院内谈判采购制度

PAGE院内谈判采购制度一、总则（一）目的为规范我院内谈判采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规及行业标准，结合我院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我院内部各部门、科室涉及的物资、服务等各类采购项目，采用谈判采购方式进行的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应平等对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购程序和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，优化采购方案，实现资源的合理配置。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，共同维护良好的采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立院内采购领导小组，由院领导及相关职能部门负责人组成。负责审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关科室负责具体的采购执行工作。其职责包括：1.制定采购计划，明确采购需求，根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式。2.组织实施谈判采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织谈判、拟定合同条款等。3.对供应商进行资格审查和信用评估，建立供应商档案，确保供应商的合法性和可靠性。4.协调采购过程中的各方关系，处理采购过程中的争议和问题。5.负责采购文件的编制、归档和保管，做好采购项目的总结和评估工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。积极配合采购执行部门开展采购工作，参与采购谈判，提供技术支持和业务指导，对采购项目的验收工作负责。（四）监督部门设立独立的内部监督部门，负责对采购活动进行全程监督。审查采购项目的合规性，监督采购程序的执行情况，检查采购文件和合同的合法性、完整性，受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理，确保采购活动依法依规进行。三、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于重大采购项目或预算金额较大的项目，提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据项目情况进行审议，做出批准或不批准的决定。批准后的采购申请进入采购实施阶段。（三）采购准备1.制定采购文件：采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制谈判采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评审标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。2.发布采购信息：通过院内公告栏、内部网站等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与谈判。采购信息应明确采购项目的基本情况、报名时间、谈判时间和地点等要求。3.供应商资格审查：对报名参与谈判的供应商进行资格审查，核实供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等相关证明材料，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。（四）谈判1.组建谈判小组：采购执行部门根据采购项目的性质和特点，组建谈判小组。谈判小组由采购执行部门代表、需求部门代表、技术专家、法律专家等组成，成员人数一般为三人以上单数。谈判小组成员应具备相关专业知识和经验，熟悉采购项目的技术要求和市场情况。2.组织谈判会议：谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、商务条款、价格、交货期、售后服务等内容进行沟通和协商。谈判过程中，应遵循公平公正、诚实守信的原则，充分听取供应商的意见和建议，确保谈判结果符合我院利益和要求。3.谈判记录：谈判过程中应做好谈判记录，详细记录谈判双方的发言内容、讨论情况、达成的共识等信息。谈判记录应由谈判小组成员签字确认，作为采购文件的重要组成部分。（五）评审与确定成交供应商1.评审标准制定：谈判小组根据采购项目的特点和要求，制定评审标准。评审标准应包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面的内容，明确各项评审因素的权重和评分细则。2.供应商报价：供应商在谈判结束后，应根据谈判情况提交最终报价。谈判小组对供应商的报价进行评审，综合考虑技术方案、商务条款、售后服务等因素，按照评审标准进行打分。3.确定成交供应商：谈判小组根据评审得分情况，推荐成交候选人。采购执行部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商。对于重大采购项目，采购执行部门应将成交供应商的推荐意见报采购领导小组批准。（六）合同签订采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。合同签订后，应及时将合同副本送需求部门、监督部门等相关部门备案。（七）采购验收1.验收准备：需求部门在采购项目到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收程序和验收人员等内容。验收人员应包括需求部门代表、技术专家等，确保验收工作的专业性和公正性。2.实施验收：采购项目到货后，需求部门按照验收方案组织验收。验收过程中，应严格按照采购合同和相关标准进行检查，核实采购项目的数量、规格、质量等是否符合要求。对于技术复杂的采购项目，可以邀请第三方专业机构进行验收。3.验收报告：验收结束后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，作为采购项目结算和付款的依据。（八）采购付款1.付款申请：成交供应商按照采购合同约定完成交货并通过验收后，向采购执行部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式等内容，并附上相关证明材料，如发票、验收报告等。2.付款审核：采购执行部门对付款申请进行审核，核实采购合同的履行情况、验收结果、发票真实性等内容。审核通过后，报财务部门办理付款手续。3.财务付款：财务部门根据采购执行部门的审核意见，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款业务。付款过程中，应严格遵守财务管理制度和相关法律法规，确保付款安全、准确。四、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：包括供应商资质不符、信誉不佳、供应能力不足、价格欺诈、售后服务不到位等风险。2.采购流程风险：如采购申请不合理、审批环节不严格、采购文件编制不规范、谈判过程不公正、合同签订不严谨、验收环节走过场等风险。3.法律法规风险：采购活动可能违反国家法律法规及相关政策要求，导致法律纠纷和行政处罚等风险。4.廉政风险：采购过程中可能存在采购人员与供应商勾结、收受回扣、谋取私利等廉政问题，影响采购活动的公正性和合法性。（二）风险评估建立风险评估机制，定期对采购活动中的风险进行评估。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行分级，确定风险等级。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。（三）风险应对1.供应商管理：加强对供应商的资格审查和信用评估，建立供应商准入和退出机制。与供应商签订诚信协议，明确双方的权利和义务，加强对供应商的监督和管理。2.完善采购流程：优化采购流程，明确各环节的职责和操作规范，加强采购文件的审核和管理，确保采购文件的合法性和完整性。加强谈判过程的监督，保证谈判结果的公平公正。严格合同签订和履行管理,加强验收环节的把关，确保采购项目质量。3.法律法规培训：定期组织采购人员参加法律法规培训，提高采购人员的法律意识和合规意识。在采购活动中，严格遵守法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。4.廉政建设：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁自律意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全过程监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。五、监督与考核（一）监督检查1.监督部门定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制和审批情况、合同签订和履行情况、验收工作的开展情况等。2.建立采购项目跟踪机制，对采购项目的实施进度、质量、成本等情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。3.加强对采购信息公开情况的监督，确保采购信息及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会监督。（二）投诉处理设立投诉举报渠道，受理有关采购活动的投诉举报。对投诉举报事项进行认真调查核实，根据调查结果依法依规做出处理决定，并及时将处理结果反馈给投诉举报人。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购执行部门、需求部门等相关部门的采