河南省学校采购制度

PAGE河南省学校采购制度一、总则（一）目的为了规范河南省学校采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保障学校教育教学和各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合我省学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南省各级各类学校（包括幼儿园、小学、中学、中等职业学校、高等学校等）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：学校采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，依法依规进行操作。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，确保采购信息公开、采购程序公正、采购结果公平。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：学校和供应商在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与管理（一）采购决策机构学校应成立采购决策机构，如采购工作领导小组或采购委员会等，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构应由学校领导、相关部门负责人、教师代表等组成，其职责包括：1.制定学校采购政策和规章制度。2.审议采购预算和采购计划。3.审定采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。4.监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校应设立专门采购执行机构或指定相关部门负责采购活动的具体实施。采购执行机构应配备专业的采购人员，其职责包括：1.根据采购决策机构的要求，编制采购预算和采购计划。2.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。4.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同、验收报告等资料。（三）采购监督机构学校应建立采购监督机构，对采购活动进行全过程监督。采购监督机构可由学校纪检监察部门、审计部门等组成，其职责包括：1.监督采购决策机构和采购执行机构的工作，检查采购活动是否符合法律法规和学校规章制度。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购过程中的违规违纪行为。3.对采购项目进行审计，评价采购资金使用效益。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.学校应根据教育教学需求和事业发展规划，科学合理地编制采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额等详细信息。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理使用。同时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算编制完成后，应按照学校内部审批程序进行审核和批准。经批准的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）采购计划制定1.采购执行机构应根据采购预算和学校实际需求，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间安排、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应提前制定，并报采购决策机构备案。采购计划的调整应按照学校内部审批程序进行，确保采购活动的顺利进行。3.在制定采购计划时，应充分考虑市场供应情况和供应商的生产能力，合理安排采购时间，避免因采购不及时影响学校教育教学工作。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和我省有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应按照规定确定邀请供应商的范围，发出投标邀请书，编制招标文件，组织开标评标，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额来的。3.采用竞争性谈判方式采购时，采购人应成立谈判小组，制定谈判文件，确定谈判程序，组织谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应组织专家进行论证，并按照规定进行公示。公示无异议后，方可与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购时，采购人应成立询价小组，确定被询价的供应商名单，发出询价通知书，要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购程序（一）采购项目申请与审批1.学校各部门根据教育教学和工作需要，提出采购项目申请，填写采购项目申请表，详细说明采购项目的名称、内容、数量、预算金额、申请理由等。2.采购项目申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。采购执行机构对采购项目申请进行初审，审核采购项目的必要性、可行性和预算合理性等。3.初审通过的采购项目申请，由采购执行机构报采购决策机构审批。采购决策机构根据学校实际情况和采购政策，对采购项目申请进行审议和决策，批准采购项目的实施。（二）采购文件编制与发布1.采购执行机构根据采购决策机构批准的采购项目，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求（技术规格、服务要求等）、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和条件，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购文件编制完成后，应按照规定的方式发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应向符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书、谈判文件、询价通知书等。（三）供应商报名与资格审查1.供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内报名参加采购活动。报名时，供应商应提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料。2.采购执行机构对报名供应商进行资格审查，审查供应商的资格条件是否符合采购文件的要求。资格审查可采用资格预审或资格后审的方式进行。3.经资格审查合格的供应商，方可参与采购活动。资格审查不合格的供应商，采购执行机构应及时通知其不得参与采购活动。（四）开标评标与定标1.采购执行机构按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标时，采购人或采购代理机构应邀请所有投标人参加，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或确定中标供应商。采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（五）采购合同签订与履行1.中标供应商确定后，采购人与中标供应商应在规定的时间内签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购人应按照合同约定及时支付货款，中标供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如果出现合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目符合要求。2.验收可采用自行验收或委托第三方验收机构进行验收的方式。自行验收时，采购人应成立验收小组，制定验收方案，对采购项目进行全面验收。委托第三方验收机构进行验收时，采购人应选择具有相应资质和信誉的验收机构，并签订委托验收合同。3.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后存档。六、采购资金管理（一）采购资金来源学校采购资金来源主要包括财政性资金、自有资金及其他资金。财政性资金包括财政拨款、财政专项补助资金等；自有资金包括学校事业收入、经营收入、捐赠收入等；其他资金包括上级主管部门拨付的专项资金、社会捐赠资金等。（二）采购资金预算管理1.学校应将采购资金纳入年度预算管理，按照预算编制的要求和程序，科学合理地编制采购资金预算。采购资金预算应与学校教育教学和事业发展规划相适应，确保采购资金的合理使用。2.采购资金预算编制完成后，应按照学校内部审批程序进行审核和批准。经批准的采购资金预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购资金预算，应按照规定的程序进行审批。（三）采购资金支付管理1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度和学校财务管理制度的规定执行，确保资金支付的安全、规范、及时。2.采购人在支付采购资金前，应审核采购合同、验收报告等相关凭证，确保采购项目符合要求且已验收合格。审核无误后，按照规定的程序办理资金支付手续。3.对于财政性资金采购项目，采购人应按照财政国库集中支付制度的规定，通过国库集中支付系统办理资金支付业务。对于自有资金和其他资金采购项目，采购人应按照学校财务管理制度的规定，通过银行转账等方式支付采购资金。七、采购档案管理（一）采购档案内容采购档案应包括采购项目申请文件、采购预算和采购计划文件、采购文件（招标公告、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等）、投标文件、评标报告、验收报告、采购资金支付凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）采购档案整理与保管1.采购执行机构应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行整理，分类归档，建立档案目录，便于查阅和管理。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家和我省有关规定执行。一般采购项目档案保存期限不少于十五年，重要采购项目档案保存期限不少于三十年。3.采购档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案的安全和完整。（三）采购档案查阅与利用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。查阅档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经学校采购决策机构或采购执行机构负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守档案查阅规定，不得泄露档案内容。3.采购档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的采购档案，应严格按照保密规定进行管理。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校采购监督机构应定期对学校采购活动进行监督检查，检查采购活动是否符合法律法规和学校规章制度的要求，采购程序是否规范，采购文件和采购合同是否合法有效等。2.监督检查可采用日常检查、专项检查、重点抽查等方式进行。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求采购人限期整改。3.采购人应积极配合采购监督机构的监督检查工作，如实提供采购活动的相