采购市场走访调查制度

PAGE采购市场走访调查制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，深入了解采购市场动态，确保采购活动的科学性、合理性和有效性，提高公司经济效益，特制定本采购市场走访调查制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.真实性原则：走访调查所获取的信息应真实、准确、客观，不得虚报、瞒报或夸大事实。2.全面性原则：涵盖采购市场的各个方面，包括供应商情况、产品价格、质量、技术水平、市场趋势等，确保信息全面、完整。3.及时性原则：及时跟踪市场变化，定期或不定期进行走访调查，使公司能够及时掌握最新市场动态，为采购决策提供依据。4.保密性原则：参与走访调查的人员应对所获取的商业秘密、供应商信息等予以保密，不得泄露给无关人员。二、走访调查职责分工（一）采购部门1.负责制定采购市场走访调查计划，并组织实施。2.具体开展对供应商的实地走访、市场调研等工作，收集相关信息。3.对走访调查所获取的信息进行整理、分析和总结，形成调查报告，为采购决策提供参考。（二）质量部门1.参与涉及产品质量相关的走访调查工作，对供应商的质量管理体系、产品质量标准等进行评估。2.协助采购部门分析产品质量与采购成本之间的关系，为采购决策提供质量方面的专业意见。（三）财务部门1.提供采购成本分析方面的支持，协助采购部门评估采购价格的合理性。2.参与涉及采购资金预算、成本核算等相关的走访调查工作，从财务角度提出建议。（四）其他相关部门根据采购项目的具体需求，配合采购部门开展走访调查工作，提供相关专业知识和信息。三、走访调查计划制定（一）计划制定依据1.公司年度采购计划和业务发展需求。2.市场动态变化，如新产品推出、价格波动、供应商调整等。3.以往采购项目中出现的问题及改进需求。（二）计划内容1.走访调查对象：明确拟走访的供应商、市场调研机构、行业展会等。2.走访调查时间：确定具体的走访调查日期和时间段，确保调查工作有序进行。3.走访调查人员安排：指定参与走访调查的人员，明确其职责和分工。4.走访调查内容：供应商基本情况，包括企业规模、生产能力、技术水平、质量管理体系等。产品信息，如产品规格、型号、质量标准、价格、交货期等。市场竞争情况，了解同类产品的市场份额、价格走势、技术发展趋势等。行业政策法规及标准变化对采购的影响。5.走访调查方式：实地考察供应商生产基地、办公场所等。与供应商进行面对面交流、座谈，获取第一手信息。参加行业展会、研讨会，收集行业最新资讯。查阅相关市场报告、统计数据等资料。6.预期成果：明确通过走访调查希望达到的目标，如筛选出优质供应商、掌握合理采购价格区间、了解市场发展趋势等。（三）计划审批采购市场走访调查计划需报公司主管领导审批后实施。审批通过后，采购部门应严格按照计划开展走访调查工作，确保计划的有效执行。四、走访调查实施（一）准备工作1.走访调查人员应熟悉采购项目的需求和要求，明确走访调查的重点内容。2.收集与走访调查对象相关的基础资料，如供应商简介、产品目录、市场调研报告等，以便在走访过程中有针对性地进行沟通和了解。3.准备好走访调查所需的工具和材料，如调查问卷、笔记本、相机、录音设备等（如需）。（二）实地走访供应商1.提前与供应商预约走访时间，确保走访工作顺利进行。2.实地查看供应商的生产设施、工艺流程、质量控制环节等，了解其生产能力和产品质量保障情况。3.与供应商的管理人员、技术人员、销售人员等进行交流沟通，询问产品价格构成、成本控制措施；了解其技术研发能力和新产品开发计划；探讨交货期保障措施及售后服务承诺等。4.观察供应商的现场管理情况，包括生产现场的整洁程度、物料摆放、人员操作规范等，评估其管理水平。（三）市场调研1.参加行业展会、研讨会等活动，收集各类产品样本、宣传资料，与参展商、行业专家进行交流，获取行业最新动态和市场信息。2.查阅专业的市场研究报告、行业期刊、统计数据等资料，了解市场规模、增长趋势、竞争格局等宏观信息。3.与市场调研机构合作，委托其开展针对性的市场调研项目，获取更深入、专业的市场分析报告。（四）信息收集与记录1.