煤炭采购询价制度

PAGE煤炭采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司煤炭采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证煤炭质量符合公司生产需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及煤炭采购询价的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：煤炭采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.效益原则：在保证煤炭质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）采购需求提出1.生产部门根据生产计划，提前向采购部门提交煤炭采购需求申请，详细说明所需煤炭的品种、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购部门对需求申请进行审核，确保需求的合理性和准确性。如发现需求不合理或与实际生产情况不符，及时与生产部门沟通调整。（二）供应商选择与信息收集1.采购部门根据公司采购供应商名录及市场调研，选择潜在的煤炭供应商。名录应定期更新，确保涵盖行业内优质、可靠的供应商。2.收集供应商的基本信息，包括公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。同时，关注供应商的信誉状况，通过行业评价、信用评级机构等渠道获取相关信息。（三）询价文件编制1.采购部门根据煤炭采购需求和收集的供应商信息，编制询价文件。询价文件应明确煤炭的品种、规格、质量标准、数量、交货地点、交货时间、付款方式等要求。2.在询价文件中设置详细的报价要求，如报价应包含煤炭价格、运费、装卸费等所有费用，明确价格有效期等。同时，要求供应商提供产品质量检验报告、生产许可证等相关资质证明文件。（四）询价发出1.采购部门将编制好的询价文件，以书面或电子形式发送给选定的供应商。确保询价文件发送的及时性和准确性，记录发送时间、方式及接收供应商信息。2.在询价文件中明确供应商的报价截止时间，要求供应商在规定时间内将报价文件密封送达指定地点或通过指定邮箱发送。（五）报价接收与整理1.采购部门在报价截止时间后，及时接收供应商的报价文件。对报价文件进行初步检查，确保文件完整、密封良好。2.对接收的报价进行整理，按照询价文件要求，提取煤炭价格、各项费用明细等关键信息，形成报价汇总表。同时，对供应商提供的资质证明文件进行分类整理保存。（六）询价评估1.采购部门组织相关人员，包括采购人员、技术人员、质量管理人员等，对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.技术人员根据煤炭质量标准，对供应商提供的煤炭质量指标进行分析评估，确保符合公司生产要求。质量管理人员对供应商的质量保证体系进行审查，判断其能否持续稳定提供合格产品。3.综合考虑以上因素，对各供应商的报价进行比较分析，确定性价比最优的供应商。如出现价格相近但其他方面存在差异的情况，组织相关人员进行讨论，权衡利弊后做出选择。（七）采购决策1.采购部门根据询价评估结果向公司管理层提交采购建议报告，详细说明各供应商情况、评估过程及推荐的供应商。2.公司管理层根据采购建议报告做出最终采购决策。决策过程应记录在案，确保决策依据充分、程序合规。（八）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订煤炭采购合同，合同内容应明确双方权利义务、煤炭品种规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法有效。审核通过后，双方签字盖章生效。三、询价管理（一）询价记录与档案管理1.采购部门负责建立煤炭采购询价记录档案，详细记录询价过程中的各项信息，包括采购需求、供应商选择、询价文件编制、报价接收、评估决策等环节的相关文件、数据及沟通记录。2.询价记录档案应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。以便日后查询、审计及总结经验教训。（二）询价监督与审计1.公司内部审计部门定期对煤炭采购询价活动进行监督审计，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、供应商选择是否公正等。2.审计部门有权调阅询价记录档案，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。确保询价活动符合公司制度和法律法规要求。（三）供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对合作供应商进行评价。评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。同时，不断优化供应商名录，保持与优质供应商的长期合作关系。四、价格调整与应急采购（一）价格调整1.在煤炭采购合同履行期间，如遇煤炭市场价格波动较大，采购部门应及时关注市场动态，与供应商协商价格调整事宜。2.价格调整应遵循公平合理原则，根据市场价格变化幅度、合同剩余数量等因素，双方协商确定价格调整幅度和方式。价格调整协商过程应形成书面记录，并作为合同补充文件。（二）应急采购1.如因生产急需或其他特殊原因，出现煤炭采购需求且无法按照正常询价流程进行采购时，由采购部门提出应急采购申请。2.应急采购申请应详细说明紧急情况及采购需求，经公司管理层批准后实施。应急采购过程中，采购人员应采取必要措施，确保采购的煤炭质量合格、价格合理，并及时记录采购情况。五、培训与宣贯（一）培训计划1.人力资源部门会同采购部门制定煤炭采购询价制度培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间、培训方式等。2.培训对象包括采购部门人员、涉及煤炭采购的相关部门人员以及公司管理层等。培训内容涵盖制度条款解读、询价流程操作、供应商管理等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，采用内部培训、外部专家讲座、案例分析等多种方式组织培训。确保培训效果，使相关人员熟悉煤炭采购询价制度及流程。2.在培训过程中，鼓励学员提问、讨论，及时解答疑问，保证学员对制度的理解和掌握程度。培训结束后，对学员进行考核，考核结果与绩效挂钩。（三）宣贯推广1.通过公司内部会议、文件传达、宣传栏等多种渠道，对煤炭采购询价制度进行宣贯推广。确保全体员工了解制度目的、意义和主要内容。2.在制度执行过程中，不断收集员工反馈意见，及时对制度进行优化完善，提高制度的可操作性和适应性。六、附则（一）