测绘院采购管理制度

PAGE测绘院采购管理制度一、总则（一）目的为加强测绘院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保测绘院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于测绘院所有采购活动，包括但不限于仪器设备、软件、办公用品、耗材、服务等的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的原则，维护各方合法权益。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构测绘院设立采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，各部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项，制定采购政策和策略，监督采购工作的执行情况。（二）采购执行部门测绘院指定[具体部门名称]为采购执行部门，负责采购活动的具体组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目实施及验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的技术参数和性能负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.质量部门：负责对采购项目的质量进行检验和验收，确保采购项目符合相关标准和要求。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求申报：各需求部门应根据工作需要，提前填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交给采购执行部门。2.需求审核：采购执行部门收到《采购需求申请表》后，应组织相关人员进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、合规性以及预算金额的准确性。对于重大采购项目，应提交采购领导小组审议。3.采购计划编制：采购执行部门根据审核通过的采购需求，编制《采购计划》，明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、责任人员等，并报采购领导小组批准。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察或资质审核。2.供应商评估：采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商信用档案。3.供应商选择：对于一般采购项目，采购执行部门应在合格供应商范围内，通过询价、比价、议价等方式选择供应商；对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、服务等因素，确保选择最优供应商。（三）采购合同签订1.合同起草：采购执行部门根据采购项目的要求和与供应商协商的结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交给财务部门、质量部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。对于重大采购合同，应提交采购领导小组审议。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由采购执行部门代表测绘院与供应商签订合同。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。（四）采购项目实施1.订单下达：采购执行部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购项目的具体内容、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪催货：采购执行部门应定期跟踪采购项目的实施进度，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。对于逾期未交货的供应商，应及时采取催货措施，并按照合同约定追究其违约责任。3.到货验收：采购项目到货后，采购执行部门应组织质量部门、需求部门等相关人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、性能等方面。验收合格后，应填写《采购验收单》，办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商更换产品或采取其他补救措施。（五）采购付款1.付款申请：采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同的约定，填写《采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交给财务部门审核。2.付款审核：财务部门收到《采购付款申请表》后，应按照财务管理制度和采购合同的约定进行审核。审核内容包括采购项目的真实性、合法性、合规性，发票的真实性、有效性，付款金额的准确性等方面。对于不符合付款条件的，应及时通知采购执行部门并说明原因。3.付款审批：财务部门审核通过后，将《采购付款申请表》提交给相关领导进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，如大型测绘仪器设备采购、重大测绘项目服务采购等。2.招标程序：招标公告发布：采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，并将招标公告副本分发给相关部门。报名与资格审查：潜在供应商应在规定的时间内报名参加投标，并提交相关资格证明文件。采购执行部门对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。招标文件编制与发售：采购执行部门根据采购项目的要求编制招标文件，并向合格投标人发售招标文件。投标文件递交与开标：投标人应在规定的时间内递交投标文件。采购执行部门按照规定的时间和地点组织开标，公开开标结果。评标与定标：采购执行部门组织评标委员会对投标文件进行评审，根据评标结果确定中标候选人。采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人。中标通知与合同签订：采购执行部门向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组：采购执行部门应组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购执行部门根据采购项目的要求制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。邀请供应商：采购执行部门从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者纠正。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：成立询价小组：采购执行部门应组织成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：采购执行部门根据采购项目特点，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：申请与审批：采购执行部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等，并提交给采购领导小组审批。协商与谈判：采购执行部门与单一来源供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款。合同签订：采购执行部门根据协商谈判的结果，与单一来源供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.预算编制原则：采购预算编制应遵循“实事求是、合理准确、节约高效”的原则，根据测绘院的工作任务和发展规划，结合市场价格行情，科学合理地编制采购预算。2.预算编制方法：采购执行部门应根据采购项目的特点和实际情况，采用零基预算、滚动预算等方法编制采购预算。对于重大采购项目，应进行专项预算编制，并进行详细的成本效益分析。3.预算编制流程：采购执行部门应在每年年底前，根据测绘院的工作计划和预算安排，编制下一年度的采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等信息，并提交给财务部门审核。财务部门审核通过后，将采购预算草案提交给采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，将采购预算下达给采购执行部门执行。（二）预算执行与控制1.预算执行：采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。对于因特殊原因需要调整预算的，应按照规定的程序进行审批。2.预算控制：财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并追究相关人员的责任。（三）预算调整1.调整原因：采购预算在执行过程中，如遇下列情况之一的，可以进行调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目的预算金额发生变化的；测绘院的工作任务和发展规划发生重大调整，需要增加或减少采购项目的；市场价格行情发生重大变化，导致采购项目的预算金额发生变化的；其他不可预见的原因，导致采购项目的预算金额发生变化的。2.调整程序：采购执行部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明采购预算调整的原因、调整金额、调整后的预算金额等信息，并提交给财务部门审核。财务部门审核通过后，将《采购预算调整申请表》提交给采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，下达采购预算调整通知，采购执行部门按照调整后的采购预算执行采购活动。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括采购计划风险、供应商风险、采购合同风险、采购项目实施风险、采购付款风险等方面。2.风险评估：采购执行部门应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。对于重大采购风险，应制定专项风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购计划风险应对：加强采购计划的审核和管理，确保采购计划的合理性、必要性、合规性；建立采购计划执行跟踪机制，及时发现和解决采购计划执行过程中存在的问题。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行评估和考核；选择多家供应商进行采购，避免对单一供应商过度依赖；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.采购合同风险应对：加强采购合同的审核和管理，确保采购合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性；建立采购合同执行跟踪机制，及时发现和解决采购合同执行过程中存在的问题；加强对采购合同变更的管理，严格按照规定的程序进行合同变更。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购执行部门应定期对采购风险进行监控，及时掌握风险的变化情况。对于风险发生可能性增大或影响程度加深的情况，应及时采取措施进行应对。2.风险预警：采购执行部门应建立采购风险预警机制，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，应及时发出预警信号，提醒相关人员采取措施进行应对。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门自查：采购执行部门应定期对采购活动进行自查，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，及时发现和纠正存在的问题。2.相关部门监督：财务部门、质量部门、审计部门等相关部门应按照各自的职责，对采购活动进行监督。财务部门负责监督采购资金的使用情况，质量部门负责监督采购项目的质量情况，审计