走访调查人员应认真记录走访过程中获取的各类信息，包括供应商的介绍、交流沟通的内容、现场观察的情况等。记录要详细、准确、清晰，确保信息的完整性。2.对于重要信息，可以采用拍照、录音、复印相关文件等方式进行留存，以便后续查阅和分析。3.及时填写走访调查问卷，对供应商的各项情况进行量化评估，为后续的供应商评价和采购决策提供数据支持。五、走访调查数据分析与报告撰写（一）数据分析1.采购部门对走访调查收集到的信息进行整理和分类，运用数据分析方法，如对比分析、趋势分析、相关性分析等，深入挖掘信息背后的规律和潜在问题。2.分析不同供应商在产品质量、价格、交货期、服务等方面的优势和劣势，评估其综合实力。3.结合市场调研数据，分析市场动态变化对公司采购业务的影响，预测未来市场发展趋势。（二）报告撰写1.采购部门根据数据分析结果，撰写采购市场走访调查报告。报告应内容完整、逻辑清晰、结论明确，包括引言、走访调查目的、调查方法、调查结果、分析与建议等部分。2.在报告中详细阐述走访调查的过程和所获取的主要信息，对供应商情况、市场竞争态势、产品价格走势等进行具体描述。3.针对走访调查中发现的问题和潜在风险，提出相应的采购策略和建议，如供应商选择建议、采购价格调整建议、采购合同条款优化建议等。（三）报告审核与发布1.采购市场走访调查报告完成后，先由采购部门负责人进行审核，确保报告内容准确、分析合理、建议可行。2.审核通过后的报告提交给公司主管领导审批，经领导批准后，在公司内部进行发布，供相关部门参考使用。六、供应商评价与采购决策（一）供应商评价1.采购部门根据走访调查结果和日常采购业务情况，对供应商进行综合评价。评价指标包括但不限于产品质量、价格、交货期、服务水平、企业信誉等。2.建立供应商评价体系，设定各项评价指标的权重，通过量化打分的方式对供应商进行全面、客观的评价。3.根据供应商评价结果，将供应商分为不同等级，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等，为后续的采购决策提供依据。（二）采购决策1.在进行采购决策时，优先选择评价等级高的优秀供应商。对于重要物资和关键采购项目，应从多个优秀供应商中进行综合比较，选择最符合公司需求和利益的供应商。2.参考走访调查所掌握的市场价格信息和供应商报价，合理确定采购价格。在保证产品质量和服务水平的前提下，争取获得更有利的采购条件，降低采购成本。3.根据市场发展趋势和公司业务需求，结合走访调查结果，制定合理的采购计划和策略，如采购时机选择、采购数量确定、采购合同条款谈判等。七、跟踪与反馈（一）采购执行跟踪1.在采购合同执行过程中，采购部门应跟踪供应商的交货情况、产品质量等，确保供应商按照合同约定履行义务。2.如发现供应商出现交货延迟、产品质量问题等异常情况，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题，并记录相关情况。（二）效果评估与反馈1.采购项目完成后，采购部门应对采购效果进行评估，对比采购目标与实际执行情况，分析采购过程中存在的问题和不足之处。2.将采购效果评估结果反馈给相关部门和人员，总结经验教训，提出改进措施和建议，为今后的采购工作提供参考。3.根据反馈意见和改进建议，对采购市场走访调查制度进行适时调整和完善，不断提高采购管理水平。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立监督小组，负责对采购市场走访调查工作进行监督检查。监督小组由采购部门、审计部门、纪检部门等相关人员组成。2.监督小组定期对走访调查计划的执行情况、信息收集与记录的真实性、报告撰写的规范性等进行检查，确保走访调查工作严格按照制度要求进行。3.对于违反本制度规定的行为，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关人员进行整改。（二）考核办法1.建立采购市场走访调查工作考核制度，对参与走访调查的人员进行考核评价。考核指标包括走访调查计划完成情况、信息收集质量、报告撰写水平、供应商评价准确性等。2.根据考核结果，对表现优秀的人员给予奖励，对未达到考核要求的人员进行批