非政府采购制度

PAGE非政府采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非政府采购行为，加强对非政府采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，维护公司/组织的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内除纳入政府采购范围以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：非政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有潜在供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购过程和结果的透明度，接受公司/组织内部和社会的监督。4.效益原则：在满足公司/组织需求的前提下，注重采购资金的使用效益，降低采购成本，提高采购质量。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立采购决策小组，负责对重大采购项目进行决策。采购决策小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购计划和采购预算。2.审批采购项目的采购方式、采购文件等重要事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.与供应商进行沟通、协调，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。（三）监督管理部门公司/组织内部的审计、监察等部门负责对非政府采购活动进行监督管理。其职责包括：1.对采购活动的合法性、合规性进行监督检查。2.审查采购项目的采购文件、采购合同等。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门根据工作需要，提前向采购执行部门提交采购需求申请。采购需求申请应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购需求申请进行汇总、审核，结合公司/组织的发展规划和资金状况，编制年度采购计划。年度采购计划应报采购决策小组审议通过。3.采购执行部门根据年度采购计划，分解制定季度和月度采购计划，并组织实施。（二）采购预算管理1.采购预算由财务部门会同采购执行部门共同编制。采购预算应根据采购计划，结合市场价格行情，合理确定采购项目的预算金额。2.采购预算经公司/组织管理层审批后，纳入公司/组织年度预算管理。采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。3.因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司/组织的预算调整程序进行审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到[X]万元以上的。工程采购项目单项采购金额达到[X]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[X]家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购执行部门代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[X]。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和谈判标准进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关部门和专家进行论证，并报采购决策小组批准。采购执行部门应与供应商就采购价格、采购数量、采购期限等内容进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于[X]家的供应商发出询价单。询价单应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、报价要求等内容。供应商应在规定的时间内报价，采购执行部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。五、采购文件编制与管理（一）采购文件内容采购文件应根据采购项目的特点和采购方式编制，一般应包括以下内容：1.采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术要求等。2.采购方式及采购程序。3.供应商资格条件。4.采购文件的获取方式、获取时间及地点。5.投标（响应）文件的编制要求、格式及内容。6.投标（响应）截止时间、开标（谈判、询价）时间及地点。7.评标（谈判、询价）标准及方法。8.采购合同的主要条款。9.其他需要说明的事项。（二）采购文件编制要求1.采购文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，不得含有歧义性或倾向性条款。2.采购文件中的技术要求应符合国家相关标准和行业规范，不得指定特定的品牌或供应商。3.采购文件中的评标（谈判、询价）标准应客观、公正、合理，能够体现采购项目的需求和特点。（三）采购文件发放与签收1.采购执行部门应按照规定的时间和方式向潜在供应商发放采购文件。采购文件可以通过现场领取、邮寄、电子邮件等方式发放。2.潜在供应商应在规定的时间内签收采购文件，并确认收到采购文件的内容和数量。采购执行部门应做好采购文件发放和签收的记录工作。（四）采购文件修改与补充1.在采购文件发出后，如有需要对采购文件进行修改或补充的，采购执行部门应及时以书面形式通知所有已获取采购文件的潜在供应商。2.采购文件的修改或补充内容作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。潜在供应商应按照修改或补充后的采购文件要求编制投标（响应）文件。六、采购活动实施（一）招标采购1.采用公开招标或邀请招标方式采购的，采购执行部门应按照招标公告或投标邀请书规定的时间、地点组织开标。开标应邀请所有投标人参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。3.开标过程应记录在案，并存档备查。开标记录应包括开标时间、开标地点、投标人名称、投标价格、投标文件的密封情况等内容。4.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购执行部门代表和有关专家共[X]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[X]。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，确定中标候选人名单。（二）竞争性谈判采购1.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和谈判标准进行谈判。2.谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件中的有关内容进行澄清或说明，但不得改变谈判文件的实质性内容。供应商应按照谈判小组的要求进行澄清或说明。3.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价。谈判小组应根据供应商的最后报价情况，按照谈判文件规定的成交标准，确定成交供应商。（三）单一来源采购1.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关部门和专家进行论证，并报采购决策小组批准。采购执行部门应与供应商就采购价格、采购数量、采购期限等内容进行协商，签订采购合同。2.单一来源采购过程中，如涉及重大事项或金额较大的采购项目，采购执行部门应将采购情况向公司/组织内部进行公示，接受监督。（四）询价采购1.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于[X]家的供应商发出询价单。供应商应在规定的时间内报价，采购执行部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。2.询价过程中，采购执行部门可以要求供应商对报价进行澄清或说明，但不得改变询价单的实质性内容。供应商应按照采购执行部门的要求进行澄清或说明。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应采用书面形式，由采购执行部门和成交供应商双方签字（盖章）后生效。采购合同一式多份，分别由采购执行部门、成交供应商、财务部门等留存。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同的约定，及时向成交供应商支付货款。成交供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量履行交货义务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行部门应及时与成交供应商协商，并签订相关协议。合同变更、解除等协议应作为采购合同的组成部分，与采购合同具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合采购合同的约定。2.验收合格的，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收时间、验收人员、验收结论等内容。验收不合格的，采购执行部门应要求成交供应商限期整改或重新提供货物、服务，直至验收合格。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行部门应将采购合同及相关文件资料进行整理归档，妥善保管。采购合同归档资料应包括采购合同文本、采购文件、投标（响应）文件、验收报告、付款凭证等。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部的审计、监察等部门应定期对非政府采购活动进行监督检查。监督检查内容包括采购活动的合法性、合规性、采购文件的编制与管理、采购合同的签订与履行等情况。2.审计、监察等部门在监督检查过程中，有权查阅、复制采购活动的相关文件资料，询问相关人员，对发现的问题及时提出整改意见，并督促采购执行部门进行整改。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向采购执行部门提出投诉。采购执行部门应在收到投诉后及时进行调查处理，并将处理结果告知投诉供应商。2.对于投诉事项，采购执行部门应认真核实情况，如投诉事项属实，应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。如投诉事项不属实，应向投诉供应商说明情况，消除误解。九、法律责任（一）供应商法律责任1.供应商在采购活动中如有下列行为之一的，应承担相应的法律责任：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。……（此处可根据实际情况列举更多供应商违法行为）2.供应商违反法律法规及本制度规定的，采购执行部门有权取消其成交资格，并依法追究其法律责任。给公司/组织造成