滁州市固定资产采购制度

PAGE滁州市固定资产采购制度一、总则（一）目的为了加强滁州市固定资产采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保固定资产的合理配置和有效使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于滁州市各级行政事业单位、国有企业及其他相关组织的固定资产采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：固定资产采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.规范性原则：采购流程应规范、透明，确保采购活动公正、公平、公开。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下努力降低采购成本提高资金使用效益。4.责任性原则明确采购各环节相关人员的职责确保采购活动顺利进行。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门业务发展需要和固定资产配置标准，在每年规定时间内编制下一年度固定资产采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额等内容，并对采购必要性和资金来源进行说明。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核汇总，形成单位年度固定资产采购预算草案，报单位领导审批。预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织实施采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报原审批部门批准。预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向单位领导汇报预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合法合规。三、采购需求确定（一）需求调研1.使用部门应根据工作实际需要，对拟采购的固定资产进行充分调研，了解市场上同类产品的性能、价格、质量等情况。2.调研过程中可咨询相关专家或参考其他单位的采购经验，确保采购需求的合理性和准确性。需求论证1.对于金额较大、技术复杂的固定资产采购项目，应组织相关专家进行需求论证。2.需求论证应邀请技术专家、经济专家、法律专家等参加，对采购需求的必要性、可行性、合理性等进行全面评估。需求审批1.采购需求经调研和论证后，由使用部门填写《固定资产采购需求审批表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由等内容。2.《固定资产采购需求审批表》经使用部门负责人签字后，报单位分管领导审批。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标限额标准的固定资产采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应组织相关人员进行论证，并在单位内部公示，公示无异议后报单位领导批准。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的固定资产采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1使用部门根据已批准的采购需求，填写《固定资产采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容。2《固定资产采购申请表》经使用部门负责人签字后，报单位采购管理部门。采购审批1.采购管理部门收到《固定资产采购申请表》后，对采购项目的必要性、采购方式的合理性等进行审核。2.审核通过后报单位分管领导审批，重大采购项目需报单位领导集体研究决定。采购实施1.根据批准的采购方式，采购管理部门组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照规定程序组织谈判、询价等活动。3.在采购过程中，采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应报单位财务部门备案。验收付款1.采购项目到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对固定资产的数量、质量、规格型号等进行检查验收。2.验收合格后出具《固定资产验收报告》，并由验收人员签字确认。3.财务部门根据《固定资产验收报告》和采购合同，办理付款手续。付款时应严格审核发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对固定资产采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格不合理、采购质量不达标等。2.可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行风险识别。风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵等工具进行评估。风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于低风险因素，可适当关注。2.风险应对措施应明确责任部门和责任人，确保措施得到有效落实。风险监控1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。2.如发现风险因素发生变化或风险应对措施执行不力，应及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行七、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集固定资产采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购需求审批表、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、采购合同、验收报告、发票等。2.档案收集应及时、完整，确保文件资料的真实性和有效性。档案整理1.对收集到的文件资料进行分类整理按照采购项目的类别和时间顺序进行归档。2.整理过程中应剔除重复、无效的文件资料，确保档案资料的简洁明了。档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.档案保管应安全、保密，防止档案资料丢失、损坏或泄露。档案查阅1.建立档案查阅制度，明确查阅档案的程序和权限。2.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。3.查阅档案时不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制档案资料，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.单位内部审计部门应定期对固定资产采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购预算是否执行、采购合同是否履行等。2.财政部门、国资监管部门等外部监督机构有权对单位固定资产采购活动进行监督