采购与分包管理制度范本

PAGE采购与分包管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司采购与分包管理，规范采购与分包行为，确保采购与分包工作的顺利进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购与分包活动，包括物资采购、服务采购、工程分包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购与分包活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保活动的合法性。2.公平公正原则：在采购与分包过程中，应遵循公平公正的原则，对待所有供应商和分包商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：采购与分包工作应注重效益，在保证质量的前提下，降低成本，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购与分包双方应诚实守信，履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购管理（一）采购计划1.需求分析：各部门应根据工作需要，定期进行物资和服务需求分析，明确采购项目、数量、规格、质量要求等。2.采购计划制定：采购部门根据各部门的需求分析结果，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划审批：采购计划应报公司主管领导审批，经批准后的采购计划方可实施。（二）供应商管理1.供应商选择：采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行评估和筛选。选择供应商时，应考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素。2.供应商评估：采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商合作：采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时解决合作中出现的问题。（三）采购流程1.采购申请：各部门根据采购计划，填写采购申请表，注明采购项目、数量、规格、质量要求、预算金额等内容，并报部门负责人审批。2.采购审批：采购申请表经部门负责人审批后，报采购部门审核。采购部门审核通过后，报公司主管领导审批。3.采购实施：采购部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购过程中，采购人员应严格按照采购合同的要求，与供应商签订采购订单，明确采购项目、数量、规格、质量要求、交货期、价格等内容。4.采购验收：采购物资到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，采购部门应填写验收报告，并办理入库手续。5.采购付款：采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，并报公司财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。三、分包管理（一）分包计划**1.项目分析：工程管理部门应根据项目情况，对需要分包的工程内容进行分析，明确分包项目、数量、规格、质量要求等。2.分包计划制定：工程管理部门根据项目分析结果，结合公司资源情况，制定年度、季度和月度分包计划。分包计划应包括分包项目、分包数量、分包时间、预算金额等内容。3.分包计划审批：分包计划应报公司主管领导审批，经批准后的分包计划方可实施。（二）分包商管理1.分包商选择：工程管理部门应建立分包商信息库，通过多种渠道收集分包商信息，对分包商进行评估和筛选。选择分包商时，应考虑分包商的信誉、资质、施工能力、价格、售后服务等因素。2.分包商评估：工程管理部门应定期对分包商进行评估，评估内容包括分包商的施工进度、工程质量、安全管理、价格等方面。根据评估结果，对分包商进行分类管理，对于表现优秀的分包商给予奖励，对于表现不佳的分包商进行警告或淘汰。3.分包商合作：工程管理部门应与选定的分包商签订分包合同，明确双方的权利和义务。在合作过程中，工程管理部门应与分包商保持密切沟通，及时解决合作中出现的问题。（三）分包流程1.分包申请：工程管理部门根据分包计划，填写分包申请表，注明分包项目、数量、规格、质量要求、预算金额等内容，并报部门负责人审批。2.分包审批：分包申请表经部门负责人审批后，报工程管理部门审核。工程管理部门审核通过后，报公司主管领导审批。3.分包实施：工程管理部门根据审批后的分包申请表，选择合适的分包商进行分包。分包过程中，工程管理部门应与分包商签订分包合同，明确分包项目、数量、规格、质量要求、施工进度、价格等内容。4.分包验收：分包工程完工后，工程管理部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括工程质量、施工进度、安全管理等方面。验收合格后，工程管理部门应填写验收报告，并办理结算手续。5.分包付款：工程管理部门根据分包合同和验收报告，填写付款申请表，并报公司财务部门审核。财务部门审核通过后按照合同约定的付款方式和时间进行付款。四、采购与分包合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购与分包合同应由采购部门或工程管理部门负责起草，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.合同审核：采购与分包合同起草完成后，应报公司法律部门或相关专业人员进行审核。审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性等方面。3.合同签订：采购与分包合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商或分包商签订合同。（二）合同执行1.合同交底：采购部门或工程管理部门应在合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门和人员，进行合同交底，确保各部门和人员了解合同内容和要求。2.合同跟踪：采购部门或工程管理部门应定期对合同执行情况进行跟踪，及时掌握供应商或分包商的履约情况，发现问题及时解决。3.合同变更：在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，应按照合同约定的程序进行变更。变更合同应签订补充协议，并报公司相关部门备案。（三）合同结算1.结算申请：采购部门或工程管理部门应在合同执行完毕后，及时填写结算申请表，注明合同编号、结算金额、结算依据等内容，并报公司财务部门审核。2.结算审核：财务部门应根据合同约定和相关规定，对结算申请表进行审核。审核内容包括结算金额的准确性、结算依据的合法性等方面。3.结算付款：财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。五、采购与分包风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供的物资或服务质量不符合要求，可能影响公司的正常生产经营。3.合同风险：合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等因素可能导致公司遭受经济损失。4.法律风险：采购与分包活动违反法律法规，可能导致公司面临法律责任。（二）风险评估1.风险可能性评估：对识别出的风险进行可能性评估，判断风险发生的概率大小。2.风险影响程度评估：对识别出的风险进行影响程度评估，判断风险对公司造成的损失大小。3.风险等级评估：根据风险可能性评估和风险影响程度评估结果，对风险进行等级评估，确定风险的严重程度。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级较高的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购或分包项目等。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，应采取风险降低措施，如选择多家供应商、加强合同管理等。3.风险转移：对于风险等级较低的风险，应采取风险转移措施，如购买保险、签订免责条款等。4.风险接受：对于风险等级极低的风险，可采取风险接受措施，如不采取任何措施，承担风险可能带来的损失。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对采购与分包活动进行审计，检查采购与分包管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）财务审计公司财务部门应定期对采购与分包费用进行审计，检查采购与分包费用的支出是否合理、合规，发现问题及时进行处理。（三）绩效评估公司应建立采购与分包绩效