部门集中采购报批制度

PAGE部门集中采购报批制度一、总则（一）目的为加强公司部门集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门使用财政性资金、自有资金等进行的集中采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受公司内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商平等参与采购活动。4.诚实信用原则：采购活动各方当事人应诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购部门负责制定部门集中采购计划，组织实施采购活动，签订采购合同。建立和管理供应商库，对供应商进行评价和考核。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审，协助采购部门进行采购活动。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行监督。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。对采购合同进行审核，监督采购资金的支付。参与采购项目的绩效评价。4.监督部门对部门集中采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况。受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行查处。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各需求部门应根据工作需要，提前向采购部门申报采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购需求申报应填写《部门集中采购需求申报表》，经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到采购需求申报表后，应进行汇总和分析，结合公司实际情况和采购预算，编制部门集中采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间、预算金额等内容，并报公司领导审批。（三）采购计划调整1.采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因需要调整采购计划的，需求部门应填写《部门集中采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，经采购部门审核后报公司领导审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并按照调整后的采购计划组织实施采购活动。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从供应商库中随机抽取三家以上符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应及时以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在协商过程中，单一来源采购小组可以根据采购需求和供应商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动采购需求中的其他内容。对采购需求作出的实质性变动是采购需求的有效组成部分，单一来源采购小组应及时以书面形式通知供应商。协商结束后，单一来源采购小组应要求供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从单一来源采购小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加协商的未成交供应商。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应制定询价文件，明确询价程序、询价内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购程序（一）采购文件编制1.根据采购方式的不同，采购部门应编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、采购方式、采购时间、投标截止时间、开标时间及地点、评标标准、合同草案条款以及其他需要说明的事项等内容。2.采购文件应符合国家法律法规及相关政策规定，明确采购项目的各项要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（二）发布采购信息1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书。招标公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。采购文件或询价通知书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、采购方式、采购时间、投标截止时间、开标时间及地点、评标标准、合同草案条款以及其他需要说明的事项等内容。（三）供应商报名及资格审查1.供应商应在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关资格证明文件。采购部门应按照采购文件的要求对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。2.资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等内容。（四）开标、评标或谈判1.采购部门应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标或谈判活动。开标、评标或谈判活动应邀请相关部门人员参加，并接受公司内部监督和社会监督。2.开标时，采购部门应检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。3.评标或谈判时，评标委员会或谈判小组应按照采购文件规定的评标标准或谈判程序进行评审和谈判，确定中标候选人或成交供应商。评标或谈判过程应记录并存档。（五）中标或成交结果公示1.采购部门应将中标或成交结果在公司内部进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目的名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的的名称、规格型号、数量、服务要求等内容。2.公示期间，如有供应商对中标或成交结果提出质疑，采购部门应及时进行调查和处理，并将处理结果通知质疑供应商。（六）签订采购合同1.采购部门应在中标或成交结果公示期满后，与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、内容、数量、技术规格、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应符合国家法律法规及相关政策规定，确保采购项目的顺利实施。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。（七）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的要求组织验收。验收应包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面的内容。2.验收合格后，需求部门应填写《部门集中采购项目验收报告》，经部门负责人审核签字后提交采购部门。采购部门应将验收报告送财务部门作为支付采购资金的依据。五、采购资金管理（一）预算管理1.采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并报财务部门审核。2.财务部门应按照公司预算管理规定，对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。采购预算一经批准，原则上不得随意调整。（二）资金支付1.采购资金应按照采购合同的约定进行支付。采购部门应在采购项目验收合格后，填写《部门集中采购资金支付申请表》，经需求部门、采购部门、财务部门审核后，报公司领导审批。2.财务部门应按照公司资金管理规定，及时安排采购资金，确保采购资金的支付安全和及时。采购资金支付时，应严格按照采购合同的约定进行，不得擅自改变支付方式和支付金额。（三）财务核算1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行核算，确保采购资金的收支准确、完整。2.采购部门应及时将采购合同、采购发票等相关资料送财务部门，财务部门应按照采购合同的约定和发票金额进行账务处理，确保采购资金的核算准确无误。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对部门集中采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制情况、供应商的资格审查情况、开标、评标或谈判情况、中标或成交结果公示情况、采购合同的签订情况、采购项目的验收情况、采购资金的管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。监督检查过程中，监督部门可以查阅相关文件、资料，询问相关人员，实地查看采购项目实施情况等。（二）投诉处理1.供应商对采购活动中的违规行为或采购结果有异议的，可以向监督部门投诉。投诉应在规定的时间内提出，并提供相关证据材