采购书独家谈判制度

PAGE采购书独家谈判制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动中的独家谈判行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购书独家谈判的项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购书独家谈判活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保谈判过程合法合规。2.公平公正原则：在独家谈判过程中，应平等对待所有参与谈判的供应商，不得偏袒任何一方，保证谈判结果公平公正。3.保密性原则：对于谈判过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，相关人员应严格保密，不得泄露给无关人员。4.效益原则：通过合理的谈判策略和方法，实现采购成本的降低和采购效益的最大化，同时保证采购物资或服务的质量。二、采购书独家谈判的适用条件（一）符合下列情形之一的，可以采用独家谈判方式采购1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（二）申请与审批1.采购部门根据项目实际情况，判断是否符合独家谈判适用条件。如认为符合，应填写《独家谈判申请表》，详细说明项目情况、申请独家谈判的理由、预计谈判时间、预算金额等内容。2.《独家谈判申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至公司采购管理委员会审批。采购管理委员会应在收到申请后的[X]个工作日内进行审批，并将审批结果通知采购部门。3.经批准采用独家谈判方式采购的项目，采购部门应按照本制度规定组织实施谈判活动。三、谈判准备（一）组建谈判小组1.谈判小组由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，成员人数根据项目规模和复杂程度确定，但不得少于三人。2.谈判小组组长由采购部门负责人担任，负责组织协调谈判工作，确保谈判活动顺利进行。3.谈判小组成员应具备以下条件：熟悉采购业务和相关法律法规。具有良好的沟通协调能力和谈判技巧。能够独立客观地发表意见，对谈判结果负责。（二）制定谈判文件1.谈判文件应根据采购项目的特点和需求编制，包括采购项目概述、采购要求、技术规格、商务条款、价格要求、谈判程序、评审标准等内容。2.谈判文件应明确谈判的时间、地点、方式等具体安排，并提前送达参与谈判的供应商。3.在谈判过程中，如需要对谈判文件进行修改或补充，应及时以书面形式通知所有参与谈判的供应商。（三）供应商选择1.根据采购项目的需求和特点，通过市场调研、供应商推荐、招标公告等方式，确定参与独家谈判的供应商名单。2.对参与谈判的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况、财务状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与谈判。3.向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应明确谈判的时间、地点、方式、采购项目的基本情况等内容。四、谈判过程（一）首次谈判1.谈判小组与供应商按照约定的时间和地点进行首次谈判。谈判开始时，谈判小组应向供应商介绍谈判的目的、程序、规则等内容，并要求供应商对谈判文件进行确认。2.供应商应就谈判文件中的各项内容进行陈述，并提供相关证明材料。谈判小组应认真听取供应商的陈述，对供应商提出的数据、资料等进行核实和询问。3.在首次谈判过程中，谈判小组应重点了解供应商的产品或服务质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的情况，并与供应商就相关问题进行沟通和协商。（二）二轮谈判及后续谈判1.根据首次谈判的情况，谈判小组如认为有必要，可以与供应商进行二轮谈判或后续谈判。二轮谈判及后续谈判的内容和方式可根据项目实际情况进行调整。2.在谈判过程中，谈判小组应灵活运用谈判技巧，引导供应商围绕采购项目的核心问题进行协商和谈判，争取达成双方都能接受的谈判结果。3.谈判小组应认真记录谈判过程中的各项内容，包括双方提出的观点、意见、建议、承诺等，并形成谈判记录。谈判记录应由谈判小组成员签字确认。（三）谈判纪律1.谈判小组成员应严格遵守谈判纪律，不得擅自与供应商私下接触或透露谈判情况。2.在谈判过程中，谈判小组成员应保持客观公正的态度，不得偏袒任何一方，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.供应商应遵守谈判纪律，按照谈判小组的要求参加谈判活动，不得干扰谈判秩序，不得提供虚假信息或隐瞒重要情况。五、谈判结果确定（一）评审标准1.谈判小组应根据采购项目的需求和特点，制定详细的评审标准。评审标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，并明确各项评审因素的权重。2.技术评审主要考察供应商的产品或服务技术水平、质量保证能力、技术支持能力等方面的情况；商务评审主要考察供应商的信誉状况、业绩情况、售后服务能力等方面的情况；价格评审主要考察供应商的报价合理性、价格优势等方面的情况。（二）谈判结果确定1.谈判结束后，谈判小组应根据评审标准对各供应商的谈判情况进行综合评审，并按照得分高低确定成交供应商。2.如出现两个或两个以上供应商得分相同的情况，谈判小组应根据采购项目的实际情况，采取以下方式确定成交供应商：比较技术方案的优劣，选择技术方案更优的供应商。比较价格高低，选择价格更低的供应商。综合考虑其他因素，选择最符合采购项目需求的供应商。3.谈判小组应将确定的成交供应商名单提交至公司采购管理委员会审批。采购管理委员会应在收到审批申请后的[X]个工作日内进行审批，并将审批结果通知采购部门。（三）谈判结果公示1.经公司采购管理委员会批准的谈判结果，应在公司内部进行公示，公示期不得少于[X]个工作日。2.公示内容应包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、谈判主要内容等信息。3.在公示期内，如其他部门或员工对谈判结果有异议，可以向采购部门提出书面质疑。采购部门应及时对质疑进行调查核实，并将调查结果反馈给质疑人。六、合同签订（一）合同起草1.根据谈判结果，采购部门应起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同的格式和条款应符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，应提交至公司法律部门进行审核。法律部门应重点审查合同的合法性、完整性、准确性等方面的内容，并提出审核意见。2.根据法律部门的审核意见，采购部门对采购合同进行修改和完善。修改后的采购合同应再次提交至法律部门进行审核，直至审核通过。（三）合同签订1.采购合同审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与成交供应商签订采购合同。签订合同前，应确保双方已就合同条款达成一致意见，并在合同上加盖双方公章或合同专用章。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、技术部门、质量部门等，以便各部门按照合同要求履行各自的职责。七、监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门应对采购书独家谈判活动进行定期或不定期的审计监督，检查谈判过程是否符合本制度规定，谈判结果是否公平公正，合同执行情况是否良好等。2.公司纪检监察部门应对采购书独家谈判活动中的违规违纪行为进行查处，严肃追究相关人员的责任。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、信誉评价等内容。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估和考核结果调整供应商名单，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）档案