公司工会采购管理制度

PAGE公司工会采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护公司工会和职工的合法权益，依据《中华人民共和国工会法》、《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、文体用品、节日福利等物资及服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员的监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和性价比高的产品或服务。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理小组1.组成：由工会主席担任组长，工会委员、职工代表等相关人员组成。2.职责负责制定和修订采购管理制度。审议采购计划、采购预算及采购项目。监督采购过程，协调采购中的重大问题。对采购结果进行审核和批准。（二）采购执行部门1.组成：根据采购项目的性质和规模，可由工会办公室或指定专人负责采购执行工作。2.职责负责采购项目的具体实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织采购评审等。与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行中的问题。整理和归档采购项目的相关资料。三、采购预算管理（一）预算编制1.工会应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理使用。（二）预算审批1.采购预算经工会委员会审议通过后，报公司财务部门备案。2.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交至采购执行部门或工会办公室。2.采购执行部门或工会办公室对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性。如申请不符合要求，应及时退回并说明原因。（二）采购审批1.初审通过的采购申请，提交采购管理小组进行审批。采购管理小组根据采购预算、采购制度等相关规定，对采购申请进行审核和批准，并签署审批意见。2.对于金额较大或涉及重要物资及服务的采购项目，应提交工会委员会审议通过后，方可实施采购。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》规定执行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判应与不少于三家的供应商进行谈判，选择最优供应商。5.单一来源采购应符合法律法规规定的情形，向特定供应商采购。6.询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，对报价进行比较，选择成交供应商。（四）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保采购结果的公正性和合理性。（五）采购信息发布1.按照规定的采购方式，通过公司内部公告栏、工会网站、政府采购平台等渠道发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（六）供应商选择与管理1.建立供应商库，对供应商的资格、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商进入供应商库。2.在采购活动中，从供应商库中选择合适的供应商参与投标或谈判。对于新的供应商，应按照规定程序进行资格审查和评估。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（七）采购评审1.组织成立评审小组，评审小组由采购管理小组成员、职工代表等相关人员组成。评审小组应按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审。2.评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果。评审结果应经评审小组全体成员签字确认。（八）采购合同签订与履行1.根据评审结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购执行部门或工会办公室负责跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.供应商应按照采购合同约定履行义务，如出现违约行为，应按照合同约定承担违约责任。采购执行部门或工会办公室应及时采取措施，维护公司工会的合法权益，并追究供应商的违约责任。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门或工会办公室应组织相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收方法进行，确保采购产品或服务符合要求。2.验收合格的采购项目，应填写《采购验收单》，由验收人员签字确认。验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供产品或服务，直至验收合格为止。（十）采购付款1.采购付款应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购执行部门或工会办公室应根据验收情况和合同约定，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。五、采购监督与审计（一）内部监督机制1.工会应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的监督检查。采购管理小组定期对采购项目进行检查，确保采购活动合法合规、公开透明。2.职工代表有权对采购活动进行监督，对发现的问题及时向工会反映。工会应及时处理职工代表反映的问题，并将处理结果向职工代表反馈。（二）审计监督1.公司审计部门定期对工会采购项目进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。工会应根据审计报告，及时整改存在的问题，完善采购管理制度。六、档案管理（一）档案内容采购活动中形成的各类文件、资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件（含采购公告、采购需求、采购合同条款、评审标准等）、投标文件或谈判响应文件、评审记录、采购合同、采购验收单、付款申请表等，均应作为采购档案进行管理。（二）档案整理与归档采购执行部门或工会办公室应及时对采购档案进行整理和归档，确保档案资料齐全、完整、规范。档案应按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、