高校伙食物资联合采购制度

PAGE高校伙食物资联合采购制度一、总则（一）目的为加强高校伙食物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保伙食物资质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各食堂、餐饮服务中心等涉及伙食物资采购的部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、安全卫生的伙食物资，保障师生饮食健康。3.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，通过联合采购等方式降低采购成本，提高经济效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立高校伙食物资联合采购领导小组（以下简称“领导小组”），由学校后勤管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人以及各食堂代表等组成。领导小组负责审议伙食物资联合采购的重大事项，制定采购政策和策略，监督采购过程。（二）采购执行机构设立高校伙食物资联合采购办公室（以下简称“采购办”），作为采购执行机构。采购办负责具体组织实施伙食物资联合采购工作，包括制定采购计划、发布采购信息、组织招标评标、签订采购合同等。采购办应配备专业的采购人员，明确各人员的职责分工。（三）相关部门职责1.后勤管理部门：负责牵头组织伙食物资联合采购工作，协调各部门之间的关系，监督采购合同的执行情况。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。4.各食堂：负责提供伙食物资需求信息，参与采购过程，配合采购办做好物资验收等工作。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.各食堂应根据师生就餐人数、季节变化、菜品供应等情况，定期编制伙食物资需求计划，并报送采购办。2.采购办汇总各食堂需求计划后，结合库存情况，制定年度、季度和月度伙食物资联合采购计划。采购计划应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等。（二）采购预算编制1.采购办根据采购计划，编制伙食物资联合采购预算，报财务部门审核。2.财务部门应结合学校经费情况，对采购预算进行审核，确保预算合理可行。采购预算应明确采购资金的来源、金额、支付方式等。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购办应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品质量检验报告等。2.供应商应向采购办提交准入申请，提供相关资质证明文件。采购办对供应商进行资格审查，符合要求的纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购办定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价方式可包括实地考察访问、师生满意度调查、质量抽检等。2.根据评价和考核结果，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商信息管理采购办应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、采购合同执行情况、评价考核结果等。供应商信息档案应及时更新，确保信息准确完整。五、采购方式选择（一）公开招标1.对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的伙食物资采购项目，应采用公开招标方式。2.采购办应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的伙食物资采购项目，可采用邀请招标方式。2.采购办应从供应商名录中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的伙食物资采购项目，可采用竞争性谈判方式。2.采购办应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的伙食物资采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办应组织相关部门和专家进行论证，确定单一来源采购供应商，并签订采购合同。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的伙食物资采购项目，可采用询价方式。2.采购办应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购程序（一）采购申请各食堂根据伙食物资需求计划，填写采购申请表，详细说明采购物资的品种、规格、数量、质量要求、采购时间等，报采购办。（二）采购审批采购办对采购申请表进行审核，报采购决策机构审批。采购决策机构根据采购金额、采购方式等情况进行审批，同意后下达采购任务。（三）采购实施1.采购办根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织实施采购。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购办应发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标评标定标，发布中标公告，签订采购合同，并将采购合同副本送财务部门备案。3.采用竞争性谈判、单一来源采购方式采购的，采购办应成立谈判小组或采购小组，与供应商进行谈判或协商，确定成交供应商，签订采购合同，并将采购合同副本送财务部门备案。4.采用询价采购方式的，采购办应向供应商发出询价通知书，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商，签订采购合同，并将采购合同副本送财务部门备案。（四）物资验收1.采购物资到货后，采购办应及时组织各食堂等相关部门进行验收。验收人员应按照采购合同要求，对物资的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对。2.验收合格的物资，验收人员应签署验收报告；验收不合格的物资，采购办应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（五）货款支付1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购办提交的付款申请，办理货款支付手续。2.货款支付应严格按照合同约定的支付方式和时间进行，确保资金安全。七、采购合同管理（一）合同签订采购办应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行采购办和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购办应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需变更合同条款，采购办应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采购合同，采购办应按照合同约定和相关法律法规办理解除手续，并承担相应的责任。（四）合同档案管理采购办应建立采购合同档案，妥善保管采购合同文本、变更协议、验收报告、付款凭证等相关资料。采购合同档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订、归档，便于查阅和管理。八、采购监督与审计（一）内部监督1.学校审计部门应定期对伙食物资联合采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的履行情况等。2.学校纪检监察部门应加强对伙食物资联合采购活动的纪律监督，严肃查处采购