矿山采购制度管理办法规定

PAGE矿山采购制度管理办法规定一、总则（一）目的为加强矿山采购管理，规范采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证矿山生产所需物资和服务的及时供应，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及矿山生产所需的各类物资采购、设备采购、工程服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公正性原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购过程公正公平。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或欺诈。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.设立采购管理部门：负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，组织实施采购活动，对采购过程进行监督和管理。2.职责编制年度采购计划，根据矿山生产需求和库存情况，合理安排采购任务。建立供应商管理体系，负责供应商的开发、评估、选择、考核和管理。组织采购招标、询价、谈判等采购活动，确定采购价格和供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管，建立采购档案。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进措施和建议。（二）需求部门1.明确需求部门职责：根据矿山生产需要，及时提出物资采购申请和设备采购需求，提供技术规格和质量要求等相关信息。2.配合工作参与采购招标、询价及供应商考察等活动，提供专业意见和建议。负责采购物资和设备的验收工作，对验收结果负责。反馈采购物资的使用情况和质量问题，协助采购管理部门处理相关事宜。（三）财务部门1.财务部门职责：负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的支付和使用情况，确保采购资金的合理使用和安全。2.具体工作参与采购预算的编制，对采购资金进行统筹安排和管理。审核采购合同中的付款方式、付款期限等条款，确保符合公司财务规定。根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。定期对采购资金的使用情况进行审计和监督，防止资金浪费和违规使用。（四）审计部门1.审计部门职责：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购价格的合理性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。2.审计工作内容制定采购审计计划，定期对采购项目进行审计。审查采购文件、采购合同、采购记录等资料，核实采购活动的真实性、合法性和完整性。检查采购过程中是否存在违规操作、利益输送等问题，对发现的问题提出整改意见和建议。参与采购项目的验收工作，监督验收过程的公正性和准确性。三、采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门提交申请：需求部门根据矿山生产计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计采购时间等信息，并附上相关技术文件和图纸。2.部门负责人审核：需求部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性，签字后提交采购管理部门。3.采购管理部门初审：采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行初审，核实库存情况，判断是否需要采购。如申请合理，提交财务部门审核预算；如申请不合理，反馈需求部门并说明原因。4.财务部门审核预算：财务部门根据公司预算安排，对采购申请的预算进行审核。如预算充足，签字确认；如预算不足，反馈采购管理部门，由采购管理部门与需求部门协商调整采购内容或申请追加预算。5.分管领导审批：采购申请经采购管理部门初审和财务部门审核预算后，提交分管领导审批。分管领导根据公司整体情况和采购事项的重要性，做出审批决定。审批通过后，采购管理部门组织实施采购；审批不通过的，采购管理部门将申请退回需求部门，并说明理由。（二）采购方式选择1.招标采购适用范围：对于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。招标程序采购管理部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在公司内部网站、相关行业媒体等发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.询价采购适用范围：对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。询价程序采购管理部门向至少三家供应商发出询价通知书，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期等内容，要求供应商在规定时间内报价。收集供应商报价，进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象。与成交供应商签订采购合同。3.谈判采购适用范围：对于独家代理、专利产品、特殊规格或定制产品等采购项目，以及采购金额较大、供应商数量有限的项目，采用谈判采购方式。谈判程序采购管理部门与选定的供应商进行谈判前准备，了解供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等情况。组织谈判会议，与供应商就采购价格、技术规格、合同条款等进行协商谈判，争取达成双方满意的采购协议。谈判达成一致后，签订采购合同。（三）供应商选择与管理1.供应商开发信息收集：采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立供应商信息库。初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，根据供应商的生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平等因素，确定潜在供应商名单。实地考察：对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、设备设施、人员配备等情况，评估其是否具备满足公司采购需求的能力。资质审核：要求潜在供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，进行审核，确保其合法合规经营。2.供应商评估与选择建立评估指标体系：采购管理部门制定供应商评估指标体系，包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务能力、信誉状况、环保要求等方面的指标。定期评估：定期对供应商进行评估，根据评估指标体系对供应商的表现进行打分，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。选择供应商：根据评估结果，优先选择优秀和良好等级的供应商作为采购对象。对于新采购项目，在同等条件下，选择评估等级较高的供应商参与采购活动。3.供应商考核与管理建立考核机制：采购管理部门建立供应商考核机制，定期对供应商进行考核，考核周期为每季度一次。考核内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面的执行情况。考核方式：通过采购部门反馈、需求部门评价、实地检查等方式收集供应商的考核信息，按照考核指标体系进行评分。奖惩措施：对于考核优秀的供应商，给予表彰、优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，暂停或取消其合作资格。（四）采购合同签订与执行1.合同签订起草合同：采购管理部门根据采购谈判结果或中标通知书，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。审核合同：采购合同起草完成后，提交需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。采购管理部门根据审核意见对合同进行修改完善。签订合同：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购管理部门负责将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门存档。2.合同执行供应商备货与发货：供应商按照合同约定的时间和要求进行备货和发货，并及时通知采购管理部门和需求部门。到货验收：需求部门在收到货物后，按照合同约定的质量标准和验收程序进行验收。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，及时通知采购管理部门与供应商协商解决。付款管理：财务部门根据采购合同和验收报告，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。采购管理部门跟踪付款进度，确保供应商按时收到货款。合同变更与终止：在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，采购管理部门应及时与供应商协商终止合同，并妥善处理相关事宜。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺、供应商垄断等因素可能导致采购成本增加或物资供应中断。2.质量风险：供应商提供不合格产品或服务可能影响矿山生产安全和产品质量。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能导致公司利益受损。4.人员风险：采购人员违规操作、受贿舞弊等行为可能给公司带来经济损失和声誉损害。（二）风险评估1.建立风险评估指标体系：采购管理部门建立风险评估指标体系，对识别出的风险进行量化评估，评估指标包括风险发生的可能性、影响程度等。2.定期评估：定期对采购风险进行评估，根据评估结果确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，分散采购渠道，避免因单一供应商垄断而导致供应中断。签订长期采购合同，锁定采购价格，降低价格上涨风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量认证文件，定期对供应商产品进行抽检。在采购合同中明确质量标准和验收程序，加强到货验收环节的管理，确保采购物资质量合格。建立质量反馈机制，及时处理采购物资的质量问题，要求供应商承担相应的责任。3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容明确、合法、有效。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。加强合同纠纷处理能力，如发生合同纠纷，及时与供应商协商解决，必要时通过法律途径维护公司合法权益。4.人员风险应对加强采购人员培训，提高采购人员的业务水平和职业道德素质，防止违规操作和受贿舞弊行为的发生。建立采购人员绩效考核制度，将廉洁自律情况纳入考核指标，对表现优秀的采购人员给予奖励，对违规违纪人员进行严肃处理。加强内部监督，建立健全采购工作的监督机制，定期对采购活动进行审计和检查，发现问题及时整改。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。2.采购质量：考核采购物资的合格率，评估采购质量是否满足生产需求。3.交货期：统计供应商按时交货的比例，评估采购交货期是否及时。4.供应商管理：考察供应商的开发、评估、选择、考核等工作的有效性，评估供应商管理水平。5.采购效率：计算采购项目从申请到完成的时间周期，评估采购工作效率。（二）评估方法与周期1.评估方法：采用定量与定性相结合的评估方法，通过数据统计、指标分析、问卷调查、实地考察等方式收集评估信息。2.评估周期：采购绩效评估周期为每年度一次，每年年初对上一年度的采购工作进行全面评估。（三）评估结果应用1.表彰奖励：对采购