学院团委采购制度

PAGE学院团委采购制度一、总则（一）目的为了规范学院团委采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院团委及下属各部门、各学生组织在开展各类活动、工作过程中涉及的物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学院师生的监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重节约资金，提高采购资金的使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.学院团委各部门、各学生组织应根据年度工作计划和活动安排，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、规格、预计金额等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、合理准确的原则，充分考虑活动需求和资金状况，避免盲目预算和浪费。3.采购预算需经学院团委负责人审核后，报学校相关部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照学校规定的程序进行申报和审批。2.在采购过程中，如因市场价格波动等原因导致预算不足，应及时向学院团委负责人汇报，并申请追加预算。未经批准，不得自行突破预算。（三）预算监督1.学院团委应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，确保预算执行的严肃性。2.对于预算执行过程中出现的问题，应及时采取措施加以解决，如调整采购计划、优化采购方案等，确保采购活动顺利进行。三、采购流程（一）采购申请1.学院团委各部门、各学生组织根据活动需求，填写《学院团委采购申请表》，详细说明采购项目、规格、数量、用途、预计金额等信息，并附上相关的采购需求说明或活动方案。2.《学院团委采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交至学院团委办公室。（二）采购审批1.学院团委办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，主要审核采购需求的合理性、预算的合规性等。2.初步审核通过后，将采购申请表提交学院团委负责人审批。学院团委负责人根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。3.对于金额较大或涉及重要物资、服务的采购申请，需经学院党政联席会议审议通过后，方可实施采购。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，选择合适有效的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的项目。应按照国家和学校的相关规定，通过发布招标公告等方式，邀请符合条件的供应商参加投标。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。应与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。6.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（四）采购实施1.采购方式确定后，学院团委应按照相应的采购程序组织实施采购。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。招标代理机构应按照国家和学校的相关规定，制定招标文件，组织开标、评标、定标等工作。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，学院团委应成立采购小组，负责与供应商进行谈判、协商等工作。采购小组应由学院团委相关人员、教师代表、学生代表等组成，人数不少于三人。4.在采购过程中，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，不得泄露采购机密信息。（五）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，学院团委应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报学院团委负责人审核。审核通过后，方可签订采购合同。3.采购合同签订后，应及时将合同副本送学院团委办公室备案，并按照合同约定履行付款义务。（六）验收1.采购项目到货后，学院团委应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、规格、质量等进行检查。2.验收合格后，验收人员应填写《学院团委采购验收单》，并签字确认。验收单应包括采购项目名称、规格、数量、供应商名称、验收情况等内容。3.对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致采购项目无法验收合格，给学院造成损失的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，对参与学院团委采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的供货能力和售后服务能力等条件。2.通过公开征集、推荐、招标等方式，建立供应商库。对供应商库中的供应商进行定期评估和更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。3.在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予更多的合作机会和优惠政策；对于评价较差的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.供应商评价结果应作为学院团委今后采购决策的重要参考依据。（三）供应商合作与沟通1.与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调。定期召开供应商座谈会，及时了解供应商需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题。2.要求供应商严格按照采购合同履行义务，确保采购物资和服务的质量和供应及时性。对于供应商的违约行为，应按照合同约定进行处理。3.鼓励供应商积极参与学院团委采购活动的改进和创新，提供更好的产品和服务。对于提出合理化建议和创新方案的供应商，可给予适当奖励。五、采购风险管理（一）风险识别1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行全面识别。采购风险主要包括政策风险、市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.定期对采购风险进行评估和分析，及时发现潜在风险，并采取相应的防范措施。（二）风险防范1.加强政策法规学习，及时了解国家和学校关于采购方面的政策法规变化，确保采购活动符合政策要求。2.建立市场监测机制，关注市场价格波动、供求关系变化等情况，合理安排采购计划，降低市场风险。3.严格采购质量控制，加强对采购物资和服务的检验检测，确保采购质量符合要求。4.完善采购合同管理，明确合同条款，加强合同执行监督，防范合同风险。5.加强廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，防止采购人员出现违规违纪行为，杜绝廉政风险。（三）风险应对1.对于已经发生的采购风险，应及时采取有效的应对措施，降低风险损失。如因供应商违约导致采购项目无法按时完成，应及时调整采购计划，寻找替代供应商，确保活动顺利进行。2.建立采购风险应急预案，明确风险应对流程和责任分工，提高应对风险的能力和效率。六、监督与检查（一）内部监督1.学院团委应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。学院团委办公室负责对采购申请、审批、实施、验收等环节进行日常监督检查。2.定期对采购制度执行情况进行内部审计，检查采购活动是否符合制度规定，采购资金使用是否合理合规等。3.鼓励学院师生对采购活动进行监督，对发现的问题及时向学院团委反映。对于师生的监督意见和建议，应认真对待，及时处理，并将处理结果反馈给师生。（二）外部监督1.接受学校相关部门的监督检查，积极配合学校开展的采购专项检查、审计等工作。2.主动接受社会监督，按照规定公开采购信息，保障社会公众对采购活动的知情权和监督权。七、责任追究（一）责任界定1.在采购活动中，如因采购人员、供应商或其他相关人员的过错导致出现违规违纪行为、质量问题、经济损失等情况，应明确责任主体。2.根据责任主体的过错程度和造成的后果，确定责任大小。（二）追究方式1.对于采购人员的违规违纪行为，视情节