法院政府采购内控制度

PAGE法院政府采购内控制度一、总则（一）制定目的为了加强法院政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合法院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于法院机关及所属各部门使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购程序应当公正透明，保障各类市场主体平等参与竞争，维护公平竞争的市场环境。3.效益性原则：在满足法院工作需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对政府采购过程中的各类风险，确保采购活动安全有序进行。（四）管理职责1.采购管理部门：负责制定采购计划，组织实施采购活动，协调采购过程中的相关事宜。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购资金，对采购资金的使用情况进行监督管理。3.资产管理部门：负责对采购的资产进行验收、登记、保管和处置等工作。4.内部审计部门：负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。5.使用部门：负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和适用性负责。二、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应当根据工作需要和实际情况，在规定时间内提出年度采购预算申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对使用部门提交的采购预算申请进行汇总、审核，结合法院年度工作计划和财政预算安排，编制年度政府采购预算草案，报经院领导审批后，提交财政部门审核。3.采购预算一经批准，应当严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购管理部门应当按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.财务部门应当根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金，对采购资金的支付情况进行实时监控，防止资金浪费和挪用。3.资产管理部门应当按照采购合同约定，及时组织对采购项目进行验收，确保采购项目符合要求。如发现采购项目不符合要求的，应当及时与供应商协商解决，必要时按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）预算监督1.内部审计部门应当定期对政府采购预算的执行情况进行审计监督，检查采购预算的编制、执行是否符合规定，采购资金的使用是否合理、合规。2.采购管理部门应当定期向院领导报告政府采购预算的执行情况，对预算执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应当根据年度政府采购预算和工作实际需要，制定季度和月度采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应当按照规定程序报经批准后实施。在实施过程中，如因特殊情况需要调整采购计划的，应当按照规定程序报经批准。（二）计划执行1.采购管理部门应当按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购过程中，如发现采购计划与实际情况不符的，采购管理部门应当及时调整采购计划，并按照规定程序报经批准。（三）计划监督1.内部审计部门应当定期对政府采购计划的执行情况进行审计监督，检查采购计划的制定、执行是否符合规定，采购项目的实施进度是否符合要求。2.采购管理部门应当定期向院领导报告政府采购计划的执行情况，对计划执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。公开招标应当按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.采购管理部门应当按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的规定，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购管理部门应当根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购管理部门应当按照规定程序发布邀请招标公告，邀请三家以上特定的供应商参加投标。3.邀请招标的评标程序和方法参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购管理部门应当按照规定程序成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务和价格等进行谈判。3.谈判小组应当根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购管理部门应当按照规定程序成立单一来源采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格。3.单一来源采购小组应当形成采购报告，说明采购理由、采购过程和成交结果等内容，报经院领导审批后实施。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购管理部门应当按照规定程序成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，并要求供应商一次报出不得更改的价格。3.询价小组应当对供应商的报价进行评审，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购方式的，应当按照规定程序报经批准。2.变更采购方式应当说明变更的理由、变更后的采购方式及相关依据等内容，并按照规定程序进行公示。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应当在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件和谈判文件等约定，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应当由采购管理部门、财务部门、资产管理部门等相关部门审核后，报经院领导审批后签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。2.供应商应当按照采购合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程和服务。采购管理部门应当对供应商的履约情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应当按照规定程序报经批准，并签订补充合同。（三）合同验收1.资产管理部门应当按照采购合同约定，及时组织对采购项目进行验收。验收应当成立验收小组，由使用部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。2.验收小组应当按照采购合同约定的质量标准和验收方法，对采购项目进行验收。验收合格的，应当出具验收报告；验收不合格的，应当要求供应商限期整改，直至验收合格。3.验收报告应当由验收小组成员签字确认，并加盖单位公章。验收报告应当作为支付采购资金的依据之一。（四）合同付款1.财务部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。付款前，应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付资金的真实性、合法性和准确性。2.采购资金应当通过国库集中支付等方式进行支付，不得擅自改变支付方式。（五）合同监督1.内部审计部门应当定期对政府采购合同的签订、履行、验收、付款等情况进行审计监督，检查合同的执行是否符合规定，采购资金的使用是否合理、合规。2.采购管理部门应当定期向院领导报告政府采购合同的执行情况，对合同执行过程中出现的问题及时进行分析和解决。六、采购档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应当负责收集、整理政府采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算申请、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、发票等。2.采购文件应当包括招标文件、谈判文件、询价通知书等，投标文件应当包括供应商的投标报价、技术方案、售后服务承诺等。3.采购管理部门应当按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，确保文件资料的完整性和规范性。（二）档案保管1.采购档案应当由专人负责保管，建立档案保管制度，明确档案保管的责任和要求。2.档案保管人员应当按照档案保管制度的要求，对采购档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏、泄露等情况的发生。3.采购档案应当按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。同时，应当建立档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅范围和查阅手续。（三）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应当填写档案查阅申请表，注明查阅的内容、目的、时间等信息，报经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。2.档案查阅人员应当按照档案查阅登记制度的要求，在档案查阅登记簿上签字确认，并严格遵守档案查阅的相关规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。3.查阅结束后，档案查阅人员应当及时将档案资料归还档案保管人员，并办理归还手续。（四）档案销毁1.采购档案保管期限届满后，需要销毁的，应当按照档案管理的规定，编制档案销毁清单，报经院领导批准后，按照规定程序进行销毁。2.档案销毁应当由专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和合法性。监销人员应当在档案销毁清单上签字确认。3.档案销毁清单应当作为档案管理的重要资料进行保存，以备查阅。七、采购风险防控（一）风险识别1.采购管理部门应当定期对政府采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、信用风险、操作风险等。2.政策风险主要指政府采购政策法规的变化可能对采购活动产生的影响；市场风险主要指市场价格波动、供应商垄断等可能对采购成本和质量产生的影响；信用风险主要指供应商的信用状况可能对采购项目的顺利实施产生的影响；操作风险主要指采购程序不规范、内部控制制度不完善等可能对采购活动产生的影响。（二）风险评估1.采购管理部门应当对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购管理部门应当制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险规避主要指通过调整采购计划、改变采购方式等方式，避免风险的发生；风险降低主要指通过加强内部控制、完善采购程序等方式，降低风险发生的可能性和影响程度；风险转移主要指通过购买保险、要求供