疫情防控采购公告制度

PAGE疫情防控采购公告制度一、总则（一）目的为加强公司/组织在疫情防控期间采购活动的管理，规范采购行为，确保采购物资和服务及时、准确、高效地满足疫情防控工作需要，同时保障采购过程的公平、公正、公开，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情防控期间进行的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于医疗防护用品、消杀用品、应急设备、生活物资以及相关技术服务等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及地方政府关于疫情防控期间采购活动的各项规定。2.及时性原则：以满足疫情防控工作紧急需求为首要目标，确保采购工作高效推进，物资和服务及时供应。3.公平性原则：采购过程应遵循公平竞争原则，保障所有符合条件的供应商平等参与，不得歧视任何一方。4.透明性原则：采购信息应及时、准确、全面地向相关方公开，接受内部监督和社会监督。二、采购需求管理（一）需求收集与分析1.各部门应根据疫情防控工作实际需要，及时收集本部门所需物资和服务的详细信息，包括规格、数量、质量要求、交货时间等，并提交至采购部门。2.采购部门对收集到的需求进行汇总、分析和整合，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定合理的采购计划。对于紧急需求，应立即启动应急采购程序。（二）需求变更管理在采购过程中，如因疫情防控形势变化或其他原因导致采购需求发生变更，需求部门应及时向采购部门提出变更申请，并说明变更的原因、内容和影响。采购部门根据变更申请进行评估，如变更合理且必要，应及时调整采购计划，并与供应商协商变更相关合同条款。三、采购方式选择（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的疫情防控物资和服务项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购部门应按照相关法律法规和公司/组织内部规定，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，并通过指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。3.组织开标、评标和定标工作，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的疫情防控物资和服务项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值比例过大的项目，可采用邀请招标方式。2.采购部门应根据项目特点和需求，从符合条件的供应商名单中选择若干家供应商发出邀请投标函，邀请其参与投标。被邀请的供应商数量不得少于三家。3.后续开标、评标和定标程序与公开招标方式类似。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的疫情防控物资和服务项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，以及采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，可采用竞争性谈判方式采购。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等事项与单一供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的疫情防控物资和服务项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性，并提交公司/组织内部审批。经批准后，与单一供应商协商采购事宜，签订采购合同。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的疫情防控物资项目，可采用询价方式采购。2.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。收到报价后，采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。四、供应商管理（一）供应商筛选与准入1.建立疫情防控物资和服务供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.根据采购需求和项目特点，从信息库中筛选出符合条件的供应商，并对其进行实地考察或资质审核，确保供应商具备提供合格物资和服务的能力。对于新供应商，应要求其提供相关资质证书、生产许可证、产品检测报告等证明文件。3.对通过筛选和审核的供应商，纳入公司/组织合格供应商名单，并定期进行评估和更新。（二）供应商绩效评估1.建立供应商绩效评估体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估。评估指标可包括物资合格率、交货及时率、投诉处理满意度等。2.根据绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作等；对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.采购部门应及时向供应商反馈绩效评估结果，并要求供应商针对存在的问题提出改进措施和计划，跟踪其改进情况。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据疫情防控工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购申请表应明确采购项目的紧急程度，对于紧急采购项目，应在申请表上注明“紧急”字样，并说明紧急原因。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的合理性、必要性、合规性进行审核。对于金额较大或涉及重要物资和服务的采购申请，应提交公司/组织相关领导进行审批。2.审批通过后，采购部门根据采购方式和供应商选择结果，编制采购合同或采购订单，明确采购项目的各项条款和要求。（三）合同签订与执行1.采购合同或采购订单经双方签字盖章后生效。采购部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求提供物资和服务。2.在合同执行过程中，如出现供应商违约或其他问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题，如要求供应商整改、承担违约责任、更换供应商等。（四）验收与付款1.物资到货后，采购部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等方面。对于重要物资或服务，可邀请专业机构或人员进行验收。2.验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保供应商的合法权益。同时，应做好付款记录和财务核算工作。六、信息公开与监督（一）信息公开1.建立疫情防控采购信息公开平台，及时发布采购项目信息、采购结果、供应商名单等内容，确保采购活动的透明性。2.采购项目信息应包括项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、中标（成交）供应商等详细信息。采购结果应在中标（成交）通知书发出之日起一定期限内进行公示，公示期不得少于规定天数。3.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应通过多种渠道向社会公开采购信息，接受公众监督。（二）内部监督1.公司/组织内部设立采购监督小组，负责对疫情防控采购活动进行全程监督。监督小组应定期检查采购项目的执行情况，对采购过程中的违规行为及时进行纠正和处理。2.采购部门应主动接受内部监督，积极配合监督小组的工作，提供采购活动的相关资料和信息。对于监督小组提出的意见和建议，应认真研究并及时整改落实。（三）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会、社会公众等外部机构的监督，及时回应各方关切。对于外部监督机构提出的问题和质疑，应认真调查核实，并将处理结果及时反馈。2.配合政府审计、纪检监察等部门对疫情防控采购活动的审计和检查工作，如实提供相关资料和情况，确保采购活动合法合规。七、应急采购管理（一）应急采购情形在疫情防控期间，如遇突发紧急情况，导致无法按照正常采购流程进行采购，且物资和服务需求紧迫，危及疫情防控工作正常开展时，可启动应急采购程序。（二）应急采购流程1.需求部门应立即向采购部门报告紧急需求情况，说明所需物资或服务的名称、数量、紧急程度等信息。2.采购部门在接到报告后，应迅速评估紧急需求的合理性和紧迫性，确定应急采购方式。对于金额较小、需求简单的紧急采购项目，可采用直接采购方式；对于金额较大、需求复杂的紧急采购项目，应按照本制度规定的相应采购方式进行简化操作，但应确保采购过程的公平、公正、公开。3.应急采购完成后，采购部门应及时补办相关审批手续和合同签订手续，并按照正常采购流程进行验收和付款。（三）应急采购记录与备案采购部门应对应急采购活动进行详细记录，包括紧急需求