财政部政府采购内控制度

PAGE财政部政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织政府采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织范围内的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，保障所有参与供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、职责分工（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，负责审议和决策重大采购事项，包括采购预算安排、采购方式选择、采购合同签订等。领导小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门负责具体实施政府采购活动，包括编制采购计划、发布采购公告、组织采购评审、签订采购合同等。采购执行部门应明确专人负责采购工作，并确保采购人员具备相应的专业知识和技能。（三）其他相关部门1.预算管理部门：负责审核采购预算，确保采购项目与预算安排相符，并监控采购资金的使用情况。2.资产管理部门：参与采购项目验收工作，负责对采购资产进行登记、入账和后续管理。3.纪检监察部门：对政府采购活动进行全程监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，查处违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内提出下一年度的政府采购预算申请。预算申请应详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附相关依据和说明。2.采购执行部门对各部门提交的采购预算申请进行汇总整理，结合公司/组织年度预算安排，编制年度政府采购预算草案。草案应明确采购项目的实施时间、采购方式等。3.预算管理部门对采购预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和必要性。审核通过后，报公司/组织领导审批。（二）预算执行及调整1采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算的，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等，并附相关证明材料。3.预算管理部门对采购预算调整申请进行审核，报公司/组织领导审批。经批准的预算调整事项应及时通知相关部门，并调整采购计划。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购执行部门根据批准的采购预算和实际工作需要，在采购项目实施前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的基本情况、采购方式、采购时间安排、采购程序等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急和时间要求进行合理安排，确保采购活动有序进行。对于重大采购项目，应制定详细的采购实施方案，并报政府采购领导小组备案。（二）计划审批采购计划编制完成后，应报采购执行部门负责人审核，经审核通过后报公司/组织领导审批。审批通过的采购计划作为采购活动实施的依据。（三）计划变更在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购计划的，采购执行部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容等，并附相关证明材料。经审批通过后，方可实施变更。五、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.采购执行部门应按照相关法律法规和规定，编制公开招标文件。招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公平性、公正性和合法性。3.采购执行部门通过指定的政府采购信息发布媒体发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的方式和时间、投标截止时间和开标时间等内容。4.采购执行部门组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标由依法组建的评标委员会负责，评标委员会成员应从政府采购专家库中随机抽取，与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。5.采购执行部门根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，从符合相应资格条件的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况投标人资格要求、获取招标文件的方式和时间、投标截止时间和开标时间等内容。3.邀请招标的开标、评标等程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.采购执行部门邀请符合资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件谈判文件应明确谈判的时间、地点和要求等内容。供应商应在规定时间内提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。4.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。单一来源采购小组应与供应商进行协商谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购项目在实施前应报政府采购领导小组审批，审批通过后方可实施。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间等内容。3.供应商应在规定时间内一次性报出不得更改的价格，询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。六、采购文件管理（一）文件编制采购执行部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容，确保采购文件合法合规明确清晰、完整准确。（二）文件审核采购文件编制完成后，应报采购执行部门负责人审核，重点审核采购文件的合法性、公正性、完整性和准确性。对于重大采购项目的采购文件，还应报政府采购领导小组审核。（三）文件存档采购活动结束后，采购执行部门应将采购文件进行整理归档，妥善保存。采购文件的保存期限应符合相关法律法规和行业标准的要求，以便日后查阅和审计。七、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购执行部门应根据采购项目特点和要求，依法组建评审小组。评审小组由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中评审专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审专家应从政府采购专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的人员不得进入评审小组。采购执行部门应采取必要措施，确保评审专家独立、客观、公正地履行职责。（二）评审过程管理1.评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法进行评审，不得擅自改变评审标准和方法。评审过程中，评审小组应认真审阅投标文件，对投标文件的响应情况进行详细记录，并对供应商进行询问和质疑。2.评审小组应实行封闭式评审，评审期间，评审人员不得与外界联系，不得泄露评审情况。采购执行部门应安排专人负责评审现场的组织和管理工作，确保评审活动有序进行。（三）评审结果公示采购执行部门应在评审结束后，及时将评审结果在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示内容应包括采购项目名称、采购方式、中标候选人名单及排名、中标金额等信息。供应商对评审结果有异议的，可以在公示期内向采购执行部门提出质疑，采购执行部门应及时受理并处理质疑事项。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案报公司/组织领导审批。审批通过后，方可签订采购合同。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送预算管理部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程或服务。如因特殊原因需要变更合同履行内容的，供应商应提前通知采购执行部门，并经采购执行部门同意后签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后资产，管理部门应会同采购执行部门等相关部门按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，按照合同约定追究供应商的违约责任。2.验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收日期等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购资金的依据之一。（四）合同付款1.预算管理部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购执行部门提交的付款申请。审核通过后，报公司/组织领导审批。2.公司/组织财务部门应根据批准的付款申请，及时足额支付采购资金。付款时，应严格按照合同约定的付款条件和方式进行操作，确保资金支付安全。九、采购监督管理（一）内部监督1.纪检监察部门应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否合法、评审过程是否公正、采购合同是否履行等情况。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购行为，防范采购风险。采购人员应自觉遵守法律法规和公司/组织的