疾控物品采购制度

PAGE疾控物品采购制度一、总则1.目的为加强疾病预防控制机构（以下简称“疾控机构”）物品采购管理，规范采购行为，确保采购物品符合质量要求，满足疾控工作需要，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于疾控机构内所有物品的采购活动，包括但不限于仪器设备、试剂耗材、办公用品、防护用品等。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合疾控工作实际需求的物品，保障工作质量和效果。效益原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计，确保采购信息透明。二、采购组织与职责1.采购管理部门成立采购管理小组：由疾控机构负责人担任组长，成员包括财务、审计、业务科室代表等。采购管理小组负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购活动进行监督和指导。明确采购管理部门职责：负责制定和完善采购管理制度，编制采购计划，组织采购实施，协调采购过程中的问题，建立供应商管理档案等。2.业务科室提出采购需求：根据疾控工作实际需要，定期或不定期向采购管理部门提交物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、用途等信息。参与采购评审：在采购过程中，业务科室应参与对采购物品的技术参数、质量标准等方面的评审，提供专业意见和建议。3.财务部门审核采购预算：负责对采购计划的预算进行审核，确保采购资金合理安排，符合财务规定。监督采购资金支付：按照合同约定和财务制度，审核采购资金支付申请，确保资金支付安全、准确。4.审计部门监督采购活动：对采购活动进行全程审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。审查采购合同：参与采购合同的审查，重点关注合同条款的合法性、完整性和风险防范措施。三、采购计划与预算1.采购计划编制定期编制采购计划：采购管理部门应每年定期组织各业务科室编制下一年度的采购计划。业务科室应结合本部门的工作任务、设备设施状况、耗材使用情况等，详细填写采购申请表。综合平衡采购计划：采购管理部门对各业务科室提交的采购申请进行汇总、分析和综合平衡，结合疾控机构的发展规划、资金状况等因素，编制年度采购计划草案。审批采购计划：采购计划草案提交采购管理小组审议，经疾控机构负责人批准后实施。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购预算编制依据采购计划编制预算：财务部门根据批准的采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算草案。采购预算应包括采购物品的预计金额、资金来源等信息。审核采购预算：采购预算草案提交采购管理小组审议，经疾控机构负责人批准后纳入单位年度预算管理。财务部门应严格按照预算控制采购支出，确保预算执行的严肃性。四、采购方式与程序1.采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物品采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物品，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.采购程序采购申请受理：采购管理部门收到业务科室提交的采购申请后，对申请内容进行审核，确认申请的合理性和必要性。对于不符合要求的采购申请，应及时反馈业务科室并说明原因。采购方式确定：根据采购物品的性质、金额、市场供应情况等因素，采购管理部门会同相关部门确定采购方式。对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应按照规定发布招标公告或投标邀请书。供应商选择与采购文件编制：采购管理部门根据确定的采购方式，组织选择供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应发布招标文件；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应编制谈判文件、采购文件或询价文件。采购文件应明确采购物品的技术规格、质量标准、价格要求、交货时间、售后服务等内容。采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审方法和标准，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果。采购合同签订：根据评审结果，采购管理部门确定中标供应商或成交供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。采购验收：采购物品到货后，业务科室应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收合格的，填写验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、退货等措施，直至验收合格。采购管理部门应跟踪采购验收情况，确保采购物品符合要求。采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购资金支付申请，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。采购付款应严格执行财务审批制度，确保资金支付安全、准确。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入标准：采购管理部门应制定供应商准入标准，包括供应商的资质条件、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的要求。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的物品和优质的售后服务。供应商资格审查：采购管理部门对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。必要时，可对供应商进行实地考察，了解其实际情况。供应商准入审批：经资格审查合格的供应商，采购管理部门提交采购管理小组审议，批准后纳入供应商名录。2.供应商评价与考核建立供应商评价体系：采购管理部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价指标应量化、可操作，评价结果应作为供应商选择、合作关系调整的重要依据。定期开展供应商考核：采购管理部门每年至少组织一次供应商考核工作，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式，对供应商进行全面考核。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。供应商动态管理：根据供应商评价与考核结果，采购管理部门对供应商进行动态管理。对于考核优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。3.供应商信息管理建立供应商档案：采购管理部门应为每个供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质证明、评价与考核结果、合作历史等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。供应商信息共享：采购管理部门应定期将供应商的评价与考核结果等信息与业务科室、财务部门等相关部门共享，以便各部门在采购决策、合同执行、资金支付等方面参考。六、采购风险管理1.风险识别与评估识别采购风险：采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、合同风险、资金风险等。评估采购风险：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估结果应作为制定风险应对措施的依据。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，及时了解采购物品的价格波动情况。对于价格波动较大的物品，可采用套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。质量风险应对：加强对采购物品的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款。采购过程中，严格按照采购文件要求对供应商的产品质量进行检验和验收。对于质量不合格的物品，应及时采取退货、换货等措施，要求供应商承担相应责任。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同内容合法、完整、严谨。在合同签订前，组织法律专业人员对合同进行审核，防范合同风险。合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督和检查，及时处理合同纠纷。资金风险应对：严格执行采购预算管理，控制采购资金支出。加强对采购资金支付的审核，确保资金支付安全、准确。对于重大采购项目，可采用分期付款等方式，降低资金风险。七、监督与检查1.内部监督采购管理部门自查：采购管理部门应定期对采购活动进行自查，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。对自查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告采购管理小组。审计部门审计：审计部门应定期对采购活动进行审计，重点检查采购程序的合法性、采购行为的公正性、采购结果的合理性等方面。审计过程中，可采用查阅资料、实地调查、询问相关人员等方式，对采购活动进行全面审查。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。采购管理小组监督：采购管理小组应定期对采购活动进行监督，审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。采购管理小组应定期召开会议，听取采购管理部门的工作汇报，研究解决采购工作中存在的问题。2.外部监督接受财政部门监督：疾控机构应接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求提供采购相关资料，配合财政部门开展监督工作。财政部门有权对采购活动的合法性、合规性进行检查