社会团体采购制度汇编

PAGE社会团体采购制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范社会团体的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护社会团体的合法权益，促进廉政建设。（二）适用范围本制度适用于社会团体内部的各类采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构社会团体设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构由社会团体负责人、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.制定采购政策和战略。2.审议采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方案和采购合同。4.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门社会团体指定专门的采购执行部门，负责具体采购活动的组织和实施。采购执行部门的职责包括：1.根据采购需求，编制采购文件，发布采购信息。2.组织供应商报名、资格审查、评标、谈判等采购活动。3.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.整理和归档采购文件和资料。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购执行部门进行采购项目的验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购执行部门应根据社会团体的工作计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑采购项目的必要性、可行性和经济性，确保预算的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.采购执行部门应根据采购预算和工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程等内容。2.采购计划应按照规定的程序进行审批，经采购决策机构批准后实施。3.采购计划应根据实际情况进行动态调整，确保采购活动与社会团体的工作需求相匹配。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定标准以上的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件。发布招标公告。发售招标文件。组织开标、评标、定标。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单。编制招标文件。发出投标邀请书。组织开标、评标、定标。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单。组织谈判。确定成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组。编制采购文件。与供应商进行协商。确定成交供应商。签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：成立询价小组。确定被询价的供应商名单。发出询价单。供应商报价。确定成交供应商。签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应根据采购项目的特点和要求进行编制，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、倾向性或者其他不合理的条款。2.在编制采购文件时，应充分考虑采购项目的技术要求、质量标准、售后服务等因素，确保采购文件能够准确反映采购项目的实际需求。3.采购文件应明确采购项目的评审标准，评审标准应客观、公正、合理，不得设置不合理的评审条件。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查的内容包括：供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.采购执行部门应根据采购项目的要求，确定供应商资格审查的具体标准和程序，并严格按照标准和程序进行审查。（二）供应商选择与评价1.采购执行部门应根据采购项目的需求和供应商资格审查结果，选择合适的供应商参与采购活动。2.在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。3.采购执行部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货情况进行评价。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。4.根据供应商评价结果，采购执行部门可以对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可以给予优先采购等奖励；对于表现不佳的供应商，可以采取警告、暂停采购、取消资格等措施。（三）供应商信息管理1.采购执行部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况、评价结果等进行记录和管理。2.供应商信息管理系统应及时更新供应商的相关信息，确保信息的准确性和完整性。采购执行部门应定期对供应商信息进行清理和维护，删除不再参与采购活动的供应商信息。七、采购程序（一）采购申请1.需求部门应根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应会同财务部门等对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、可行性、预算金额的合理性等。2.经审核通过的采购申请，应按照规定的程序进行审批。采购金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；采购金额较大的采购项目，应提交采购决策机构审批。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购审批结果，组织实施采购活动。采购活动应按照采购文件规定的程序和要求进行。2.在采购实施过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、售后服务等方面。2.验收合格的采购项目，应办理验收手续；验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程和服务。（五）采购付款1.财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购项目的金额、付款方式、付款期限等。2.经审核通过的采购付款申请，应按照规定的程序进行审批和支付。采购付款应严格按照采购合同的约定进行，确保采购资金的安全和合理使用。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、倾向性或者其他不合理的条款。采购合同应采用书面形式，并由双方签字盖章确认。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除或者终止等情况，采购执行部门和供应商应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。（三）合同监督与检查1.采购执行部门应建立合同监督检查制度，对采购合同的履行情况进行监督检查。监督检查内容包括合同的执行进度、货物的质量、交货期、售后服务等方面。2.采购执行部门应定期对采购合同的履行情况进行检查，并及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于违反合同约定的供应商，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、采购合同、验收报告及相关资料等。采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案管理要求1.采