采购主副食询价制度

PAGE采购主副食询价制度一、总则（一）目的为了规范公司主副食采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，保障公司员工的饮食安全和健康，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部主副食采购活动，包括但不限于粮食、食用油、肉类、蔬菜、水果、调味品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程（一）需求确认1.公司食堂管理部门根据员工就餐人数、口味偏好、季节特点等因素，定期制定主副食采购计划，明确采购品种、数量、质量要求等。2.采购计划需经食堂管理部门负责人审核签字后，提交至公司采购部门。（二）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集主副食供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面，建立供应商名录。3.根据采购需求，从供应商名录中选取不少于三家符合要求的供应商参与询价。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包含以下内容：采购项目名称、规格、数量、质量要求等详细信息。报价要求，包括报价方式（含税价、不含税价等）、报价有效期等。交货时间、地点及交货方式。售后服务要求，如退换货政策、质量保证期限等。供应商应提供的资质证明文件、产品检验报告等相关资料要求。2.询价文件应在询价前至少提前[X]个工作日发送给参与询价的供应商。（四）询价实施1.采购部门组织供应商进行现场询价或通过邮件、电话等方式进行询价。2.询价过程中，采购人员应向供应商详细介绍采购项目的要求，确保供应商清楚了解采购内容。3.供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应密封并加盖公章。（五）报价评审1.采购部门会同食堂管理部门、财务部门等相关人员组成评审小组，对供应商的报价文件进行评审。2.评审内容包括报价合理性、产品质量、售后服务、供应商信誉等方面。3.评审小组根据评审结果，对各供应商进行综合评分，得分最高者为中标候选人。（六）合同签订1.根据评审结果，确定中标供应商后，采购部门应及时与中标供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。3.采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门存档。三、询价管理（一）询价记录1.采购部门应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关资料进行详细记录，包括询价文件、供应商报价文件、评审记录等。2.询价记录应妥善保存，保存期限不少于[X]年，以备查阅。（二）价格监控1.采购部门应定期对主副食市场价格进行监控，了解价格波动情况。2.根据市场价格变化，适时调整采购策略，确保采购价格合理。（三）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰或整改。3.加强与供应商的沟通与合作，建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对主副食采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价结果是否公正、合同执行情况是否良好等。2.食堂管理部门负责对采购的主副食质量进行日常监督检查，确保采购的食品符合安全卫生标准。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司员工对主副食采购活动的投诉。2.对投诉事项进行及时调查处理，将处理结果反馈给投诉人，并采取相应的改