香港采购制度

PAGE香港采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范香港地区公司/组织的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，满足公司/组织运营和发展的需求，同时保障采购过程的公平、公正、公开，维护公司/组织的利益。（二）适用范围本制度适用于香港地区公司/组织内部所有涉及采购活动的部门、人员以及相关采购项目，涵盖各类物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守香港特别行政区及国家相关法律法规，确保采购行为合法有效。2.合规性原则：遵循公司/组织内部制定的各项规章制度，确保采购流程规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金的使用效益。4.公正性原则：采购过程应公平对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。5.公开性原则：除涉及商业秘密等特殊情况外，采购信息应尽量公开透明接受监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构设立采购决策委员会，由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门采购部门作为采购制度的具体执行机构，负责采购项目的具体实施，包括采购计划编制、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作的顺利开展。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并协助采购部门进行供应商选择和采购合同的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购款项的支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险防控建议。3.法务部门：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律意见和风险防范措施，处理采购过程中的法律纠纷和问题。三、采购流程（一）采购需求提出与审批1.需求提出：需求部门根据公司/组织的业务需求和工作计划，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门审核：需求部门负责人对采购申请表进行审核，重点审查需求的合理性、必要性以及与预算的匹配性。审核通过后，将申请表提交至采购部门。3.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步评估，包括采购金额、采购方式、市场供应情况等。对于重大采购项目，需提交采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据项目情况进行审议，做出批准或不批准的决定。（二）采购计划制定1.采购计划编制：采购部门根据批准的采购申请表，结合市场供应情况和公司/组织的库存状况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间安排、采购预算等信息。采购计划应具有一定的前瞻性和灵活性，以应对市场变化和突发需求。2.计划审核与调整：采购计划编制完成后，提交至采购部门负责人审核。采购部门负责人对采购计划的合理性、可行性进行审核，确保采购计划与公司/组织的整体战略和业务需求相符合。如发现采购计划存在问题或不合理之处，应及时与需求部门沟通，进行调整和完善。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立供应商信息库。供应商信息库应包含供应商的基本信息、经营范围、产品或服务质量、价格水平、交货期、售后服务等内容。2.供应商筛选与评估：采购部门根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、样品检测、参考以往合作记录等多种形式相结合。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。在选择供应商时，应综合考虑供应商的综合实力、产品或服务质量、价格水平、交货期等因素，确保选择的供应商能够满足公司/组织的采购需求，并具有良好的合作潜力。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式，确保供应商选择过程的公平、公正、公开。4.供应商管理：采购部门与选定的供应商签订采购合同，并建立供应商档案。在合同执行过程中，采购部门应定期对供应商进行跟踪和评估，及时了解供应商的供货情况和服务质量。对于表现优秀的供应商，可给予一定的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或终止合作。同时，采购部门应定期对供应商信息库进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（四）采购合同签订与执行1.采购合同起草：采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规的要求，语言严谨规范，避免出现模糊不清或歧义的条款。2.合同审核与签订：采购合同起草完成后，提交至法务部门和财务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性，确保合同不存在法律风险；财务部门重点审核合同的付款方式、结算条款等，确保公司/组织的资金安全。审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司/组织公章或合同专用章。3.采购合同执行：采购合同签订后，采购部门应按照合同约定及时跟进采购项目的执行情况。采购部门应与供应商保持密切沟通，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资或服务。在采购过程中，如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施进行处理，维护公司/组织的合法权益。同时，采购部门应定期对采购合同的执行情况进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施。（五）采购验收与付款1.采购验收：采购物资或服务交付后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。如发现验收不合格的情况，需求部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决办法，如换货、退货、补货等。2.付款申请与审核：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门审核。付款申请单应明确采购项目的名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。财务部门收到付款申请单后，对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，可以按照合同约定的付款方式进行付款。3.付款执行：财务部门根据审核通过的付款申请单，办理付款手续。付款方式可根据合同约定采用支票、电汇、转账等方式进行支付。在付款过程中，财务部门应严格遵守财务管理制度和相关法律法规的要求，确保付款安全、准确、及时。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标方式，可以吸引众多潜在供应商参与投标，提高采购的透明度和竞争性，确保采购到优质、低价的物资或服务产品。2.招标程序：招标公告发布：采购部门在香港地区指定的媒体或网站上发布招标公告，公告应明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。投标人报名：潜在供应商按照招标公告的要求进行报名，并提交相关证明材料。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。招标文件发售：采购部门向符合条件的投标人发售招标文件。招标文件应包含招标项目的详细要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。开标与评标：采购部门组织开标会议，公开开标。开标后，由评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人名单。中标公示与合同签订：采购部门对中标候选人进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，可以与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：邀请供应商：采购部门根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出邀请招标通知书，并提供招标文件。投标与评标：被邀请的供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标会议，公开开标。开标后，由评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人名单。中标公示与合同签订：采购部门对中标候选人进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，可以与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：成立谈判小组：采购部门组织成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上的单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购部门根据采购项目的需求，制定谈判文件。谈判文件应明确谈判项目的名称、内容要求、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请供应商：采购部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。被邀请的供应商应按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。谈判与评审：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件进行澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组按照评定成交的标准进行评审，确定成交供应商名单。成交公示与合同签订：采购部门对成交供应商进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，可以与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：申请与审批：采购部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、内容、理由、拟采购供应商等信息，并提交至采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据项目情况进行审议，做出批准或不批准的决定。签订采购合同：采购部门与批准的单一来源供应商签订采购合同。在签订合同前，采购部门应按照本制度的要求对采购合同进行审核和签订。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：选择供应商：采购部门从供应商信息库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出询价通知书。供应商报价：被邀请的供应商按照询价通知书的要求进行报价，并在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包含物资的名称、规格、数量、价格、交货期等信息。评审与确定成交供应商：采购部门对供应商的报价文件进行评审，比较各供应商的报价和其他条件，选择报价合理、条件优越的供应商作为成交供应商。成交公示与合同签订：采购部门对成交供应商进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，可以与成交供应商签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购风险识别：采购部门会同相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.风险评估：对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对措施的制定提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应情况等信息，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场风险对采购成本和供应的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和审查，及时发现和解决供应商存在的问题。与供应商签订详细明确的合同条款，明确双方的权利和义务，约束供应商的行为。同时，建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采购供应的连续性。3.合同风险应对：加强合同管理，严格按照法律法规和公司/组织的合同管理制度签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。在合同签订前，由法务部门对合同进行审核，确保合同的合法性、合规性。同时，加强对合同条款的培训和宣传，提高采购人员和需求部门人员的合同意识，避免因合同条款不清或执行不当引发的风险。4.质量风险应对：加强采购物资的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。在采购过程中，加强对采购物资的检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收。对于验收不合格的物资，及时与供应商协商解决办法，确保采购物资的质量符合要求。5.付款风险应对：加强付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。在付款前，由财务部门对采购合同的执行情况、验收报告等进行审核，确保付款依据充分、准确。同时，加