工行集中采购管理制度

PAGE工行集中采购管理制度一、总则（一）制定目的为规范中国工商银行（以下简称“工行”）集中采购行为，加强集中采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合工行实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工行各级机构及所属全资、控股子公司（以下统称“各机构”）使用财政性资金、自有资金等进行的集中采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：集中采购活动必须遵守国家法律法规和监管要求，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，保障所有潜在供应商平等参与。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对集中采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、管理职责（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善工行集中采购管理制度、流程和标准。2.组织实施集中采购项目，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订与执行等。3.建立和维护集中采购供应商库，对供应商进行评估和管理。4.协调解决集中采购过程中的问题和争议，监督采购项目的执行情况。5.定期对集中采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）需求部门职责1.根据业务发展需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等。2.配合采购管理部门开展采购工作，提供必要的技术支持和业务指导。3.参与采购文件的评审和供应商的选择，对采购项目的质量和适用性负责。4.负责采购合同的验收工作，及时反馈验收结果。（三）监督部门职责1.对集中采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公开公正。2.受理有关集中采购的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对集中采购内部控制制度的执行情况进行检查和评价，提出改进意见和建议。三、采购范围与方式（一）采购范围1.货物类：包括办公设备、计算机设备、金融机具、办公用品、耗材等。2.工程类：包括房屋建筑工程、装修工程、网络工程、系统集成工程等。3.服务类：包括软件开发、系统运维、咨询服务、审计服务、法律服务、物业管理等。（二）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目的质量和性价比。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。四、采购流程（一）采购需求提出需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购需求申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。（二）采购计划编制采购管理部门收到采购需求申请表后，对需求进行审核和评估。根据采购需求的性质、金额、时间要求等因素，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排、采购流程等内容。采购计划应报采购管理部门负责人审批后实施。（三）采购文件编制采购管理部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的采购要求、评审标准、合同条款等内容。采购文件应经采购管理部门负责人审核签字后发布。（四）供应商选择与采购实施1.公开招标：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标：采购管理部门向符合条件的供应商发出邀请招标邀请函，邀请其参加投标。对受邀供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判：采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商报名参加谈判。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织谈判活动，与谈判供应商进行谈判，确定成交供应商，并发布成交公告。与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购：采购管理部门对单一来源采购项目进行论证，填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的理由、采购项目的基本情况、拟采购的货物或者服务的说明、拟定的唯一供应商名称及其地址等内容。单一来源采购申请表应经采购管理部门负责人审核签字后，报行领导审批。经行领导批准后，与供应商签订采购合同。5.询价：采购管理部门向符合条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。对供应商的报价进行评审，确定成交供应商，并发布成交公告。与成交供应商签订采购合同。（五）合同签订与执行采购管理部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送需求部门、监督部门备案。需求部门按照合同约定组织验收，采购管理部门负责监督合同的执行情况。如发现供应商未履行合同义务，采购管理部门应及时采取措施，要求供应商整改或追究其违约责任。（六）采购验收需求部门负责采购项目的验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行验收。验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。采购管理部门对验收情况进行监督和检查。如发现验收不合格，采购管理部门应及时与供应商沟通，要求其进行整改或重新提供货物或服务。（七）采购付款需求部门根据采购合同和验收报告，填写《采购付款申请表》，提交财务部门审核。财务部门按照合同约定和相关财务制度，审核采购付款申请，并办理付款手续。采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付的安全和合规。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立集中采购供应商库，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、业绩、财务状况、技术能力、售后服务等方面。2.潜在供应商向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购管理部门对潜在供应商进行资格审查，包括实地考察、信用调查、业绩评估等。3.经资格审查合格的供应商，纳入集中采购供应商库，并在供应商库中予以公示。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式，对供应商进行综合评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消准入资格等措施。（三）供应商淘汰与退出1.如发现供应商存在严重违约行为、提供虚假信息、产品质量不合格等情况，采购管理部门应及时对其进行调查和处理。2.根据调查结果，采购管理部门有权决定是否淘汰供应商或取消其准入资格。对于被淘汰或取消准入资格的供应商，采购管理部门应及时在供应商库中予以公示，并通知相关部门停止与其合作。3.供应商退出集中采购供应商库后，采购管理部门应妥善处理与该供应商的未了事项，包括合同执行、款项结算、售后服务等。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中的风险进行识别和评估。2.采购风险主要包括采购合规风险、采购质量风险、采购价格风险、采购进度风险、采购合同风险等。3.采用定性与定量相结合的方法，对采购风险进行评估，确定风险等级和风险影响程度。（二）风险应对措施1.采购合规风险：加强对采购人员的法律法规培训，严格遵守国家法律法规和监管要求，建立健全采购内部控制制度，加强对采购过程的监督和检查。2.采购质量风险：在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对供应商的质量管理，严格按照合同约定进行验收，对质量不合格的产品及时要求供应商整改或退换货。3.采购价格风险：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，合理确定采购预算和价格上限，采用公开招标、竞争性谈判等方式，引入竞争机制，降低采购价格。4.采购进度风险：制定详细的采购进度计划，明确各阶段的时间节点和责任人，加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题，确保采购项目按时完成。5.采购合同风险：加强对采购合同的审核和管理，明确合同条款和双方的权利义务，严格按照合同约定执行，及时处理合同纠纷，防范合同风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号。3.根据风险预警信号，及时采取相应的风险应对措施，降低风险影响程度。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门对集中采购活动进行全程监督，检查采购过程是否合法合规、公开公正。2.定期对集中采购内