工会发票采购管理制度

PAGE工会发票采购管理制度一、总则（一）目的为加强本公司工会发票采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、透明，提高资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织开展的所有涉及发票采购的活动，包括但不限于办公用品、会议用品、培训资料、活动奖品等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司及工会的相关规定和流程进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.透明性原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督及相关部门检查。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，提高资金使用效率。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工会采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.申请表提交至工会办公室，工会工作人员对申请内容进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算的准确性等。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求补充或修正。（二）采购审批1.经初步审核通过的采购申请，提交至工会主席进行审批。工会主席根据公司工会的工作计划、财务状况及实际需求等因素，对采购申请进行全面评估，做出审批决定。2.对于预算金额较大（具体金额标准由公司工会另行规定）或涉及重要事项的采购申请，需提交公司管理层进行审批，确保采购决策符合公司整体利益。（三）采购方式选择1.根据采购物品或服务的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括：集中采购：对于通用性强、采购量大的物品或服务，如办公用品、劳保用品等，采用集中采购方式。由工会办公室统一组织采购，与选定的供应商签订框架协议，定期进行采购结算。分散采购：对于个性化需求较强、采购量较小的物品或服务，如特定的会议用品、培训教材等，由申请部门自行组织采购，但需遵循本制度规定的采购流程和审批要求。招标采购：对于预算金额较大、技术要求较高或涉及公共利益的采购项目，如大型活动的物资采购、长期服务采购等，采用招标采购方式。通过发布招标公告、组织开标评标等程序，选择最优供应商。2.在选择采购方式时，应充分考虑各种方式的优缺点，结合实际情况进行综合评估，确保采购方式的合理性和有效性。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选根据采购需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营资质、业绩情况、信誉评价等方面的审核，确保供应商具备合法经营资格和良好的商业信誉。建立供应商名录，对通过资格审查的供应商进行分类管理，并定期更新名录信息。2.供应商评估与选择对于拟采购的项目，从供应商名录中选取若干家符合要求的供应商，向其发出询价函或招标邀请书，要求其提供详细的报价单或投标文件。组织相关人员对供应商的报价、产品质量、服务承诺、交货期等方面进行综合评估，必要时进行实地考察。根据评估结果，选择最优供应商，并与其签订采购合同。3.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、售后服务情况等内容，以便对供应商进行跟踪管理。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、服务质量、价格水平等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对表现不佳的供应商进行警告、整改直至淘汰。（五）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.在签订采购合同前，由工会办公室会同公司法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。审核通过后，由工会主席或授权代表与供应商签订合同。3.采购合同签订后，应及时将合同副本交至财务部门备案，作为付款和结算的依据。（六）采购执行与验收1.采购执行采购合同签订后，供应商应按照合同约定的时间、地点和方式履行交货义务。工会办公室应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。如因特殊原因需要变更采购合同条款或交货时间等，应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应作为原采购合同的组成部分进行管理。2.验收采购物品或服务到货后，由申请部门或工会办公室组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同及相关标准，对采购物品的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保验收合格。对于验收合格的采购物品或服务，验收人员应在《工会采购验收单》上签字确认。验收单一式多联，分别交至采购部门、财务部门、供应商等留存。如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。如供应商拒不履行义务，应按照合同约定追究其违约责任。（七）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。付款申请由采购部门或申请部门填写《工会采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，并经部门负责人签字确认后，提交至工会财务部门。2.工会财务部门对付款申请进行审核，重点审核凭证的真实性、完整性、合规性以及付款金额是否与合同约定一致。审核通过后，报工会主席审批。3.经工会主席审批同意后，财务部门按照公司财务管理制度的规定办理付款手续。付款方式可采用支票、转账、电汇等方式，确保付款安全、便捷。三、发票管理（一）发票取得每次采购活动完成后，采购人员应及时向供应商索取合法有效的发票。发票内容必须与采购合同、实际采购物品或服务一致，包括发票抬头（公司名称、纳税人识别号等）、发票号码、开票日期、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。（二）发票审核1.采购人员取得发票后，应首先对发票的真实性、合法性进行初步审核。审核内容包括发票的格式、印章、防伪标识等是否符合规定，发票是否为税务机关统一监制的正规发票等。2.将审核后的发票提交至工会财务部门进行进一步审核。财务人员应重点审核发票内容是否与采购业务相符，发票金额是否与采购合同及付款申请一致，发票开具日期是否在规定期限内等。如发现发票存在问题，应及时与采购人员沟通，要求供应商重新开具或补充相关证明材料。（三）发票开具要求1.供应商开具发票时，应按照国家税收法律法规的规定，如实开具发票内容，不得虚开发票或开具与实际业务不符的发票。2.发票开具应使用中文，除少数民族自治地区和外资企业外，不得同时使用中文和外文开具发票。发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，不得加盖其他印章代替发票专用章。（四）发票保管与归档1.经审核无误的发票，由财务部门按照发票号码顺序进行整理、装订，并妥善保管。发票保管期限按照国家税收法律法规及公司财务管理制度的规定执行，一般为10年（特殊情况除外）。2.发票保管期满后，按照公司档案管理制度的规定进行销毁处理。销毁发票时，应填写《发票销毁清单》，由财务部门负责人、审计人员等共同签字确认，并报公司管理层备案。四、监督检查与风险防控（一）内部监督1.公司审计部门定期对工会发票采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、发票管理是否规范等情况。审计人员有权调阅相关文件、资料，询问相关人员，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.在采购活动过程中，工会办公室应定期对采购项目进行自查自纠，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，确保采购活动合法合规进行。(二)风险防控1.合规风险防控：加强对国家法律法规及公司相关制度的学习培训，提高采购人员和财务人员的法律意识和合规意识，确保采购活动严格遵守法律法规和公司制度要求。定期对采购制度进行评估和修订，及时发现和解决制度执行过程中存在的问题，防范合规风险。2.供应商风险防控：建立供应商信用评估体系，对供应商的信用状况进行动态监测和评估。加强与供应商的沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和市场动态，防范因供应商原因导致的采购风险。在采购合同中明确违约责任条款，对供应商的违约行为进行约束和追究，降低供应商违约风险。3.财务风险防控：严格执行发票审核制度，确保发票的真实性、合法性和合规性。加强对采购付款环节的管理，严格按照合同约定付款，防范因付款不当导致的财务风险。定期对工会财务状况进行分析和评估，及时发现和解决财务风险问题，确保工会资金安全。五、责任追究（一）对采购人员的责任追究1.采购人员在采购活动中如有违反本制度规定的行为，如未按规定流程操作、擅自变更采购合同条款、收受供应商贿赂等，将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处分。2.因采购人员违规行为给公司或工会造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。如涉及违法犯罪行为，将依法追究其法律责任。（二）对供应商的责任追究1.供应商如有提供虚假发票、以次充好、逾期交货、拒不履行售后服务等违约行为，工会有权按照采购合同约定追究其违约责任，如扣除货款、要求赔偿损失、解除采购合同等。2.将供应商的违约行为记录在案，并纳入供应商信用评价体系。对于违约情节严重的供应商，将取消其供应商资格，并在公司内部进行通报，禁止其参与公司及工会的后续采购活动。对财务人员的责任追究1.财务人员在