采购市场询价制度

PAGE采购市场询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购市场询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等相关活动的询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：采购市场询价活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保询价过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保整个询价过程透明可查。4.效益原则：通过合理的询价流程，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。二、询价职责分工（一）采购部门1.负责制定询价计划，明确询价项目的需求、规格、数量等详细信息。2.组织实施询价活动，选择合适的询价渠道，向潜在供应商发送询价文件。3.收集、整理供应商的报价文件，进行初步分析和比较。4.与供应商进行商务谈判，根据询价结果和公司需求确定最终供应商。（二）需求部门1.提供准确、详细的采购需求，包括物资的技术规格、质量要求、服务标准等。2.协助采购部门对询价结果进行评估，提出意见和建议。3.参与与供应商的技术交流和商务谈判，确保采购的物资和服务符合实际工作需求。（三）财务部门1.参与询价文件的审核，对采购预算进行把关。2.协助评估供应商报价的合理性，从成本效益角度提供专业意见。3.负责对采购付款相关事宜进行审核和监督。（四）审计部门1.对采购市场询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合公司制度和法律法规要求。2.对询价结果进行审查，防止不正当利益输送和违规操作。三、询价流程（一）询价准备1.需求确认采购部门接到需求部门的采购申请后，与需求部门共同对采购需求进行详细确认，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。需求部门应提供相关技术文件、图纸等资料，确保采购需求准确无误。2.制定询价文件采购部门根据需求确认结果，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目名称、编号、询价范围、供应商应提供的报价文件格式及要求等。采购需求明细：详细列出采购物资或服务的规格、型号、数量、质量标准等技术要求。报价要求：规定报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价）、报价包含的费用明细等。交货条款：包括交货时间、地点、运输方式、包装要求等。售后服务条款：明确售后服务内容、期限、响应时间等要求。供应商资格要求：如营业执照经营范围、生产或经营资质、业绩证明、信誉状况等。3.确定询价供应商范围采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出符合资格要求的供应商作为询价对象。同时，也可通过行业网站、供应商推荐、招标平台等途径寻找新的潜在供应商。一般情况下，询价供应商数量应不少于三家，以保证充分的市场竞争。（二）询价实施1.发送询价文件采购部门将编制好的询价文件以书面或电子方式发送给选定的潜在供应商。在发送询价文件时，应明确告知供应商询价的截止时间、报价方式及相关要求，并要求供应商在规定时间内以密封形式提交报价文件。2.供应商报价供应商在收到询价文件后，应按照要求认真填写报价文件，对采购物资或服务的价格、交货期、质量保证、售后服务等内容进行详细报价。报价文件应加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。供应商应在规定的询价截止时间前将报价文件送达采购部门指定地点或通过指定邮箱发送。3.报价文件接收与登记采购部门安排专人负责接收供应商的报价文件，对收到的报价文件进行逐一登记。登记内容包括供应商名称、询价项目编号、报价文件送达时间、报价金额等信息。同时，对报价文件的完整性进行检查，如发现报价文件有缺项、漏项或不符合格式要求等情况，应及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（三）询价结果评估1.初步审查采购部门对供应商的报价文件进行初步审查，主要检查报价文件是否完整、报价是否符合询价文件要求、供应商资格证明文件是否齐全有效等。对不符合要求的报价文件予以剔除，不进入后续评估环节。2.详细评估采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员对通过初步审查的供应商报价进行详细评估。评估内容包括：价格比较：对各供应商的报价进行横向比较，分析价格的合理性。在比较价格时，应综合考虑物资或服务的质量、交货期、售后服务等因素，不能单纯以价格高低作为唯一的评判标准。技术规格响应：检查供应商所报物资或服务的技术规格是否满足询价文件要求，是否有偏离情况。对于技术规格有偏离的供应商，应要求其提供详细的偏离说明，并评估偏离对采购项目的影响程度。商务条款响应：审查供应商对交货期、交货地点、付款方式、售后服务等商务条款的响应情况，确保其能够满足公司的实际需求。供应商综合实力评估：考虑供应商的生产能力、经营业绩、信誉状况、售后服务能力等因素，对供应商的综合实力进行评估。可参考供应商以往的项目经验、客户评价、行业口碑等信息，选择综合实力较强的供应商。3.谈判协商根据询价结果评估情况，采购部门与排名靠前的供应商进行谈判协商。谈判内容主要围绕价格、交货期、质量保证、售后服务等方面展开，争取进一步降低采购成本、优化采购条件。在谈判过程中，采购部门应保持客观公正的态度，充分了解供应商的立场和需求，通过协商达成双方都能接受的合作方案。（四）确定供应商1.推荐中标候选人采购部门根据询价结果评估和谈判协商情况，向公司采购决策层推荐中标候选人。推荐内容包括供应商名称、报价情况、技术规格响应情况、商务条款响应情况、综合实力评估结果以及推荐理由等。一般推荐不超过三家供应商作为中标候选人，并按照综合评价得分从高到低进行排序。2.采购决策公司采购决策层根据采购部门的推荐意见，结合公司的采购政策、预算情况等因素，最终确定中标供应商。采购决策应形成书面记录，明确中标供应商名称、采购项目名称、采购金额、交货期等关键信息。3.签订采购合同采购部门根据公司采购决策结果，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。四、询价文件管理（一）文件编制与审核询价文件由采购部门负责编制，编制过程中应确保文件内容准确、完整、清晰，符合法律法规和公司制度要求。询价文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核，审核通过后报财务部门、审计部门等相关部门会签。各部门应从自身职责角度对询价文件进行审查，提出意见和建议，确保询价文件的合理性和合规性。（二）文件存档询价文件作为采购活动的重要档案资料，应进行妥善存档管理。采购部门应在询价活动结束后，将询价文件、供应商报价文件、报价评估记录、谈判协商记录、采购合同等相关资料整理成册，按照公司档案管理规定进行分类归档保存。存档期限应符合法律法规和公司制度要求，以便日后查阅和审计。（三）文件查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅询价文件的，应填写查阅申请表，注明查阅原因和查阅内容，经所在部门负责人批准后，到采购部门指定地点查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁询价文件。因特殊情况需要借阅询价文件的，应办理借阅手续，经采购部门负责人和公司档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限应明确规定，借阅人应按时归还所借文件，不得转借他人。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购市场询价活动进行审计监督，检查询价流程是否符合公司制度规定，询价文件编制是否规范，供应商选择是否公正合理，采购合同签订是否合规等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购市场询价活动中违规行为的举报。对于举报信息，公司应及时进行调查核实，如发现违规行为，应依法依规严肃处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）外部监督采购活动应接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查。公司应积极配合外部监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改，不断完善采购市场询价制度和流程。六、违规处理（一）供应商违规处理1.若供应商在询价过程中存在提供虚假报价、串通报价、恶意低价竞争、提供虚假资质证明等违规行为，采购部门应立即取消其参与本次采购项目的资格，并将该供应商列入公司不良供应商名单。2.对于已经签订采购合同的供应商，如发现其存在上述违规行为，公司有权解除采购合同，并要求供应商承担相应的法律责任和经济赔偿责任。同时，公司将不再与该供应商进行任何形式的业务往来。3.公司将供应商的违规行为记录报送至相关行业协会和监管部门，建议对其进行行业通报批评或行政处罚，以维护市场秩序和公司利益。（二）公司内部人员违规处理1.公司内部人员在采购市场询价活动中，若存在违反本制度规定、滥用职权、收受贿赂、泄露询价信息等违规行为，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职、开除等处分。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法要求其承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。七、附则（一