据评审结果，确定中标人（或成交供应商），并在学校指定的采购信息发布平台上进行公示，公示期不得少于三个工作日》。公示内容应包括采购项目名称、中标人（或成交供应商）名称、中标金额（或成交金额）、评审情况等》。2.公示期间，如无异议，采购工作小组将中标结果报采购工作领导小组确认》。采购工作领导小组确认后，采购工作小组向中标人（或成交供应商）发出中标通知书（或成交通知书），并与中标人（或成交供应商）签订采购合同》。（六）采购合同签订与履行1.采购合同应按照采购文件和中标人（或成交供应商）的投标文件的约定签订，明确双方的权利和义务，包括货物的规格型号、数量、价格》、交货时间和地点、质量标准、售后服务等内容》。采购合同签订后，应报学校财务部门备案》。2.采购工作小组应加强对采购合同履行情况的监督，定期检查合同执行进度，确保中标人（或成交供应商）按照合同约定履行义务》。如发现中标人（或成交供应商）未履行合同约定的，应及时采取措施，要求其承担违约责任，并按照合同约定追究其法律责任》。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收》。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购货物》、工程和服务的质量、数量、规格型号等进行检查和核实》。验收合格的，验收人员应签署验收报告》。2.验收过程中，如发现采购货物》、工程和服务不符合合同约定的，采购工作小组应及时与中标人（或成交供应商）协商解决，要求其限期整改或退换货物》。如中标人（或成交供应商）拒绝整改或退换货物时，采购工作小组应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的法律措施》。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购工作小组应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在风险的环节和因素，包括采购预算风险》、采购方式风险》、供应商选择风险》、合同履行风险等》。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域》。（二）风险应对措施1.采购预算风险应对：加强采购预算管理，严格按照预算执行采购活动，定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题》。如遇预算调整情况，应按照规定程序办理审批手续，确保预算调整的合理性和合法性》。2.采购方式风险应对：根据采购项目的特点和需求，合理选择采购方式，严格按照规定的采购程序进行操作》。对于采用公开招标方式的采购项目，应确保招标公告的发布范围和时间符合要求，吸引足够数量的供应商参与投标》。对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，应严格审查供应商的资格条件，确保采购过程的公正性和透明度》。3.供应商选择风险应对：建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉》、业绩、产品质量、售后服务等方面进行综合评估》。在选择供应商时，应优先选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务》。同时，应加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行考核评价，如发现供应商存在问题，应及时采取措施，要求其整改或更换供应商》。4.合同履行风险应对：加强采购合同管理，严格按照合同约定履行义务，定期对合同执行情况进行检查和分析》。在合同签订过程中，应明确合同条款，确保合同的完整性和可操作性》。在合同履行过程中，如发现合同执行过程中存在问题，应及时与供应商协商解决，要求其承担违约责任》。如供应商拒绝履行合同义务，应及时采取法律措施，维护学校的合法权益》七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程中形成的各类文件资料，主要包括：1.采购计划、采购预算、采购申请与审批文件；2.采购文件（包括采购公告》、投标邀请书》、采购需求》、采购预算》、评标标准》、合同条款等）；3.供应商报名信息》、资格审查文件》、投标文件》、评标报告》；4.采购合同、补充协议、变更协议等；5.采购验收报告》、付款凭证等；6.其他与采购活动相关的文件资料》。（二）档案整理与归档**采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理和归档工作》。采购活动结束后，应及时收集》、整理采购过程中产生的各类文件资料，并按照档案管理的要求进行分类》、编号》、装订成册》归档保存》。采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性》。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案