非工程建设采购制度

PAGE非工程建设采购制度一、总则（一）目的为规范公司非工程建设采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非工程建设项目的采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应尽量公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司指定[采购部门名称]作为采购执行部门，负责具体的采购操作。其职责包括：1.根据公司需求，制定采购计划和预算。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购订单的下达、跟踪和执行。4.协调处理采购过程中的问题，确保采购任务按时完成。5.建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门进行采购工作。其职责包括：1.根据业务需要，准确填写采购申请单。2.参与供应商选择和采购谈判。3.对采购物品或服务进行验收。（四）监督部门公司内部审计、监察等部门作为监督部门，负责对采购活动进行监督检查。其职责包括：1.审查采购制度的执行情况。2.监督采购过程的合法性、合规性和公正性。3.对采购项目进行审计，检查采购成本、质量等情况。4.受理采购活动中的投诉和举报，调查处理违规行为。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请单。采购申请单应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.采购申请单经需求部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请单后，对其进行初步审核。审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。2.对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购执行部门应将采购申请单提交至采购决策委员会审批。3.采购审批通过后，采购执行部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并邀请其参与报价。2.供应商评估采购执行部门对参与报价的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。可以采用实地考察、查阅供应商资料、参考其他客户评价等方式进行评估。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购执行部门选择合适的供应商，并与其进行采购谈判。采购谈判应明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判达成一致后，双方签订采购合同。4.供应商管理采购执行部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。定期对供应商进行绩效评估，评估结果作为供应商后续合作的依据。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同由采购执行部门负责人签字，并加盖公司公章或合同专用章。（五）采购订单下达1.采购合同签订后，采购执行部门根据合同要求下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等。2.采购订单下达后，应及时通知供应商，并跟踪订单执行情况。（六）采购验收1.采购物品或服务到货前，采购执行部门应通知需求部门准备验收。2.需求部门按照采购合同和相关标准对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据之一。4.如验收不合格，需求部门应及时通知采购执行部门与供应商协商解决。协商不成的，可按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应包括采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。2.付款申请单经采购执行部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括合同执行情况、发票是否齐全、付款金额是否准确等。4.审核通过后，财务部门按照公司财务制度和合同约定支付采购款项。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收投标文件，对投标文件进行初步审查。组织开标、评标活动，确定中标供应商。发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标失败、采购时间紧迫、采购项目技术复杂且有特殊要求等情况，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购执行部门、需求部门、技术专家等组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等。邀请符合条件的供应商参与谈判。组织谈判活动，与供应商进行谈判，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购物品规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。收集供应商报价，进行比较分析。选择报价合理、符合要求的供应商，与其签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行部门填写单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由。经采购决策委员会审批通过后，与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险应对加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细的采购合同，明确违约责任。定期对供应商进行评估和监督，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收工作。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、质量认证证书等。对采购物品或服务进行定期抽检，发现质量问题及时与供应商协商解决。3.价格风险应对建立价格监测机制，关注市场价格动态，定期收集和分析价格信息。在采购谈判中，争取合理的价格条款，如价格调整机制、价格优惠政策等。对于价格波动较大的采购项目，可以采用套期保值等方式进行价格风险管理。4.法律法规风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高其法律意识和合规能力。在采购活动中，严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。定期对采购制度和流程进行审查和更新，及时发现和纠正不符合法律法规的地方。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购执行部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.通过多种渠道收集信息，如网络搜索、行业期刊、供应商推荐、市场调研等。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采