制订物品采购制度

PAGE制订物品采购制度一、总则（一）目的为了规范公司物品采购行为，加强采购管理，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物品的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、固定资产等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物品质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购中的职责和权限。5.监督制约原则：建立健全采购监督机制制度，加强对采购全过程的监督和制约，防止腐败行为发生。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定采购计划，并组织实施采购活动。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。根据公司需求，寻找、筛选、评估供应商，建立供应商数据库，定期对供应商进行考核和评估，确保供应商的供货能力和质量。3.负责采购合同的签订、执行和管理，跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同执行过程中的问题。4.负责采购物品的验收工作，确保采购物品的数量、质量、规格等符合合同要求。5.负责采购成本的控制和核算工作，定期分析采购成本变化情况，提出降低采购成本的措施和建议，并在采购预算范围内进行采购活动，严格控制采购成本。6.负责与其他部门沟通协调，及时了解部门需求，提供优质的采购服务。（二）需求部门职责1.负责提出物品采购需求，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求等，并填写《采购申请表》。2.参与采购物品的选型、技术谈判等工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购物品的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门进行供应商管理和采购合同的执行。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，对采购资金进行统筹安排和管理。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.负责采购款项的支付审核和账务处理，确保采购资金的安全和合理使用。（四）审计部门职责1.负责对采购活动进行审计监督，如果采购金额达到一定标准，审计部门应提前介入，对采购项目进行事前、事中和事后审计，确保采购活动合法合规、公平公正。2.对采购合同、采购文件等进行审查，检查采购程序是否符合规定，采购结果是否公正合理。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》由需求部门负责人签字审核后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算等。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门负责人审核后报公司分管领导审批；对于重大采购项目，需经公司总经理办公会审议通过。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等。2.采购人员按照采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商，并向供应商发送《采购询价单》或《采购招标书》等采购文件。3.供应商收到采购文件后，应在规定时间内进行报价或投标。采购人员对供应商的报价或投标文件进行评审，选择最优供应商。4.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。（四）采购验收1.采购物品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.采购物品到货时，采购人员、需求部门验收人员共同对采购物品进行验收。验收内容包括物品数量、质量、规格、型号等是否符合合同要求。3.验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。对于验收不合格的物品，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或处理。（五）采购付款1.采购人员根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请单》，并附上相关凭证，提交给财务部门审核。2.财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，审核无误后报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，编制招标文件选择合适的招标代理机构，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）询价采购1.对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。2.采购人员向至少三家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购人员对供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（三）谈判采购1.对于一些特殊采购项目，如定制产品、独家代理产品等，采用谈判采购方式进行采购。2.采购人员与供应商进行谈判，就采购物品的价格优惠、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购部门应填写《单一来源采购申请表》，说明采购理由和供应商情况，报公司领导审批。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行初步筛选。3.对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解供应商的实际情况，评估供应商的综合实力。4.根据供应商考察结果，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、考察情况、合作历史等。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次，可以根据实际情况进行调整。2.评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。3.采购人员根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，公司给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额、提供培训支持等，并在公司内部进行通报表扬。2.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如供应商在规定时间内未能达到整改要求，采购部门应暂停与其合作，并将其从供应商名单中淘汰。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员与供应商签订采购合同前，应确保合同条款符合国家法律法规和公司相关规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：物品名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交给需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购人员负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调合同执行过程中的问题。如供应商出现交货延迟、质量问题等，采购人员应及时向供应商发出书面通知，要求其采取措施解决问题。2.需求部门应配合采购人员做好合同执行工作，及时提供验收所需的资料和条件，确保采购物品按时、按质、按量验收。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，采购人员应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等。2.如因供应商违约或其他原因需要解除采购合同的，采购人员应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度工作计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制过程中，采购部门应与需求部门、财务部门等相关部门进行沟通协调，确保预算的合理性和准确性。3.年度采购预算编制完成后，报公司领导审批。经审批后的采购预算作为公司年度采购工作的依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算进行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和调整金额，报公司领导审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督小组，由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行日常监督。日常监督可以通过定期检查采购文件、合同执行情况、验收记录等方式进行，及时发现和纠正采购过程中的问题。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司领导的监督和指导。（二）审计监