海沧区采购管理制度

PAGE海沧区采购管理制度一、总则（一）目的为加强海沧区采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海沧区各部门、各单位在开展采购活动时的相关管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，保证采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信廉洁原则：采购人员应秉持诚信廉洁的职业操守，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立海沧区采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由区领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的实施。采购执行部门的职责如下：1.根据采购需求，编制采购计划，明确采购项目、采购数量、采购时间等要求。2.按照规定的采购方式，组织开展采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.对供应商进行资格审查、考察评估，建立供应商档案。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理合同变更、违约等问题。5.整理采购文件资料，进行采购项目的总结和归档。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付结算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合区财政预算安排情况，编制全区年度采购预算草案，报采购决策委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照合同约定支付采购款项，确保资金使用安全、合规。（三）预算监督审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的真实性、合法性和效益性，对发现的问题及时提出整改意见。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定标准以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到规定标准以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到规定标准以上的。3.采用公开招标方式采购的，应按照以下程序进行：编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告。通过指定的媒体发布招标公告，公告期不得少于规定天数。发售招标文件。向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标。按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示。将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，应按照以下程序进行：确定邀请对象。从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件。招标文件的编制要求与公开招标相同。开标评标。按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会进行评标，确定中标候选人。中标公示。将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同。向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，应按照以下程序进行：成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象。从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商作为邀请对象，并向其发出谈判邀请书。谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订合同。向成交人发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，应按照以下程序进行：成立采购小组。采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。编制采购文件。采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务要求等内容。协商谈判。采购小组与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。确定成交供应商。采购人根据协商谈判结果，确定成交供应商，并将结果通知所有参加采购的供应商。签订合同。向成交人发出成交通知书，并签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购时应按照以下程序进行：成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取三家以上供应商作为被询价的对象，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。签订合同。向成交人发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于预算金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于预算金额较大或重大采购项目，报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.采购执行部门应按照规定的程序组织开标评标、谈判、询价等活动，确保采购过程公正、公平、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.采购合同经审核通过后，由采购执行部门负责人签字盖章，并加盖单位公章。采购合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同的要求及时组织验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等。2.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项依据之一。3.财务部门根据采购合同、验收报告等相关资料，审核无误后办理采购款项的支付手续。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.采购执行部门负责对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、业绩证明、产品质量检测报告等，并进行实地考察评估。3.经资格审查和实地考察评估合格的供应商，纳入供应商名录，并在海沧区采购管理信息系统中进行登记。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价与考核。2.采购执行部门应根据采购项目的实际情况，制定具体的供应商评价与考核指标体系，并组织相关人员对供应商进行评价与考核。评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价与考核结果为优秀的供应商，在后续采购活动中可给予优先考虑；对于评价与考核结果为不合格的供应商，应及时采取措施进行整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与退出1.出现下列情形之一的，采购执行部门应及时淘汰供应商，并将其从供应商名录中删除：提供虚假资料骗取准入资格的。严重违反采购合同约定，给采购人造成重大损失的。产品质量出现严重问题，经多次整改仍不合格的。存在商业贿赂等不正当行为的。2.供应商主动申请退出的，应向采购执行部门提交书面申请，并办理相关退出手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购执行部门应定期组织相关人员对采购风险进行排查，分析风险产生的原因、可能造成的影响以及风险发生的可能性，评估风险等级。（二）风险应对措施1.根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格监测等方式，及时掌握市场动态，合理确定采购时机和采购价格；对于质量风险，应加强对供应商的质量管控，严格验收程序，确保采购产品质量符合要求；对于价格风险，可采用招标、谈判、询价等多种采购方式，进行价格比较，选择最优供应商；对于合同风险，应加强合同管理，明确合同条款，严格履行合同约定；对于廉洁风险，应加强对采购人员的廉洁教育，建立健全廉洁监督机制，防止不正当交易行为发生。2.采购执行部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进，确保风险得到有效控制。八、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购执行部门应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的各类信息，包括采购政策法规、市场动态、供应商信息、采购项目进展情况等。2.对收集到的采购信息进行分类整理，建立采购信息档案，以便查询和使用。（二）信息发布与共享1.通过海沧区采购管理信息系统等平台，及时发布采购政策法规、采购项目信息、中标成交信息等，方便供应商和社会公众查询。2.建立采购信息共享机制，实现采购执行部门与需求部门、财务部门、审计部门等相关部门之间的信息共享，提高采购工作效率和协同性。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行审计检查，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用效益等。2.财政部门负责对采购资金的管理和使用情况进行监督检查，